关于工会档案管理工作的思考

郭爱梅

摘 要：工会档案是工会业务、工会活动、工作纪实、留存备查的重要信息资源，是工会工作的重要组成部分，同时也是工会组织的无形资产。它既反映着工运事业与时俱进、和谐发展的曲折历程，更体现了工会作为党联系职工群众的桥梁纽带，为维护广大职工群众合法权益所凸显的独特优势。本文在介绍档案重要性的同时，就加强工会档案管理进行了比较深刻的思考，并提出了对策。

关键词：档案管理；问题；思考；对策

1 工会档案管理的深远意义

正如一位国际法学家所说的：“一个国家的档案如同货币、国库、资金这类国家财产一样重要，以至于人们可以说它们是国家真正存在的根源。”工会档案管理是我市工运事业的基础性工作，是工会各所属部门各项专业工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、图表、图纸、竞赛规程、声像等原始记录。遵照我市统一领导、统一制度、统一管理的原则，在市档案局专职档案员的帮助下，形成了工会档案管理的统一模式。同时，完善档案制度建设，修订档案岗位责任制做到职责分明，层层把关，保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、标准化。工会档案是工会组织在加强组织队伍建设、提升职工素质工程、强化劳动安全保护、维护职工合法权益、开展评优评模、实施帮扶济困等各项活动中形成的有价值的可考性文献，是工运事业发展到不同程度的重要标志，是维权职责的真实写照，是工会组织的无形资产，更是工运事业发展的历史凭证。随着新时代、新形势对工会工作的新要求，如何最大限度地履行维权职能，充分发挥工会“大学校”作用，已成为亟待解决的重大问题。工会组织唯有不断提升服务发展大局的能力和水平，才能走在时代的前沿，更好地为广大职工群众服务。作为工会管理基础之一的工会档案管理工作，更需要加以进一步规范和提高，认真做好工会档案管理工作是非常重要的。

2 工会档案管理工作存在的问题

当前社会逐步向信息化社会演变，及时、全面、系统、准确地获取信息是做好各项工作的前提。然而，档案管理过程中仍存在着以下问题。

2.1 单位决策层档案管理意识淡薄

任何工作的顺利施行，领导干部重视是关键，档案工作也不例外。因为工会领导干部对工会档案工作的重视程度，直接影响到档案工作人员的工作态度，而工作人员的态度直接影响到档案工作的效果，由于历史的原因和长期以来对《档案法》的漠不关心、不闻不问，使工会决策层对工会档案管理的重要性意识淡薄，对工会档案的重要作用认识模糊，理解不够。往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要，特别是在经费拨付、物资提供、人员配备等方面摆困难，找借口，缺乏真正、真切、实质性有力支持，从而直接影响了档案文件材料的立卷归档和规范性管理工作。

2.2 档案管理保护措施仍不够健全

严格落实规章制度是做好各项工作的纪律保证。推进工作的规范化、程序化，养成严谨的工作作风无疑是保证工会档案管理工作上台阶的重要指标。简单地说，工会档案工作主要分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。对于每一个环节，都应制订相应的管理制度，如《档案人员岗位责任制》、《档案安全保管制度》、《档案借阅制度》等，这样才能保证档案管理工作的顺利进行。可现实情况是，目前在基层，工会档案保护管理条件并不是很理想。很多业务科室存在“重业务轻档案”的倾向，比如没有建立劳模档案的收集、鉴定、整理、立卷工作管理制度，很多重要组织人事、帮扶、财会材料等因保管不善，造成遗失、撕毁、霉变，归档材料收集不齐全，影响档案立卷归档的数量和质量。甚至有的工会无专人管理，这是基层工会档案管理工作中经常发生的问题。通过调查摸底我们发现，大部门基层工会没有专职档案管理人员，一直以来档案管理工作是由工会干部兼任，或由机关人员兼任，人员变动频繁，移交手续不全，档案管理的随意性大，盲目性广，该收集的文件材料不收集或收集不全，該归档的不能立卷档或归档不合理，严重影响了档案的连续性、完整性和真实性。

2.3 档案管理工作不完整、不规范

档案管理的不完整、不规范是当前工会档案管理工作中普遍存在着的问题。以市总工会对下一级工会的审计档案为例，审计档案共包括文书档案和项目档案两大类。然而，在档案的收集整理归档过程中，往往存在着顾此失彼重视一方面，轻视另一方面的现象。表现在：审计档案中有的文书档案不全，有的项目档案不全。尤其是单个的审计项目档案中缺少审计方案、审计承诺书、审计报告征求意见书、接受审计单位的整改报告等的现象比较严重。因此，档案管理工作的不完整性严重制约了它的规范性，而规范性的缺失使得档案管理工作也不可避免地表现了它的不完整性。

3 工会档案管理工作的对策

社会经济的发展要求提高档案管理工作的质量和效率，在今后的档案管理工作中需要多方配合，多管齐下，从而促进档案管理工作水平的提高。

3.1 强化领导干部的档案意识，为档案工作顺利开展提供保障

领导干部要通过对《档案法》的学习，提升档案意识，重视支持工会档案工作的方方面面。一是努力为档案工作顺利开展提供必要的硬件设施，比如配备专门的档案室、单独的办公室、配有资料柜、档案装具，防虫、防火、防盗等机械设施。二是挑选有事业心和良好职业道德，并且热爱档案事业的人员从事工会档案工作，要求工会档案工作者参加各种档案学术讨论会、业务现场会等活动，进一步提高专业知识水平。探讨工作组织自身形象和价值观建设对工会档案工作所产生的影响、工会档案与组织自身形象和价值观建设之间的关系以及怎样参与工会自身形象和价值观建设的需要。为他们创造学习的机会提升业务能力和素质。上级主管业务部门对档案管理人员的工作，定期检查、指导，防止和解决搞“突击战”的现象。在专业职称评审工作上，多向基层档案管理人员倾斜，调动他们的积极性和创造性，推进档案工作的可持续性发展。

3.2 建立档案管理工作长效机制，发挥指导和规范作用

工会档案工作制度要结合各级工会实际情况的同时，体现合理性、科学性，以适应工会档案管理的需要。同时制度要简明实用，简单易行、可操作性强。特别是要建立行之有效的保管和安全制度，把档案安全管理落到实处：一是不准任何人擅自将档案文件带出办公室，不准闲杂、无关人员查阅机密档案资料，不准在档案存放地堆放易燃易爆材料；二是办公室门窗要有防盗设施，配置消防设备；三是定期在资料柜内放置防虫药物；四是档案材料必须避光保存，保持一定的温度、湿度。五是要成立相应的档案工作领导小组，加强对工会组织档案工作的领导，强化责任分工，明确目标责任，推进各级工会档案工作的可持续开展。

4 结语

随着社会日新月异的发展，信息技术、网络技术在各个领域广泛应用，工会档案管理工作有了前所未有的内、外部环境。之于工会档案管理工作者来说，面对如此好的发展机遇，有幸运更有挑战。为了迎接世纪的挑战，我们必须清醒地认识到：只有不断地学习和吸收新技术、掌握新技能，才能使自己不断进步，融入社会的大舞台，才能使工会的档案管理工作更上层楼不断迈上新台阶，尤其使各工会在档案网络中相互交流，相互促进，形成一个统一的有机整体从而对工会的群众工作和其它工作具有更加重要的促进作用。