电子文件归档与共享探讨

张倩

摘 要：本文通过对三明市节能监察中心电子文件归档与服务共享情况的分析，探求存在的问题，提出要增强档案工作人员责任感、提高档案管理人员业务素质、建立健全电子文档管理制度、建立安全机制、抓好精细化管理，提高节能监察电子文件归档与服务共享的质量与水平。

关键词：电子文件归档；共享探讨

1 三明市节能监察中心电子文件归档与共享现状

当前国家对生态文明建设的高度重视，对节能监察工作提出了新的要求，节能也已成为时尚生活的一部分，节能监察工作也日益成为政府治理和公共服务不可缺少的基础和支撑。节能监察档案工作也由过去重视不够，引起了主管局的高度重视与社会的高度关注。目前的现状：

1）投入人力物力改善档案管理。市节能监察中心档案管理由过去没人没经费，去年专门调进一人负责这项工作，单位专门安排经费购置档案管理所需要的基本设备，对2015年前的节能监察档案进行了归类梳理，分门别类存入档案柜。对近两年的档案，除保留纸质档案外，都按电子文档要求进行了归档，方便了档案的利用。

2）档案利用率需求加大。隨着国家对节能工作的重视，上级管理部门需定期了解基层节能状况，当地政府对节能情况需要定期掌握；内部人员因业务需要，需经常查阅档案信息；企业单位因生产经营需要需经常查阅节能档案数据；外部群众对节能事业的关注，对节能档案信息的共享需求增多。

3）节能监察档案服务共享的方式发生改变。随着电子文件归档工作逐步完善，可以使节能档案信息脱离纸质等实物载体而同时以电子文件的形式存在，这样就可以通过计算机存储和检索节能档案信息并通过网络传递，大大提高了节能档案信息的内部使用率和共享效率。作为资源拥有者，节能监察档案工作人员过去为利用者提供服务，需要翻阅大量纸质档案，汇总形成报告的方式以及使用面对面解答的方式，现在可通过网络、电话、手机等多种渠道实现。

4）节能监察档案信息宣传得到加强。借助“三明循环经济网”信息窗口、政务网络信息公开和编办事业单位网页的宣传，结合全国节能周和全国低碳日的主题宣传活动，节能档案工作人员利用电子信息化设备为本市企事业单位及外部群众带去了最新权威的节能监察信息，为提高节能档案外部服务共享做了宣传推广。

2 节能监察电子文件归档与服务共享存在的问题

伴随电子文件归档工作的发展，对节能监察档案工作带来机遇的同时也提出了更严峻的挑战。节能监察电子文件归档与服务共享方面存在的问题也陆续出现，主要有：

1）档案管理人员对电子文件档案管理的重大意义认识不足，认为档案管理工作属于冷门岗位，马马虎虎过得去就行，工作责任感不强，工作被动。

2）档案管理人员缺乏档案管理专业知识和技能，进而在实际工作中常常会出现这样那样的问题，甚至有时会出现不知道哪些电子资料要归档、哪些要排除这种基础的问题。

3）电子文件档案管理制度很不健全，工作无章可循，没有规矩、没有秩序，出现了问题也没有制度予以约束或追责。

4）电子文档通过网络进行传递，对利用者控制难度加大，它极容易被获取、被复制、被传播，同时，还面临病毒的威胁，其服务共享安全性存在隐患。

5）节能工作分工的细化，使信息越来越精细。节能监察业务内的法规、规划、标准，节能降耗、能源管理体系等相关规定，能源审计、能源利用月报、年报、年鉴等越来越多。节能业务外的文明建设等信息资源也逐渐增多。节能监察档案管理人员如何对其进行有效的判定，鉴别出满足不同层次服务对象的档案信息难度加大。

3 节能监察电子文件归档与共享建议和对策

针对三明市节能监察中心近年来档案管理中出现的问题，提出以下建议与对策。

1）要增强档案工作人员责任感。节能监察档案工作是经济工作的重要组成部分，是经济部门不可缺少的基础性工作。节能监察档案质量如何，直接关系到政府对能源工作决策正确与否，关系到企业的生产经营、社会影响、经济效益，关系到广大群众对企业节能情况了解程度。

