数字化技术在社保档案管理中的主要应用

姜薇

摘 要：数字化已经成为社保档案管理工作重要发展趋势，当前应当围绕社保档案管理数字技术普及需要，明确基层社保档案管理应用数字技术存在的问题，提出针对性的改进措施，从而达到促进社保档案管理工作快速发展目标。

关键词：数字化；社保档案；优化措施

基于数字技术优化了社保档案管理工作体系，创新了社保档案管理工作方法，本文主要探究社保档案管理中数字息技术应用价值与应用策略。

1 数字技术用于社保档案管理价值

1）信息预测。社保档案是重要的社保工作信息资源，社保档案管理过程中应用数字信息技术可以对社保数据信息进行有效汇总，可以了解社保档工作发展现状，从而对社保管理工作进行预判，并且对未来社保工作提出针对性改进建议。例如，社保档案数字化管理可以准确反映参保人员参加工作以及参保时间，并且对未来几个年内可能存在的补缴、参保县区分布等进行预测，从而达到完善社保管理体系，针对性提供服务目标。

2）内控管理。社保档案数字化管理技术系统实现了社保办公系统、业务系统的有效衔接，可以准确的记录每一笔业务情况，不仅记录着经办人的信息，而且记录审批人员的信息，并且将每笔业务的来龙去脉进行清晰的记录，这就为健全社保管理体系提供了必要数据支持，使社保机构的运转流程得以清晰的反映出来，有助于社保部门根据档案信息反馈开展针对性社保管理改革。

3）提高业务素质。数字化环境下的社保档案管理工作要求社保档案管理人员不断学习新的数字信息技术知识，要求社保档案管理人员立足于社保档案管理技术创新进行专业能力的提升。在大数据技术背景下，全面提高了社保档案管理工作的创新性和拓展性，给社保档案管理人员提供创新发展空间。

2 社保档案数字化管理的主要问题

1）基础工作不足。当前基层社保档案管理工作还停留在纸制档案的管理阶段，数字化社保档案管理工作的机制不健全，数字化社保档案管理工作存在着相关制度措施落后，缺乏有效的社保档案管理标准，以及不能有效的进行社保档案数据信息的收集、整理、完善、鉴定与保管等各个环节的工作。一方面社保档案管理工作还没能形成基于数字化技术的运行管理机制，不能明确各岗位的具体职责，社保档案管理工作还缺乏必要的数字化设施设备，尤其缺乏数字信息检索系统、社保档案电子化操作设备等，影响了数字化社保档案的实现。另一方面社保档案数字化管理建设盲目性较大，社保档案数字化管理常常存在方法不当、定位模糊、成本较高、效率不足问题，影响了社保档案管理工作的科学性和有效性。

2）缺少统筹规划。社保档案管理工作应用数字技术还缺乏必要的规划，有效发挥数字信息技术在社保档案管理中的辅助作用需要对社保档案管理信息技术的引进进行统筹规划。但是，我国基层社保档案管理部门的数字化意识不足，缺乏明确的数字化社保档案管理工作方案，不能有效形成发展思路。例如，当前社保档案管理工作存在一次性引进社保技术设备的问题。而快速的技术设备更新换代导致某些设备作用发挥不足，存在技术设备投资大和淘汰较快的问题。还有的基层单位数字化社保档案管理工作没能从实际情况出发，缺乏科学的维护机制，不能针对性的做好基础性社保数据信息录入工作。第三，还有的社保档案管理部门不能与相关部门积极配合，因此造成社保档案的信息孤岛现象，影响了社保档案管理工作有效性。

3）技术人员不足。社保档案管理数字化工作需要专业技术人员参与，当前社保档案管理工作存在专业技术人员不足，现有的专业技术人员不满足社保档案信数字化管理的需要问题。一些技术人员的信息技术、数字化设备的操作能力，以及网络共享环境下的社保档案安全管理意识不足，因此影响社保档案安全运行水平，不仅有时没能发挥数字信息技术在提高社保档案管理工作效率，提高社保档案管理精准性方面价值，而且还造成一定的社保档案管理风险隐患，没能在安全的技术保障下发挥数字技术的应用价值。

