公路建设档案管理工作优化探析

李娅红

摘 要：档案管理的作用是：促进公路科学化发展、高效化建设，档案管理在公路建设中有重要作用。然目前我国公路建设档案管理仍存在一些问题，如资料缺失、利用率不高等，为有效解决上述问题，提升公路建设档案管理水平，本文主要探讨公路建设档案管理工作优化措施。

关键词：公路建设；档案管理；优化措施

在经济与政策的推动下，近年来我国交通事业尤其是公路建设进入了稳定发展的阶段，公路建设项目日益增多，工程投资日益加大，公路施工质量与组织管理水平也有了进一步提高，但是在档案管理方面仍存在一些问题，使的公路建设质量与效益受到影响[1]。为优化公路建设档案管理工作，下面首先就档案管理中的相关问题做深入分析。

1 公路建设档案管理现状分析

1）档案管理意识淡薄。公路建设所需归档的项目文件具有法律效应，是确保公路建设质量、解决相关纠纷的重要依据，在公路建设中具有重要作用[2]。但目前，部分建设单位、档案管理人员未正确认识到公路建设档案管理的重要性，档案管理没有从公路建设的实际出发，进而引发一系列问题，如档案管理工作与工程进度不一致、档案信息失真等，档案管理不到位，使得后续建设与管理工作备受阻碍。

2）档案利用率不高。落实公路建设档案管理工作的目的是应用档案，在公路出现相关质量问题或责任纠纷时，能依据档案信息有效解决。但是目前，公路建设档案管理中存在诸多问题，如档案资料缺失、信息失真、已归档文件不规范等，这些问题使得公路建设档案失去了实际作用，给后续的档案资源利用造成影响。

3）档案管理力度不足。公路建设周期长、内容多，因此档案管理工作量也较大，管理内容纷繁复杂，需要相关部门建立起完善的档案管理体系，将各项档案管理工作细化、落实，确保各项管理工作都有具体的负责人；同时，还需建立统一、规范的档案管理制度与标准，促使档案管理工作朝着规范、标准、统一的方向发展，避免在应用过程中出现文件不规范等问题。但结合现阶段公路建设档案管理情况分析，可以发现多数高速公路建设单位并未设立专门的档案管理机构与部门，也未普及、实施统一的档案管理制度，档案管理过于形式化。

2 公路建设档案管理难点分析

1）管理内容多。公路施工包含勘查、设计、施工组织、竣工验收等多个环节，每一环节所产生的数据信息都是档案的重要组成，档案管理部门需将零杂乱的信息收集、整理、归档，工作量非常大。同时，公路建设的每一环节都会涉及一些政府部门、单位，且在每个施工环节，都需要经过政府部门求自己及其他单位的备案、操作，因此档案管理需要遵循的规则、考虑的条件就较多[3]。

2）管理流程繁杂。公路建设历时长，从工程立项到竣工验收需要经历几年时间，这就意味着档案管理工作也需要拉长战线，从材料形成之日起到档案正式入库归档，需要经历较长时间，而在档案未归档期间，技术、设备等多个因素的变动都会增加档案管理的工作量，影响档案管理工作效果。

3）专业性强。公路建设档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，在公路建设过程中，所建项目档案资料均来源于公路工程专业技术活动，例如公路施工方案的设计、工程前期勘查、施工技术管理等都必须借助专业化的理论知识与技术来完成，这就要求公路建设档案管理人员也必须要掌握相应理论知识与技术，方能确保档案管理质量。

此外，随着信息技术的不断发展，公路建设项目中，表现档案信息的载体也更加多样化，除了纸质档案外，电子档案、声像档案也得到了广泛应用。

3 公路建设档案管理优化措施分析

1）建立健全档案管理制度。由于公路建设档案管理流程繁杂，内容繁多且涉及单位众多，因此必须要通过统一、规范的管理制度与管理标准为各项档案管理工作提供参考依据，方能确保档案管理的有序性与时效性。因此，建设单位必须根据公路建设特点与档案管理需求，结合国家相关标准，制定统一的业务标准与档案制作规范，详细规定各类别档案的制定、登记与管理细则，并科学划定档案管理范围，确保各项档案管理工作能井然有序地进行，从而提升档案管理效率与质量。

