火电厂档案管理如何实现信息化建设

胡静

摘 要：当前信息化建设技术不断发展，火力发电厂的档案管理工作也进入了一个新的管理阶段，通过信息技术能够弥补传统管理手段存在的弊端，提高档案管理效率。基于此，本文在对火电厂档案工作性质特点分析的基础上，阐述了火电档案的建设信息化，讨论了如何利用信息化手段加强火力发电厂的档案管理工作水平，促进档案管理水平提高。同时也希望能够对相关单位档案管理工作的開展提供一些参考和借鉴。

关键词：火力发电厂；档案管理；信息化建设

随着市场经济的发展和社会经济体制改革，火电厂的档案管理工作呈现不断完善的趋势，不过就目前管理现状来看，基于火电厂档案管理具有一定的复杂性，现阶段还无法体现出档案管理工作的重要性，对此要结合火电企业档案的特点针对性的进行档案管理工作的开展，通过信息化建设促进相关工作水平提高。

1 火电企业档案工作的性质特点

1）档案来源多样化，数量飞速增长。主要是办公自动化系统的应用企业电子文件和电子档案产生速度和数量大大提升。

2）档案管理水平提升。随着信息化建设的逐步提高，档案管理现代化水平也随之提高。

3）性质上来说，档案管理工作具有管理性和服务性，其通过对来自不同管理部门的档案资料进行管理实现了对其他部门的统一协调和服务。

2 火电档案的建设信息化

2.1 认真做好档案整理本职工作

火电档案包括纸质档案和电子档案两种，而进行档案建设信息化的基础，就是要做好档案管理的基础工作。档案工作人员需要严格按照档案管理相关制度规定，进行资料的收集、整理和归档工作。将纸质档案和电子档案进行归档，保证档案信息的完整性和真实性。

2.2 加强档案工作者的安全意识

单位需要重视培养档案工作者的安全意识，不仅重视纸质档案的安全保存，也要重视电子档案的信息安全。一方面要设立标准的档案室，做好纸质档案的保管，做好“八防”等工作；另一方面做好网络安全防护，准备好专门的防护软件，保证电子档案的网络安全，定期进行杀毒和清理，配置防火墙等。

2.3 加大档案建设资金投入和奖励机制

单位需要增加档案管理的资金投入，包括聘请专业的档案管理人才、采购高水平的防护软件、配置良好的安全环境等，都需要大量的资金投入，单位要给予强力的资金支持。单位还需要建立奖励机制，对档案建设认真负责，和对做出重大贡献的工作者给予奖励措施，以提高工作者的积极性。

2.4 做好档案网络服务

主要是利用先进的网络信息技术，在建立电子档案的同时，将本单位的档案信息整理成数据库，设计有效的检索程序，方便查询档案信息；与其他兄弟单位联合，实现资源共享。

3 实现电厂档案管理信息化建设途径

3.1 加快电子档案管理人员培养和人才储备步伐

社会发展和科学技术的不断进步，使档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理模式都发生了很大的变化。我们可以注意到，档案管理工作由以前的保管、记录活动的证据，演变为目前这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案管理人员也因此由以前的文献记录者、保存者、变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者、整理者、演变为在档案形成过程中，明确历史责任感的积极干预者。这一系列的巨大变化，迫使我们尽快地调整自己的工作思路和方式，迎接电子时代带来的挑战。如何迎接这一历史性的变革，关键是要提高当前档案管理工作者如何掌握和应用新的科技知识，更好的服务于企业。现在企业的领导者也渐渐意识到电子文件档案管理程序的掌握和人才在信息化管理工作中的重要性，目前的档案管理人员需要具备基础的处理信息的技能和理论知识的掌握。随即加大资金的投入，购入档案硬件设备和引进档案软件的开发和人才。为此，加强档案管理人员的继续教育和培训是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。如何提高现有档案管理人员的业务能力，这就要靠我们的管理者，根据人员的知识结构水平，全面制定并明确每个人的培训计划和目标，定期进行全面业务知识的考评。建立和完善兄弟单位档案信息的技术交流平台，从中发现、培养、储备电子文件档案的人才。

3.2 进一步推进档案标准化、规范化管理

目前，档案信息自动化系统的要求是档案标准化、规范化，滞后的管理理念和应用软件的鱼目混杂，直接影响了电子文档档案管理系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是管理环境没有充分得以提高和发挥。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化建设，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3.3 抓好数据库建设是关键

目前，火力发电厂档案信息自动化工程影响最大的是计算机技术、工作站。服务器性能的提高，网络技术的成熟与否，直接影响到数据库技术和应用软件开发工具的发展。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合实际。因此，要避免发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

3.4 建立完善发电厂电子文件全过程管理制度

要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响。为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况，确保电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

4 结语

火电的档案管理工作是一项庞杂性事务，整体档案管理工作落实需要企业内部不同管理部门之间和环节工作具体细化，实现基于科学信息化的绝对支持以及和各种管理效能的有效结合，以上因素均对档案记录的真实性和完整性造成直接影响，同时对于电厂的发展以及在社会中的地位造成影响，对此要严格要求相关的细节处理，保证企业体制改革制度之下的信息整合，保证有丰富的信息资源为电厂生产和发展提供数据支持，促进火电事业的健康持续发展。

参考文献

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