3 社保档案数字化管理工作的策略

1）加强档案规范建设。提高社保档案管理数字化水平，更好的发挥数字信息技术对社保档案管理优化作用，还要加强档案管理的规范化水平，强调从社保档案数字化建设的要求出发，做好基础性的准备工作。首先，建立健全社保档案管理工作规范，明确社保档案管理工作标准，切实从纸制时代档案管理标准向数字化档案管理标准更新。其次，基于数字化档案管理工作需要明确数字化的档案管理工作体系，健全数字化档案管理运行的部门及岗位，形成科学的数字化档案运转机制，发挥专职技术人员对数字化档案管理工作的辅助使用。第三，全面建立数字化档案管理工作的规章制度，尤其加强数字化档案建设工作方案与计划的完善工作，从而形成有效的资源配置机制，更好的满足数字化档案管理的现实需要。

2）完善档案管理系统。数字化技术背景下的社保档案管理工作改革是面向档案数字资源开发而进行社保档案管理工作升级。提高数字化环境下的社保档案管理工作有效性，还要开发完善的数字化档案管理系统。首先，引进专业的社保档案管理软件，着眼于社保业务系统、社保部门的办公系统优化建设专业的社保档案管理系统，实现社保档案管理与办公自动化系统和财务系统的对接。其次，其次着眼于数字技术的发展趋势引进大数据技术与云存储技术，运用分布式计算机系统提高数字化社保档案管理工作的有效性。围绕社保档案数据信息的挖掘开展专业的社保档案管理工作。第三，全面加强社保数据信息的维护工作，围绕着当前统一社保档案数据类型、规模社保数据信息录入，实现社保数据信息的实时监控建立完善的档案管理技术体系，从而有效提高数字化社保档案的质量。

3）加强电子文献收集。数字化社保档案的管理是建立在电子社保档案基础上的。当前我国基层社保档案的电子化水平还有待提高。还要积极开展各种纸质档案的数字化工作，从而全面提高数字化档案的转化质量。首先，科学的运用电子扫描的方式，加快对基础数据信息的核对与社保档案的信息化建设水平。改变传统的数字社保档案与纸制社保档案的双重管理的保管机制弊端。其次，建立数字化的社保档案的索引机制，应用科学的社保档案的编码方法，从而满足信息化条件下对电子社保档案的查找需要。第三，对社保档案电子化的过程进行监控，严格把控社保档案管理工作的各个环节，发挥专业技术人员在社保档案电子化中的作用，建立完善的社保档案电子化监督机制，全面提高社保档案电子化质量。

4）提高管理人员素质。解决社保档案管理中的问题还要全面提高社保档案管理專业技术人员的素质，尤其提高社保档案管理人员的信息化技术，以及满足阶段社保档案管理信息化的操作要求。首先，围绕着社保档案电子化制作、数据库建设、规范化管理等内容进行普及培训，全面更新社保档案管理人员知识结构体系。其次，加强专业技术人才的引进与培训工作，围绕着社保档案管理人员现有的知识结构，以及档案管理人员的专业发展兴趣，全面加强针对性的培训工作，使社保档案管理人员培训与专业发展需要结合，不断促进社保档案管理在数字信息技术的多领域进行特长性发展，运用专家讲座、网络培训、专门指导的方式提高社保档案管理人员水平。第三，加强对社保档案管理人员的专业技术考核，围绕着现阶段岗位职责进行业绩考核，从而有效督促社保档案管理人员提高工作能力，促进社保档案管理人员不断完善专业技术水平。

4 结论

数字化技术环境下的社保档案管理工作需要构建完善的数字化社保档案管理体系，加强专业技术人员配置，在明确社保档案管理操作标准的基础上，优化社保档案管理法规，全面解决社保档案管理的具体问题。

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