信息化背景下干部人事档案管理的思考与探讨

颜文安

摘 要：我国的信息技术因为我国经济的迅速发展，而得到了明显的进步，计算机与网络技术的普遍推广更是在各个行业中都得到了广泛的使用。在信息化背景下，干部人事档案管理在面对非常好发展机遇的同时，也面临着全新的挑战。本文将首先分析限制对干部人事档案实施信息化管理的原因，然后提出针对性的解决策略，旨在提供相关人士一定的参考价值。

关键词：信息化；干部；人事档案管理；对策

当前，大部分地方干部人事档案还是以纸质为主，采取的是守旧的管理手段和模式，无法和现阶段人事制度改革发展需求相适应，限制了干部工作效率。在信息化背景下，特别是互联网技术的飛快发展，加快了人事档案管理的信息化速度。这对于人事档案实施信息化管理而言，不但可以让人事档案管理工作的实施更加真实和全面，还可以加强干部人事档案信息的应用价值，进而保证人事档案可以得到更好地保存，对档案的查考询问也更加便利。

1 干部人事档案管理信息化建设的价值

现阶段信息技术得到了非常快的发展，人类各项活动更多是利用信息资源来承载，干部人事档案室对干部个人成长经历还有社会关系实施记录，在人力档案管理中有着非常显著的作用，随着科学技术的飞快发展，干部人事档案的信息化管理创建成为发展的必然走向。干部人事档案的信息化创建需要将信息技术作为依赖，不再实施传统概念上的纸质管理，将干部档案信息全部录入到计算机当中，通过计算机实施管理，确保人事档案信息更加真实和全面，防止发生信息遗失的状况。通过对计算机的利用实施干部人事档案管理，这对于进一步提升人事档案信息的安全性和完好性都是极其有利的，除此之外，对于最大化开发和利用档案信息也是极其有帮助的。因为人事档案中所涉及到的信息数量非常庞大，利用网络技术实施管来，对于进一步提升信息的更新效率、加强信息资源的分享，防止传统纸质管理中繁琐的工作步骤，降低劳动力的付出。通过对人事档案信息资料实施有效性的更新，上级部门和领导可以对干部的工作表现情况作更全面的了解，为人事变化提供了合理的参照标准。与此同时，达到信息建设干部人事档案管理的目的，可以促使干部人事档案管理具有更高的效率，以及获取显著的效果，促使管理能力的进一步提高。信息化的干部人事档案管理是在计算机上实施修改和查询档案信息，可以防止源文件被毁坏，确保干部档案信息资源具有更高的威望。基于此，应该进一步增强干部人事档案管理的信息化建设，促进人事档案管理能力得到显著的提升。

2 限制对干部人事档案实施信息化管理的原因

2.1 不具备优良的硬件设施与软件环境

计算机、打印机、光盘等是干部人事档案管理中必不可少的硬件设施，要想确保上述设备得到更好的应用，就离不开经费的支持，但因为以上设备实施后期维护需要支出一笔较大的费用，所以资金的不足就会导致设备配置供应不充分。假如缺少某个必不可少的硬件设备，那么就会对相对应的整理分析和加工处理等工作造成不良的影响。这里所讲的软件环境则包括相对应的简单实用的电子管理系统的软件等。假如不具备普遍实用文件形成的规范，那毋庸置疑就会导致接下来的电子文档形成出现不必要的难题，假如不具备一致的管理软件，那也会导致干部人事档案无法真正意义上达到网络共享的目的，不能实现信息化管理干部人事档案的效果。

2.2 不能保证安全性

建立档案的根本目标就是对相对应的档案信息实施利用，信息共享则是实施档案信息化建设的重要目的。正是因为将相对应的网络技术应用在信息化管理中，才加大了干部人事档案信息的泄露秘密途径和风险，假如跟踪监测技术、网络病毒防治技术等在任何一个环节发生问题，都会降低档案信息的安全性。在信息化管理的背景下，干部人事档案信息同载体可以互相隔离，隐私泄露秘密时就会具有非常强的隐藏性，并且相对应的档案信息暴露后还可以利用互联网实施非常快的传播，所以造成泄露秘密后的补救工作不能得到有效地开展。基于此，干部人事档案的安全保密同档案信息共享就形成了矛盾。

