规范开展基础业务工作是档案管理现代化的前提和保证

崔永亮

摘 要：档案管理工作是一项系统性工作，是单位的发展基础，其工作内容较为复杂和枯燥，在现代信息化时代背景下，利用信息化技术对档案管理工作方式进行改革，无疑能帮助工作人员减轻压力，为单位档案安全做出保障，帮助社会保存一份珍贵的不可再生资源，作为时代发展的记录。对于档案管理工作繁杂的内容，基础业务工作是重中之重，但目前很多单位的档案管理工作无论是工作人员的意识，还是单位对于档案管理工作的开展方式，这些基础工作都存在或多或少的问题，制约档案管理工作的发展，根基不稳也会导致单位的综合竞争力下降，在当下社会难以站稳脚跟。

关键词：基础业务工作；档案管理；现代化

基础工作在档案管理工作起到奠定基础作用，其主要内容包括档案的搜集、整理、分类、装订以及保管等环节，传统的档案管理方式较为落后，利用纸质材料对档案进行记录，以档案袋进行分类整理，在档案的调取和日常维护的过程中较为麻烦，对档案的保存也存在一定的不安全性，而现代的计算机网络技术对于档案管理工作技术性的革新，为工作的开展带来很多便利性，得以广泛应用，如何在现代化档案管理当中做好基础工作就显得尤为重要。

1 现代化档案管理基础工作当中存在的问题

1.1 档案管理工作的意识不足

无论是管理层还是基层工作人员，对于档案管理工作的意识是档案管理工作得以开展的精神基础，也是档案管理工作开展的基础保障，但目前很多单位对于档案管理工作的重视程度不够，导致档案管理基础工作受到忽视，对于日后工作开展造成阻碍。很多单位对于档案管理工作意识不足，认为其工作并不能为单位带来实际效益，与其在档案工作浪费时间，不如努力提高自身业务水平，导致档案管理基础工作在单位难以开展，很多工作人员在进行档案管理工作时，对于基础工作的开展并不上心，在工作当中屡次出现失误，使得档案管理工作缺乏严谨性，基础不稳定导致整体工作出现漏洞，在日后的工作当中产生问题。还有很多单位对档案管理工作的不重视在于传统方式的根深蒂固，很多老一辈的工作人员对现代化科技并不熟悉，在档案管理工作当中依然沿用传统的管理方式，在基础工作进行当中，档案搜集全部依靠人力进行，导致工作时间较长，工作人员的压力较大，而且在整理档案时还需要大量的人手，整理完毕后的保存工作也较为困难，传统思想的束缚导致工作人员在进行档案管理基础工作时效率低下，浪费大量时间和人力物力，造成不必要的消耗，而且不利于档案管理工作日后的进行[1]。

1.2 专业化人才队伍的缺失

档案管理工作对于工作人员要求较为严格，尤其是其基础工作，是一切工作得以顺利进行的根本，但很多单位在人才队伍的建设方面意识较为薄弱，导致档案管理工作人员队伍混杂，现代化进程难以推动。档案管理工作人员应当具备一定的基础理论知识，并对应其实践基础，很多单位的工作人员是大学应届毕业生，在学校受到过系统的理论知识教学后，满怀着一腔对于档案管理的热血进入单位后，发现自身对于实践完全没有概念，工作难以下手开展，在基础工作当中，由于实践缺乏造成了很多失误，而单位的老员工又不认识，不会与其沟通和学习，对于单位了解甚少，进行档案管理工作时没有头绪；还有很多工作人员是单位的老员工，对于单位了解充分，通过长时间的社会工作，积攒了很多社会经历，对待工作能够得心应手，在与单位各部门进行沟通时也较为顺利，但对于档案管理工作没有进行过系统的学习，导致在进行基础工作时，缺乏理论基础，对档案的分类或是整理完全凭借自身的意识，而不是科学的手法，造成时间的浪费，以及员工对于工作丧失了积极性。档案管理工作不仅要求工作人员的基础能力以及专业素养，还需要工作人员具有一定的耐心和责任心，因档案关系到单位的一切资料，并与单位的发展息息相关，所以工作人员一刻都不能马虎，但现代社会的年轻人较为浮躁，对待工作虽然具有一定的激情，但很难保持，在工作当中如果被消磨殆尽，就会产生辞职或是跳槽的念头，不利于单位的长期规划顺利进行，导致工作质量低下，单位的发展受到影响。

