档案管理信息化建设问题思考

戴霞 卢琳

摘 要：随着科学水平的提升，以网络计算机技术为依托的信息化建设在各行各业开展的如火如荼。当前档案信息化管理工作已成为适应社会信息化发展的必然趋势，也是全面提升档案工作不可缺少的重要举措。本文对档案管理的信息化建设问题进行了探讨。

关键词：档案管理；信息化；制度；数据

档案管理是事业单位日常工作中的一项重要任务，随着计算机技术的深入发展和信息化水平的不断提高，档案管理信息化建设速度越来越快。需要不断完善档案管理工作，提高档案管理工作的信息化水平，促进档案管理工作的现代化管理。

1 档案管理信息化建设的意义

而随着信息化时代的到来，人们对档案的应用也提出了新的要求，这些都需要适应信息化时代的要求，提高档案的科学化管理水平。档案是事业单位开展工作、管理事务、处理问题中所形成的历史资料，能夠对本单位、本领域制定发展规划、落实发展措施提供参考依据。档案管理工作的繁琐和重要性众所周知，而其中包含的各项重要信息都需要妥善保管，需要不断进行更新和存储，以便于随时查阅并发挥其应有的作用。档案信息化的具体含义是指将档案内容以及和档案管理相关联的有关事项进行数字化处理，然后利用信息技术进行传输和管理，这样能够确保档案资源被最大程度的利用。因此，优化事业单位档案管理措施，必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能更好利用档案资料，档案资料的价值体才能现出来。将计算机网络技术用于档案管理工作，运用现代化工具对日益激增的档案资料进行信息化管理，是很多事业单位档案管理的重要工作项目。只有构建完善的档案资源管理系统才能不断对档案系统的信息进行更新，利用对档案资源数据的管理，实现信息资源向档案资源的有效转化，能够对档案信息进行整合，完善档案资源管理。

2 档案管理信息化建设的对策

2.1 提高档案管理信息化意识

信息化的快速发展，要求事业单位档案管理部门重视档案管理信息化，了解档案管理信息化的重要性，需要档案管理部门强化自身职能，将档案编研工作成果和企业资料维护方式，档案的利用率主动向领导汇报，引起领导的重视，转变对档案管理的传统认知误区。明白档案管理信息化是保证事业单位档案事业与时俱进的必然选择，树立以信息化促进档案发展的理念，研究事业单位档案管理信息化的新路径，针对本单位档案管理信息化中遇到的困难，集思广益，在人力、物力、财力上给予支持，对本单位档案管理信息化进行统筹规划，确保本单位档案管理信息化顺利进行。档案管理人员可以通过交流学习的方式，吸取省级单位、向档案管理信息化建设做的好的单位经验，了解更多的档案管理信息化建设方法和手段，结合各自单位实际情况加以利用。此外，可以在明确分工的基础上对档案管理人员进行考评，并将考评结果与福利待遇挂钩，以提高档案管理人员主动进步的积极性。

2.2 完善档案管理信息化建设制度

推动档案信息化建设是保证档案管理工作科学、合理开展的必要保证，也是提升企业自身管理水平的需要。重视档案管理工作，不断探讨摸索适合自身发展的档案管理机制，不断强化和完善档案管理机制，建立一套系统性较强、操作性较强的管理机制建立档案管理信息化建设制度，在结合本单位实际情况的基础上要尽量详尽、完善。档案管理的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁各流程环节标准明确，职责清晰，所有的操作环节，每个岗位每位人员的工作标准都、有标准可依。这样既能提高档案管理的工作效率，也能减少出错的概率，保证档案资料在信息化建设中能够准确、完整地保存下来。档案管理部门要将档案管理工作与日常工作相结合，通过日常工作的开展档案管理的重要性宣传和教育，使得大家积极参与档案管理工作，为档案的搜集、归档、维护提供支持。同时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息，从而降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。

2.3 注重档案管理信息化创新

传统的档案信息管理是以纸质信息为主的，一些单位不敢进行改变，只采用传统的手段进行信息管理，这样做的缺陷便是随着时代的发展，档案信息积累越来越多。因此，注重档案管理信息化的创新，保证它能够弥补传统管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作当中出现的失误。管理人员应重视电子文件管理内容的变化，要求对档案管理工作中设计的各类信息的收集、整理与应用方法有着准确的认知，能够有效使用软件进行操作，精通网络技术适应当前移动互联网时代的现实需求。通过档案信息化管理，建立完善的录入以及查询体系，做到一站式管理和一键式服务，提高档案管理效率，优化档案信息咨询能力。其次，要注重提升档案管理人员掌握大数据的能力，改变过去被动回应需求的状态，充分发挥数字化档案的优越性，主动服务单位发展和管理。这样做，极大的方便了工作人员进行相应的管理工作，在进行档案信息的管理调度时，也能够极大的节约时间，提升查询的效率。才能够极大的增加档案管理的安全性，避免档案信息出现缺失或者泄漏等现象。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，从传统的“单纯保管”上升到“信息服务”的理念。

2.4 增加信息化建设科技含量

档案管理在大数据时代背景下首先要做的就是将原有的档案信息进行数字化，将有用的档案信息由纸质文件夹上迁移到计算机上，进行数字化存储，并在以后的档案信息整理收集中，直接将相关的信息进行数字化存储。有效应用电子信息技术进行档案管理工作，充分利用计算机技术和网络技术，注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。因此，需要辅助先进的设备和手段来尽快完成这一转变过程。通过多功能扫描仪、ORC智能识别技术等设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存，采用B/S结构模式对档案信息进行分析处理和管理应用。充分利用网络技术来进行档案管理创新，通过现代科技手段，实现高科技、高智能化的档案管理模式和高效能、全方位的服务能力，，向社会提供优质高效的档案信息服务，从而实现档案信息的更大价值。

2.5 提高档案管理人员的素质

档案管理工作的信息化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度，在相关管理人员具有理想的信息化能力与素养的前提下，才能实现理想的管理科学化。为了提高档案科学化管理水平，需要深入贯彻落实科学发展观，增强档案管理人员的服务意识，加大有关档案管理人员职业道德的培养力度，努力培养他们的工作责任感和综合素质水平，真正提高他们的专业素养和工作能力，使档案信息资源更好地服务于社会经济的发展。档案管理工作人员自身也应努力充电，时刻关注行业动态，对新引人的信息化档案管理理念与软件进行研究实践，以此胜任档案管理工作要求。

3 结语

总的来说，档案管理信息化建设能提高档案管理的工作效率。因此，需要对档案管理工作给予高度重视，提高档案管理人员的专业能力和加强档案管理工作的信息化建设，进一步提高计算机水平与档案管理技术，切实把档案信息化建设落在实处。

参考文献

[1]王海龙.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2016.

[2]吕清.分析如何提高档案管理科学化水平的路径选择[J].东方企业文化，2015.

作者简介

戴霞（1979-），女，本科，馆员，主要从事档案管理工作。

卢琳（1986-），女，本科，工程师，主要从事工程项目资料管理工作。