2）要提高档案管理人员业务素质。电子文件档案管理能否做实做好，说到底还是人起着主要作用。档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁。因此，要加强档案管理人员业务培训，不定期参加省市组织的档案业务培训和网络继续教育，参加有关档案管理经验交流会或到电子文件档案管理做得较好的单位学习好的经验与做法，不断提高业务技能，做到对自己所管理的档案内容成分、利用价值、收集整理和保管状况、检索工具和编研成果了如指掌，做到及时准确为单位及个人提供服务。

3）要建立健全电子文档管理制度。建立保存节能监察电子档案的最终目的是为了满足了社会各方面共享的需要，如果没有共享工作，整个档案工作就只能处于封闭状态，即使很有价值的档案也失去建立与保存的意义。所以我们要充分认识档案共享的意义，从共享需要的角度去建立健全档案管理规章制度。

4）要建立安全机制。首先要开展节能档案人员的安全责任意识教育。档案人员要站在讲政治、讲大局的高度遵守《保密法》、《档案法》，强化保密意识，建立健全档案网络利用，档案安全管理等制度，坚决用法律规章规范用网管网，养成“上网不涉密、涉密不上网”的良好习惯和“保守机密，慎之又慎”的职业操守。其次，及时更新相关硬件设备，逐步引进电子文件扫描仪等信息化设备。根据档案管理规定，对一些年代久远临近报废的硬件及时报废，提高节能档案信息存储设备的安全性，对硬件设施每月定期检修，做好检修记录，排除电路板老化、线路短路、硬盘故障等隐患，避免电子文档因故障而遭受损失。第三，技术防范要切实得力。电子档案管理的涉密计算机必须做到专机专用，专网专用，要综合运用防火墙技术，专人维护和管理档案信息网络系统，对不同的用户实体进行分类，对领导和一般工作人员设置密级文件借阅权限，有效应用电子身份认证系统和网络用户登录注册制度，实现档案信息资源使用的针对性和区域性。对电子文件实行每季度备份存储至移动硬盘，特别是重要档案信息拷贝至光盘备份；对保密的电子文件应单独存放，不能连接到网络服务器上，采用专门的、独立的服务器来存放档案数字化信息，以切实保障网络环境下节能监察档案服务共享的安全。

5）要抓好精细化管理。首先要确保找全，树立“大节能档案”概念，加强节能监察档案收集工作，加大节能档案信息整合力度。搜集过程中与各单位，各业务科室的联系与合作，通过各种方式分类收集跟单位业务相关的政策法规、规划标准以及各种节能数据。平时做好文件的分类整理，年底督促各科室将业务文件及时归档，把建设高质量，、特色化，、用户需求多元化的节能档案信息资源“集合体”作为追求的目标，力争做到一件不漏、一件不少。其次，要确保找准。第三要确保做细。结合节能工作需要，档案细致化的特殊处理，为更多特殊群体提供更个性化的服务共享。对节能降耗突出的典型企业，企业名称、降耗能源情况、参与攻关人员、采取的具体措施、其经济、社会效益、节能项目补助等相关报告、总结、纪要等文件都要一一保存归档；对被确定为省市重点跟踪的耗能企业，其耗能状况、整改要求、跟踪的领导及专家整改方案、整改进展等相关文档都要一件不漏归档。对这些特殊档案要查缺补漏，及时补齐缺少的数据信息，做到不遗漏每一个细节。对每个企业能源管理机构、人员，节能规划，能源计量器具配备，能源利用状况等内容都要形成一套完整内容归档，为以后的节能工作提供借鉴指导。

总之，节能监察档案工作者要树立“有为才有位”的理念，积极应对新形势下经济社会发展对节能档案工作的新要求，紧跟时代步伐，坚持用发展的眼光解决节能监察档案工作中存在的矛盾和问题，改革创新，拓宽服务范围，靠优质高效的服务，争得理解和支持，求得发展的空间。