档案信息化的信息资源管理问题探讨

任彦琴

摘 要：通常情况下，信息化在现代化社会发展中占有着重要的地位，而信息化技术促使档案信息资源逐渐转变成相应的社会资源，而且还在以往管理形式从原来的档案信息资源共建逐渐向当前共享形式进行转变的关键所在。随着当前我国经济水平的日益发展下，我国档案事业得到了飞速的进步，尤其是对于档案信息资源管理来说，逐渐朝着计算机等相关技术的方向发展。本文主要针对档案信息化的信息资源管理问题进行简要分析。

关键词：档案信息化；信息资源；管理问题

1 档案信息化的内涵分析

档案管理是信息资源管理的组成部分，档案信息化是在国家相关的法律依据下，依托于计算机技术、网络技术等，对档案文件资料进行保存、整理、开发和利用。档案信息化区别于档案的数字化管理，即档案信息化管理重在对信息资料的开发应用，其中也可以存在部分纸质档案，也会将其转化为电子文件。而纸质档案文件为网络系统平台的查阅服务提供第一手原始资料凭证。可以说档案信息化是要求能够实现档案信息的最大化使用，并能够借此提供最优质的服务，发挥其档案文件的全部价值。

2 档案信息资源管理中存在的问题

1）信息数据异构现象明显，这是我国档案信息化资源管理中普遍存在的一个问题，无论是数据来源，还是档案架构等方面，都明显的存在异构现象，这种异构性表现在档案管理的多方面，其中典型的有两点，一点是档案数据的变换，另一点是档案数据的转换，因为异构现象的存在，使得档案馆信息资源管理难度加大，变得十分复杂。

2）信息数据资源管理分散性特征明显，之所以会造成这种情况，主要是因为著录档案标准不统一，使得即使是相同的主题档案，但是也不能集中收录，只是采取分散管理的方式，而这种管理方式导致的直接后果就是档案信息的利用价值降低，而且也不方便档案管理人员管理，在查找统一档案主体信息时，十分麻烦，如果事先没有做好记录，很多的档案信息甚至不会被发现，进而使得很多档案信息失去了利用的价值。

3）信息数据资源重复性特征明显，所谓重复性即指相同的档案信息主题下，收录的很多档案信息性质相同，甚至内容完全相同，这样档案馆在整理这些档案时，需要耗费大量的精力，逐一筛选，将无用的档案信息删除，留下利用价值高的信息，如果档案馆将大部分精力都放在这上面，其他方面的档案信息管理工作将难以开展，因为档案馆人力方面明显不足，而信息数据资源重复性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于档案管理整体工作的开展。

4）滞后性现象明显，这也是我国档案信息资源管理面临的主要问题，档案信息数据形成过程过长，当所有的信息数据已经整理完成形成档案时，该档案已经失去了大部分的利用价值，或者有些档案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用价值时，或者转移到其他檔案馆或者已经超过保存年限，这使得某些档案信息数据一直处于无利用就价值的状态中，尽管现代档案信息管理要求时效性，但是这种汇总之后的现象时有发生，从中可以发现，我国这种档案管理方式无法达到公众对档案信息数据的需求。

3 档案信息化的信息资源管理建设对策

3.1 正确树立档案信息化观念实现统筹管理

正确树立档案信息化观念要求能够站在各行业的法律法规和标准下，确定档案信息资源管理的重要性，从而能够正确对待档案信息资源管理的四大内涵，而非是将档案信息化管理进行浅薄的各个部分的整合发展。另一方面是要求能够站在长远的角度来看待档案信息化管理，即能够导入第三方管理者对于各行业的档案管理进行指导验收。

如由当地财政出面实现档案信息管理单位的招投标，对当地的档案信息化建设管理提供专业人力（即提供专业化的档案信息资源管理人才进行档案信息化管理的指导工作），并健全档案信息化管理下的计算机硬件设施建设、相关的档案部分的人力柔性管理，最终帮助这些行政单位能够展开全面系统科学的档案管理工作，提高档案信息化建设的步伐。

3.2 改善档案信息化的基础建立安全保障体系

提高档案信息化的安全保障体系在于能够实现制度上的建设，如采用档案信息系统进入的权限设定制度，即如档案信息化管理是一个单向系统，只能进行录入，确定不能进行资源的更改，从而避免档案信息系统受到不明人士的更改，影响档案信息资源的准确性。其次是通过档案信息库的系统升级优化，企业行业内的不同职业的人员对于档案信息的提取查阅的资源是有限的，不同的账号所披露的信息是有限的，由此来控制档案信息库的安全。最后是要求能够优化档案信息化计算机的网络安全维护，避免人为的网络安全行为的发生，导致行政单位的档案信息库的资料收到损害，造成经济损失和社会损失。

3.3 基于行业需求培养具有较高实践操作能力的档案人才

信息资源管理专业是当前高校的一门学科，其主要是通过对档案信息管理下的国内外资讯、法律、技术以及基本理论的学习。但是由于当前信息资源管理专业是基于理论化的教学培训，导致所培养出来的档案管理人才不能够按照不同企业所需要的档案信息资源情况展开有效的档案信息库的建设，甚至在档案信息的开发利用的程度有限。

这就要求高校能够根据市场实际的档案人才需求，如在大二阶段能够实现方向的划分，其创新型企业、事业单位以及传统产业的档案信息资源管理方向，从而使其所展开的教学活动是具有较强的实践应用性的，其能够快速的进行档案的数字化管理，展开档案信息库的优化升级，针对行政单位、企业等不同单位发展的实际需求进行档案信息的开发，提供最有效的信息数据。

3.4 提高工作人员的工作素质与效率

档案管理动作人员在现代化技术应用的档案管理模式下的工作不仅仅是单纯对纸质档案资料进行登记整理，更需要工作人员逐步促进自身信息化与和字化理念的提升与提高信息技术的应用能力，适应数字化档案数据库的发展，促进工作素质的提升以满足档案信息化建设的需求。在学习与了解方面，档案管理工作人员需要掌握基础的档案管理工作的流程，并且具备对数据化网络信息资源进行合理的采集、储存、加工、提供利用等工作技能，既要了解传统的档案管理的相关知识，同时又要为建设信息化档案管理工作提升自身的数字化信息技术处理能力。

档案管理人才的促进可以从两个方面进行概述：建立相关有效的人才培养体制、重视人才培养。建立人才机制一方面从引进角度看，需要聘任符合数字化与信息化档案部门建设需求的工作人员；另一方面从培养角度看，对现有的管理人员进行技能培养，促进管理人员的工作素质的提高，并通过激发工作人员的工作热情和学习潜能，促进档案管理队伍的整体素质的提升。

4 结束语

综上所述，档案文件管理是信息资源管理的重要组成部分，当前各行各业内对于信息资源管理这一模块较为重视，但是却忽视档案的信息化建设发展。作为信息资源管理的一部分，档案信息化面临着管理认识不足、管理制度不健全、管理人员专业性不足等各项问题，严重制约着信息资源管理整体发展。因而要求依照信息资源管理的专业发展情况树立正确的档案信息化建设观念，加强对档案信息化建设的统筹管理，从国内外行业信息发展的要求入手健全行政单位档案信息化的法律法规，并且能够培养高素质的企业档案人才，实现档案信息化的安全性和科学性。

参考文献

[1]邓滨华.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].管理观察，2018，38（12）：74-76.

[2]任越.再论我国档案信息化建设的三个问题[J].山西档案，2017（1）：54-57.