学校文书档案的新旧归档方法的利与弊

陈秋苗

摘 要：随着信息化技术的发展，档案工作已经逐渐进入新的管理篇章。在档案管理工作中需要充分应用计算机技术和信息技术。由于当前学校文书档案管理数量不断增加，如果还是采用传统立卷管理措施已经无法满足当前需求，因此需要探索和开发出新的学校文书档案归档方法，可以通过单份文件归档方式，该种方式能够有效解决传统管理方式的弊端，可以简化归档过程，这样能够提升学校文书档案的利用率。

关键词：学校文书档案；新旧归档方法；利与弊

学校文书档案可以详细记录学生教学教育活动，科研活动等产生的有价值的信息，有利于学校和社会进行查阅和应用，其主要包括文字资料和影视资料等。在学校档案管理中文书档案属于使用频率最高的档案类别，因此学校应当注重完善文书档案，这样可以有效确保学校教育教学工作的有序开展。然而档案管理工作不断要求信息化和规范化管理，所以文书档案需要开发出新型管理归档方式，简化归档步骤，利用信息化技术为档案检索和查阅提供便捷途径。

1 传统立卷归档方式分析

1.1 立卷归档方式的优势分析

立卷归档方式在我国档案管理中已经应用较长时间，尽管无法满足当前档案管理要求，但是其也存在一定的应用优势，主要表现在以下方面：第一，文书立卷归档方式主要是将所有文件材料装订在一起，这样不会使其他使用人员随意抽取和拆卷，及时多次反复查阅也不会丢失，具有较高的安全性。第二，在手工检索模式下，文书立卷归档方式可以便于检索人员实现连锁查找，传统立卷归档方法主要采用不同措施结合形式，并且按照“以問题为主，一事一卷”的立卷归档方式，因此在查找文件时可以将该年度中的同类问题一次性全部调阅出来。以此立卷归档方式能够针对事件发生内容和具体时间不详细情况下，最大限度提升手工检索的效率以及准确度。

1.2 立卷归档方式的弊端分析

尽管立卷归档方式存在应用优势，然而在文书档案资料不断增加的当下，计算机技术的快速发展，导致传统立卷归档方式已经无法满足当前文书归档的要求，经过分析能够看出，传统立卷归档方式的弊端主要表现在以下方面：

1）由于传统归档方法存在较多繁琐程序，工作量比较大，并且具有较高难度，在归档时需要先对文书档案进行分类排列，并且还需要填写页码，编订案卷目录与文件目录，填写案卷题名以及审卷，以上各个环节都属于相互影响关系，如果某一环节出现问题，将会导致其他环节出现差错，极大浪费工作人员的时间和精力，无暇顾及文书档案的开发和应用。因此传统立卷归档方式的最大弊端在于繁琐复杂的立卷程序。

2）具有较强的人为因素。由于档案管理人员的业务素质和专业能力会对案卷质量造成极大影响。在填写案卷标题时不仅要求真实反映出案卷内文件所描述的问题，还需要限制字数。这样就必须确保在填写案卷标题时能够具备专业知识，全面了解文书立卷工作的要求。但是如果档案管理部门频繁调度档案员，这样就会对立卷工作进度造成极大影响，无法确保案卷质量。

3）案卷题名难度大。按照问题组卷，一卷档案常常存在较多问题，并且问题处理牵扯较多部门，因此文种和作者比较多。管理人员在填写案卷提名时不仅要求简单概括，还需要真实反映出卷内文件的所有信息，这样就会增加填写难度。如果内容太详细就会超过字数限制，太简单又无法全面说明问题，为后期检索和应用带来较大难度。

4）存在较多影响因素。由于案卷常常包含较多份文件，文件的保管期间和保密程度不相同，因此管理人员在鉴定案卷保密程度或者保管期限时会出现较多难题。其次，如果文件调阅人员只需要案卷中的一份问卷，在查阅过程中就会看到其他文件，对档案文件保密度造成较大威胁。

5）传统立卷方法主要采用手工操作方法实现，因此案卷设计和管理都是由管理人员完成，电子档案管理方式主要是以单份文件为对象进行存储，有利于实现全文管理。所以由于案卷中包含较多文件，此时将无法通过计算机对其进行编目和识别，数据传输量比较大，对后期检索也会带来较多限制，还会影响文件的扫描，复印和编辑等。

2 新型归档方式分析

2.1 新型归档方式的优势分析

新型归档方式主要是以“件”为存储管理单位，因此该种方法在工作效率，文件档案开发利用以及检索等方面均具有显著优势。

1）减少劳动力，提升工作效率：新型归档方式主要是以“件”为管理单位，不需要再将归档文件材料组成案卷，也不需要编写案卷标题和目录，工作人员也不需要将案卷目录上传到计算机中，因此会显著减少档案整理，保管以及利用时间以及劳动量，全面提升工作效率。除此之外，新型归档方式也能够减少物资消耗，不需要使用卷皮，装订设备以及目录纸，减少文书档案归档成本。

2）有利于文书档案鉴定与开放：不管是传统归档方式还是新型归档方式，在鉴定文件时都需要以“件”为单位。传统立卷归档中所装订的案卷文件价值不等，因此在文件鉴定期间主要是拆卷之后重新装订，或者可以继续保管无价值文件，这样就会增加文件鉴定的工作量，也无法充分体现出文书存储价值。因此新型归档方式能够有效处理上述弊端问题，在归档期间不需要立卷，并且不会受到其他文件影响。在开放和应用文书档案时，传统归档方法是将若干份文件装订在一起，这样就会对案卷中单份文件的开放和应用造成影响。采用新型归档方式能够对单份档案进行管理，在应用档案文件时具有较强的针对性，并且不会扩大阅读范围。结合办公软件能够将单份文件的所有信息予以开放，全面提升文件利用率。

3）有利于检索和保密文件：随着办公自动化以及计算机技术的快速发展，可以通过随机检索功能，以“件”为单位对档案进行归档处理，这样有利于文件检索。在输入单个关键词之后就会快速检索到相应档案。然而在新型归档方式下需要保持实体之间的联系性，并且使用归档文件信息之间的联系作用替代载体联系，并且通过专题目录编制全面处理不同年代文件分散保存问题，因此新型归档方式能够加强档案信息组织，并且注重档案信息的内在关联性，能够为后期检索和应用提供便利。

2.2 新型归档方式的弊端分析

第一，影响档案保管安全性。由于新型归档方式不需要使用档案卷皮，这样就使档案原件直接暴露在外部环境中，在提取档案时会发生磨损问题，因此会对档案原件的安全存储造成威胁。

第二，单份文件存储主要依赖于计算机系统，如果计算机系统发生故障问题，将极大影响文书档案的检索和应用，此时档案检索效率就会低于传统案卷检索方式。

基于以上问题，需要全面优化和改善新型归档方式。要求档案管理人员了解和掌握新型归档知识和方法，并且注重学习计算机知识与操作技术。这主要是由于“件”为单位的新型归档方式需要依赖于计算机技术和办公自动化技术的支持，因此档案管理部门应当提升档案管理设备的投入力度。

3 结束语

综上所述，学校文书档案管理主要是方便后期检索和应用，能够给予需求者真实准确的历史信息。因此以“件”为单位的新型归档方式可以有效提升档案归档和管理效率，也相应提升了管理质量。新型归档方式能够简化繁琐步骤，减少工作人员的劳动量，在档案归档期间不会受到时间和空间限制，充分发挥出文书档案的应用价值。

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