财务档案信息化管理的完善措施研究

赵嘉丽

摘 要：财务档案管理是档案管理中最重要的一部分，记录了一个单位经济业务往来的各项证据，清晰的反映了一个单位的经济状况，也是一个单位做出各项决定的依据。财务档案的管理就是要求财务档案的完整和真实，每个单位的财务档案管理都是要求定期对档案进行整理和分类，这样才能保证各项工作的有序进行和档案的完整真实。随着社会的发展和技术的完善，财务档案管理逐渐实现信息化，信息化档案管理使档案管理更加规范，管理的效率大幅度提高。本文就从介绍财务档案的概况入手，分析财务档案管理存在的问题和财务档案信息化管理的完善措施。

关键词：财务档案；信息化；管理措施

传统的财务档案都是需要纸质版材料和人手写记录的，这种记录方式保存时间不长，并且查找起来很不方便，使得财务档案信息无法有效的利用起来。如今随着时代的不断进步和科学技术的发展，财务档案管理实现了信息化，在财务档案管理的组织形式和工作内容都发生了重大的变化，财务档案信息可以录入到电脑中长久的保存，也可以供人随时调取档案信息，提高了财务档案的管理效率和财务档案信息的应用率。但是随着财务档案管理的信息化变革，财务档案管理也暴露出了诸多问题，我们需要针对这些问题提出相应的措施来保证财务档案管理的有序发展。

1 财务档案管理的概况

财务档案信息化最先出现在美国企业里运用计算机辅助财务人员的设计理念，随后在各国发展而来，但是财务档案信息化的发展不是一帆风顺的，尤其是像我国这样信息化发展较晚的国家。财务档案是指企事业单位在经营活动中所产生的各种合同、协议、报表、凭证、票据、账簿等有参考价值的原始资料和电子文档。财务档案的管理就是对这些材料进行分类整理编制目录表，以便于后期的检索。

2 财务档案管理存在的问题

2.1 财务档案管理水平不高

财务档案信息化是在近几年信息化水平不断提高背景下出现的，由于我国信息化出现较晚，故而财务档案信息化的普及较为缓慢，财务档案信息化管理水平不高。据调查，我国普遍的财务档案工作仍然使用纸质材料来进行整理，这仍然是当前最为普及的一种管理模式，信息化档案管理还没有完全普及，对于信息化档案管理的技术掌握不完善。再加上一些单位档案管理人员短缺，档案管理人员素质水平不高，没有经过正规的信息化管理培训，使得档案管理人员在整理材料时不够细致，严重影响了后期的材料使用，让许多财务档案的价值丧失。

2.2 档案信息化管理认识不足

首先，当前仍然还存在着一些财务档案管理人员，缺乏对财务档案管理的高度认识，对财务档案的重要性认识不到位，导致财务档案无法完整的保存。这样一来使得财务档案管理流于形式化，没有对财务档案进行有效的管理和分类，使得财务档案信息保存不够真实。其次，除了财务档案管理人员的重视程度存在问题外，一些单位的领导对财务档案的管理重视程度也有所欠缺，没有给财务档案管理部门充足的财力物力支持使得一些财务档案部门管理方法无法更新，管理信息化无法实现。再者，由于重视程度不够一些机密的财务档案信息没有妥善保管，使得一些信息泄露，对企事业单位造成了不可估量的损失。财务档案管理工作不是简单的信息储存，而是要对信息进行细致的分类分档，对信息进行整合加密，为今后更好更快的了解信息做铺垫。

2.3 档案管理机制不完善

财务档案管理需要公司设立明确的财务档案管理机构，并在机构内部形成清晰明确的人员分配和工作流程要求。就目前来看许多单位，虽然设立了财务档案信息分类机构，但是机构内部还存在着许多问题，例如还存在人员安排不合理、档案管理操作方法不规范、档案管理操作方法不科学和缺乏配备统一的档案设施机构等问题，这些问题都导致了档案管理机制不规范。由于人员安排的混乱，导致了工作效率的档案管理质量低。由于操作不规范和缺乏统一配备的档案设施机构，使得工作过程中无序混乱会造成许多数据的丢失，这就导致了档案管理工作出现疏漏系统出现缺损，无法实现信息化的普及。

3 财务档案信息化管理的完善措施

3.1 完善信息化财务档案管理机制

随着信息化的普及，各单位应该积极的顺应这种趋势，实现财务档案管理的信息化。首先，企事业单位要建立电子化财务档案管理机制，还要建立与之相适应的磁盘介质进行备份处理，并将备份磁盘进行妥善管理。其次，在建立起基本的信息化管理框架之后，企事业单位要对财务管理信息化机构的内部进行细化，财务账簿，财务计划，经济合同开发，设计说明，财务凭证，用户规划，财务信息化科目等相关信息也要归纳进财务档案信息化管理中去，并将这些信息进行整合分类。最后，财务档案信息化管理机制还要确立信息化管理的操作方法、操作规范和统一的配备设施。

3.2 强化基础设施建设

财务档案管理信息化的实现需要建立在企事业单位内部具备完善的信息化基础设施建设的基础之上，这样才能够统一步调实现与时俱进的全面信息化管理。首先，企事业单位应该调动充足的资金去支持财务部门实现财务档案信息化管理，建立不同等级的资料是来管理档案信息，并且按照档案机密程度来选拔档案管理人员，只有这样层层的选拔才能让管理人员有能力担任档案管理工作，才能保证档案管理工作的有序进行。除此之外，财务档案信息化管理工作的硬件設备要实时更新，根据企事业单位的内部情况，选择只身适合的管理系统和系统软件，保证档案管理信息的安全和真实。

3.3 提高财务档案管理人员的综合素质

实现财务档案管理信息化，就要提高财务档案管理人员的综合素质，以便于财务档案管理人员胜任信息化管理系统。首先，要提高财务档案管理人员的责任意识和重视程度，根据绩效考评都错每一个财务档案管理人员高效率的完成工作，保证财务档案资料的安全与完整。其次，随着财务档案管理手段和管理设施的不断更新，财务档案管理人员的技术水平也要不断的提高，应该加强对财务档案管理人员的技能培训，并在培训结束后落实相关的考核任务。最后，财务档案管理人员自身也应该要自觉学习，提高自己的信息综合分析能力和信息处理能力，为企事业单位做出决策提供准确的信息指导。

3.4 提升财务档案管理效能

财务档案管理的核心工作是要确保信息的真实性和提高信息的可利用价值。首先，财务档案管理要经过信息采集、信息整理、信息存储和共享信息数据几个步骤，只有及时的完成信息采集整理和储存工作，并且合理的共享数据才能够提高财务管理系统的服务水平和管理工作质量。其次，财务档案管理要充分利用电子邮件及信息微信平台，来建立合理的财务档案信息服务，完善信息咨询服务和信息查询服务。最后，相关的管理人员要融合最新技术，提供多样化的服务。

4 结语

在当今的信息化发展时代，财务档案信息化管理势在必行，并且发挥着巨大的作用。财务档案管理要认识到自身存在的问题，完善财务档案管理机制，及时更新财务档案管理设备，促进财务档案管理信息化水平不断提高。

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