试论大数据条件下档案管理与服务的创新

杜娟

随着大数据时代的快速发展，信息技术越来越多地应用于各种领域，推动了社会的发展与进步。在这种信息化背景下，档案管理这项与社会发展、人民生活息息相关的信息管理工作就越发显现出其重要意义。如何充分发挥科学技术的先进性、便捷性，打破传统档案管理模式的局限性，实现档案工作的高效管理与创新服务，也就成为了现阶段迫切需要解决的问题。

1 大数据条件下档案管理与服务创新的实质和意义

当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要是借助现代化的互联网信息技术对大量的信息数据进行快速采集、分类和整理，以此来优化档案的管理，最大程度地利用和整合现有的档案信息资源，最终实现档案管理的数字化，从而让用户享受到更高质量的服务。

从古至今，档案所涉及的领域都极为广泛，如果在工作阶段只采取人工管理方式，不仅会浪费大量的人力物力，也无法保证管理工作的质量和效率。在信息化的基本前提下，利用互联网技术开展档案管理工作不仅能提高工作效率，而且能减少人才以及物力投资，从而将资金的调整和利用有效地结合起来，为档案管理提供更便捷的工作方式和更舒适的工作环境，但档案工作天生具有一些特殊性，这就意味着在创新档案管理与服务工作时必然面临着许多艰难的挑战，只有从根本上认识到开展档案信息化管理工作的重要意义，并建立起正确的档案信息化管理的理念，加强计算机网络技术的应用和相关部门间的交流与协作，并严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案管理系统的安全稳定和高效运作，保障电子档案数据的真实可靠和有效利用。

2 大数据条件下档案管理工作中存在的问题

2.1 传统的档案管理体制限制了档案管理工作信息化的发展

首先，我国档案管理在体制方面较为落后。在空间分布方面档案资源是互相分离的。其次，由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。

2.2 较为落后的档案管理服务影响档案信息化的进程

现阶段，档案资源方面还不够全面和完整，在对档案进行对接和查询方面，又存在信息化管理技术滞后的问题，大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点。大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，此外，一些档案管理人员，还使用手工编辑和检索，这些方式都会影响到信息的安全性和完整性，不能充分满足客户的需求，使得档案管理工作难以跟上现代化发展的步伐。

2.3 档案工作人员的综合素质和专业技能偏低制约了档案管理与服务创新工作的进展

在档案信息化管理创新工作进行阶段，对档案管理人员的综合素质有着较高的要求。如果档案工作者的综合素质不达标，就会影响管理创新工作的进展。工作人员的综合素质较低主要表现在以下几点。第一，工作人员的自身责任意识不明确，工作态度不积极，会直接影响到档案管理创新工作的开展，严重时还可能导致在工作过程中出现较大的错误。第二，管理人员的专业技能应用不到位同样也会对档案管理创新工作造成消极影响。第三，工作人员缺乏良好的执行能力。工作人员的执行能力不足将会直接影响档案管理创新的整体工作，造成出现延长工程周期、降低档案管理效果等现象。

2.4 缺乏有效的协调与沟通对档案管理与服务创新工作造成消极影响

当前的档案管理工作中缺乏正确的协调与沟通也是我国档案管理创新工作面临的重要问题。工作在进行阶段如果缺乏正确的协调和沟通会对管理创新工作造成直接影响，比如，创新管理工作预测效果与实际情况不符，管理创新工作目标无法与成本控制要求达到统一，这些情况都是由档案管理创新工作在进行时缺乏协调和沟通导致的。

3 大数据条件下档案管理工作创新的策略

3.1 创新信息化档案管理与服务的理念

首先要从信息化档案理念上进行创新。这就要求在日常的档案管理工作当中，工作人员要以发展观作为其主要指导思想，高度重视档案信息化管理工作，深刻领会信息化时代所带给档案管理工作的重要机遇，同时着重培养档案工作人员勇于拼搏的精神和敢于创新的意识。

3.2 创新信息化档案管理与服务手段

在大数据时代，开展信息化档案管理创新工作要对档案进行信息化加工，这是开展信息化管理的前提。我国档案管理工作核心环节为档案信息的录入和收集。同纸质档案资源相比较，信息化档案资源主要是依靠人工上传及下载，而在此过程中假如出现问题便会极大程度地影响信息资源的真实性，因此，工作人员需要借助网络信息技术构建管理系统，并连通入网，形成一套完整的档案管理系统，最后，还需采取配套的管理措施，以此保证信息档案的真实有效。其次，实现资源在线查询服务。随着信息技术的到来，人们的生活得到了很大的提升，人们的工作效率也得到了相当程度的提高。以往，人们若要查询档案资料，需要去档案馆进行实地查阅，且查询的整个过程也较为繁琐。此外，所查询的资料也往往存在不完整性，因此在整个查询资料的过程中，人们往往被消耗了很大的时间和精力，而档案管理的信息化能让人们在查询档案资源的同时最大限度节省时间和精力，且真实性和完整性也能得到保障，从而提升了人们的工作效率。

3.3 提升档案管理工作人员的综合素质

首先应重点培养档案管理工作者的职业道德观念。具备一定职业道德能够促使工作人员认真负责地对待日常工作，并主动总结自身的工作经验，发现问题后能及时解决问题，从而推动我国档案管理工作的创新及发展。其次，要求档案管理工作人员具有专业性。工作人员须具备一定程度的信息技术以及专业知识方能适应未来档案工作的不断发展以及社会的不断变迁。因此，相关部门要对相关人员进行定期培训，安排专业人员定期参加业务培训，力求将理论知识与实际工作结合起来，有效提升工作人员的专业技能。此外，管理创新部门还可以成立学习团队，互相学习、共同进步，经常性地采取讨论分析的方式激发工作人员的工作兴趣，增强自身责任感，进而推动档案管理创新工作顺利开展。

3.4 不断加强档案管理与服务中的沟通与协调

针对档案管理创新工作过程中缺乏协作和沟通的问题，相关部门应积极采取措施解决，只有合理进行协作和沟通，才能保证档案管理创新工作顺利开展，使档案管理创新工作更能满足市场需求。相关管理创新部门在开展工作的同时还要成立专门的监督团队和交流沟通意见反馈团队，进而保证档案管理创新工作能够顺利开展。另外，档案管理创新部门还要成立档案测评团队，对档案管理创新工作进行监督和控制，也能推动档案管理创新工作实现可持续发展。

4 结束语

随着大数据时代的到来，传统的档案管理与服务方法已不能满足时代发展的要求，并且还会对档案的发展造成不利影響。因此，档案管理也要随之进行一系列新的调整和建设，以便于往信息化方面去发展。相关部门有必要对档案管理模式进行不断整改和创新，并将信息化技术应用在档案管理与服务中，以提升整个档案管理工作的效率和工作质量，并保障其规范性和安全性，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。