2）落实档案鉴定工作。在公路建设档案管理工作中，档案鉴定是一个重要环节。但是许多建设单位在落实档案鉴定这项工作时，只是走程序，存在严重的形式主义，导致档案鉴定工作失去实际意义。为此，建设单位应当全面杜绝这一现象，在进行公路建设档案鉴定时，不仅要保证档案鉴定的程序合规合法，更要注重档案鉴定的规则与制度，在鉴定过程中，要严格按照鉴定规范、标准与既定程序，确保档案鉴定的科学性与严谨性[4]。档案鉴定完成后，档案管理人员根据实际结果明确档案资料的保管期限以及实际价值。

3）实现信息化管理。近年来，许多新技术、新工艺、新材料被广泛应用于公路建设中，这些新技术、新材料的运用在提升了公路建设水平、提高了公路建设质量的同时也给档案管理工作提出了新的要求，要求档案管理工作能科学应用信息化处理技术，实现档案的信息化管理。分析总结当前我国公路建设档案管理现状，建议相关部门能科学利用信息化技术，将以下档案管理环节进行优化：一是适当运用电子档案代替纸质档案，电子档案不仅容易储存，而且能有效提升档案资料管理的安全性与保密性，二是利用信息技术实现档案信息数据的动态更新，利用信息技术，对电子文件的形成过程进行把控，对每个施工环节、文件形成环节进行追踪、管理，根据实际施工情况，动态调整档案信息，确保档案信息的真实性与时效性。三是利用数据生成技术与检索技术，实现对数据的检索与利用。进行档案管理的目的就是实现档案应用，但目前我国公路建设档案应用率普遍不高，为此，相关单位需要利用数据检索技术，将用户的服务端口以及档案数据系统进行衔接，为用户搜索档案、浏览档案信息、应用档案提供便利，从而提升档案利用效率[5]。

4）提高管理人员能力素质。在公路建设档案管理工作中，管理人员的能力、素质会直接影响档案管理效果。目前，公路建設档案水平低、质量欠佳的很大一部分原因是档案管理人员责任意识欠缺同时能力不足，为此，建设单位必须积极采取相应措施，做好人员培养与人才储备工作，从整体上提升档案管理水平。具体如：提升选人用人标准，在任用管理人员时，一定要确保工作人员的能力、素质与技能符合岗位要求；同时，做好人员教育与培训工作，定期组织现有管理人员参加技能培训，提升其工作能力；优化岗位竞升机制，完善岗位激励制度，使工作人员有动力、有欲望不断创新自身思维、提升工作能力。

4 结语

综上所述，完善档案管理，是确保公路建设质量、确保公路安全正常运营的重要举措，是公路建设过程中不可或缺的内容。但目前公路建设档案管理中存在档案管理意识不足、档案利用率低等问题，针对上述问题，建设单位以及档案管理人员应紧抓档案管理专业性强、工作量大、时间跨度大等特点，建立健全档案管理制度、严格落实档案鉴定工作，并科学利用信息技术推升档案管理水平，确保公路建设档案管理质量。

参考文献

[1]冯海英.浅谈公路建设工程档案管理工作的自我完善和持续改进[J].产业与科技论坛，2018，17（21）：253-254.

[2]徐莹.县级公路部门档案管理的探索与实践——以常山县公路管理局为例[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：66-69.

[3]刘学英.高速公路档案信息管理系统的设计与开发[D].长安大学，2017.

[4]朱允彤.湖南省高速公路建设项目档案信息化管理问题与对策研究[D].湖南大学，2016.

[5]张利杰.论如何做好公路工程档案管理工作[A].北京中外软信息技术研究院.第四届世纪之星创新教育论坛论文集[C].北京中外软信息技术研究院：北京中外软信息技术研究院，2016：1.