1.3 现代化手段应用较差

档案管理工作的现代化转型是对于该工作的一项重大研究，具有较强的现实意义，但在很多单位当中由于人员对现代化的理解和使用方式不同，导致档案管理工作的基础工作进行当中出现问题。单位所招聘的年轻人才对于现代化设备以及技术的应用较为熟练，因年轻人还处于学习的鼎盛阶段，即便没有接触过档案管理软件技术，但通过自身的聪慧即可快速了解并应用，但现代年轻人具有浮躁的特点，本就较为枯燥乏味的档案管理工作，对于现代年轻人更加消磨斗志，导致年轻技术型人才对于工作失去兴趣，或是在基础工作当中三心二意，乐得清闲的同时对工作造成失误；而老员工在社会磨练多年，已经能够适应单位所安排的工作，或是自身对于档案管理工作有一定的梦想，一直坚守在岗位上，但对于现代化技术的应用较为缓慢，很多老员工不屑于应用现代计算机网络技术，认为自身能力完全能够适应工作，并且很多年的工作基础从未失误，使得老员工对科技成果的不认同，还有很多老员工希望能够通过计算机网络技术对档案管理基础工作进行改良，但有心无力，对于现代科技很多老一辈工作者望洋兴叹，虽然心中充满向往，但由于自身年龄较大，受到社会影响较多，难以快速改变工作的方式，导致工作开展较慢，单位的转型也受到阻碍[2]。

2 加强基础工作科学化、规范化建设力度

2.1 提高意识，全面整理原有档案

在现代化的技术下，档案管理工作得到便利，所以应当及时将原有档案进行查阅并分析，缩减档案库的无用信息。在计算机网络技术的应用当中，档案的查询和调动更为方便，所以单位要想加强档案管理工作基础工作，应当将所有档案进行一次系统性的普查，整理档案库的内存，将废旧档案或是无用档案及时摒弃，或是放存其他档案库进行封存，将现有档案进行科学化归类，重组案卷，规范每一个案卷的标注方式，进行统一化管理，对存在问题的案卷和档案进行调查后收录，从自身情况出发，提高全体工作人员的意识，支撑档案基础工作的全面普查进行。

2.2 加快数据化使用方式

现代计算机科技对于档案的管理具有一定的現实意义，很多档案的查询在以往需要通过人为的记忆并翻阅，但现代的数据化技术使得以关键词的方式便可快速搜索到所需内容。单位在改革当中，应当分清轻重缓急，缕清头绪，有规划的进行每一个基础步骤，将档案管理工作拆分成不同的时间段所应实现的问题，做到每一个档案都是查明来历的档案，每一宗案卷都能够明确的标注其内容。在档案的搜集和整理过程后，建设完善的档案管理数据保存机制，帮助档案能够长期保存在载体当中，以便随时取用，并对档案保存的硬件或是云端，建设完备的防护机制，防止不法分子对档案库的入侵，造成单位不必要的损失[3]。

3 结语

档案管理工作是一项不可或缺的工程，在其中对于基础的要求较为主要，所以在档案管理工作的现代化改革当中，首先应当奠定良好的基础，通过对单位各阶层的知识普及，并吸引高素质人才团队的入驻，保障单位的基础建设，才能帮助单位在竞争激烈的现代化社会站稳脚跟，通过提高档案管理工作能力来提高单位的综合竞争力。

参考文献

[1]赵妍.扎实开展基础工作是实现档案管理现代化的重要保证[J].黑龙江档案，2014.

[2]金鑫，规范基础工作是实现档案管理现代化的前提[J].办公室业务.上半月，2017（10）.

[3]张君.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].消费导刊，2016（5）.