2.3 档案管理人员专业素质低

对于干部人事档案管理的工作人员来讲，在信息化强大的背景下，不但需要具备传统干部人事档案管理手段的业务能力，还必须拥有如应用软件和防护安全的能力等，因此工作人员一定要具有非常强的综合素质，在现如今的信息化背景下，要想更好地做好此项工作，就需要是不但能够娴熟运用现代化信息技术，还可以具备非常强的档案管理知识的综合性人才。可是由于受到传统用人体系的干扰，再加上现阶段各个档案部门未投入较多的人力资源，因此现阶段人事档案管理工作者所受到的职业培训机会少之甚少，而且部分高素质人才很难被吸纳到系统中，进而导致现阶段干部档案信息管理队伍综合水平比较低下，这样一来造成的后果就是，干部人事档案管理中无法很好地大范围推广和采用先进的管理以及技术手段。

3 信息化背景下增强干部人事档案管理的策略

3.1 增强干部人事档案信息化管理的基础

其一，对于各个人事档案管理单位来讲，一定要加强对硬件设施的投入，以便让硬件设施的配备更加的齐全。作为主管领导而言，就需要深刻地意识到信息化管理干部人事档案的必要性，尽可能地增加资金的投入，加强硬件投入。当然，在此期间一定要按照所规定的原则，即不但需要符合干部人事档案管理的工作需要，更要重视和关心节约成本。指定委派拥有专业技能的人员对干部人事档案信息化管理的硬件，还有软件设备进行维护，保证信息设备可以正常展开一系列的工作。其二，人事档案的上级主管部门，尤其是对于省级或省级以上的干部人事档案的主管部门，一定要实施科学化建设，进而较好地实现对相对应电子文件的形成、处置等的管理，确保同样种类的档案在各式各样人员还有部门之间所产生的电子文档在大小、格式上的一致性，更好地对干部人事档案实施信息化管理。其三，应主动开发并创建高效率、安全性高、共享的信息化管理平台。应主动冲破地域还有时间上的局限，进而达到规范化、标准化管理档案的目的。按照共同建设和共同享用这一标准，不同的部门还有工作人员实施分开配合，主动创建不同级别和种类的干部人事档案信息的资源数据库，尽所有能力创建出高性能干部人事档案信息的查询系统，这样一来，在新时期社会背景下，人事档案就可以达到在线寻找和查询的条件，最大化提升对干部人事档案资源的利用效率和效益，习惯在网络环境下实施高标准的工作。

3.2 增强对干部人事档案信息安全防范

针对干部人事档案实施信息化管理，具有效率高、、方便快速的优势，但其安全性问题也是一个不容忽视的问题，基于此非常有必要做好安全防范工作。导致安全问题的步骤有很大概率是出在传输、录入等步骤中，所以不但要创建合乎规范的安全管理制度，还需要在技术等方面加强防范。能够通过对相应的加密技术的利用，从而避免第三者在截取相对应的稳健中将源文件破译出来；通过对相应的监控技术的利用，防止不正当的访问干部人事档案信息，限制不正当的输出那些不许可方案的权限内容，保证不正当的侵犯相应数据库中的结构还有信息。除此之外，对于相应的工作人员来讲，还需要加强对各种类型安全技术的研究和利用，将备份档案信息数据系统的工作做好，进一步提高计算机防范病毒的能力进，进而更好地将干部人事档案信息系统的安全作用发挥到最大。

3.3 增强信息化建设，提升干部人事档案服务质量

要想让干部人事档案在工作的过程中，为干部更好地工作，提供优质地经济建设服务，就需要积极地转变以往传统的管理手段，进一步促进服务质量的提高。其一是采取现代化管理。在干部管理工作期间，需要尽可能地将计算机作用发挥到最大化，创建和进一步完善干部档案数据库，及时实施更换，动态化对干部人事档案信息实施管理，确保干部档案信息更加真实和准确。其二是采取开放式的管理。在创建干部工作业绩档案的同时，及时将干部工作過程中一些业绩和表现情况等全部归纳在档案中，为凭借自身工作成绩的干部的使用提供重要的参照。另外一方面，创建干部能力档案，重点收集个人专业水平还有参加注册考试等可以将个人才华和能力资料，真实、完好地反映出来干部的各项情况，让决定策略的工作能力得到显著的提升。其三是采取服务式管理。在工作过程中重视和关心实效性，在严遵照保守秘密制度的前提下，始终坚持热心地服务态度，在办理干部退休、离职、出国等一系列问题时，尽自己最大的能力帮助用档单位使用好档案资料，努力为干部工作提供更好地服务，让干部档案的应用效率得到显著的提升。

4 结论

在信息化背景下，对干部人事档案实施信息化管理是一种必然的发展趋势，因为它不但可以让相应工作人员的工作效率得到显著的提升，还能够最大化将干部人事档案信息的利用效率得到提升。虽然还有部分闲置达到干部人事档案信息化管理的手段，但只要相应的领导、部门还有工作人员三方之间一同加油，相信很快就可以达到标准化的干部人事档案的信息化管理。

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