办公室文书档案收集与归档工作管理探究

李彩霞

摘 要：在行政机关的办公室日常工作当中，文书档案的收集与归档工作是非常重要的，其工作水平的高低直接关系着行政单位的工作效率和工作科学性。随着社会的发展以及政府职能的不断转变，行政单位档案内容日趋复杂，这给档案的收集与归档带来了一定的难度。笔者结合实际工作，在对办公室文书档案收集与归档工作内涵进行分析的基础上，重点论述了当前工作中的不足以及提升档案管理水平的对策，仅供参考。

关键词：办公室；文书档案；管理；对策

办公室是一个单位工作运转的核心和枢纽，承担着上传下达的重要任务，对于行政单位而言，办公室工作更是决定单位整体工作效率的关键。文书档案收集与归档是行政单位办公室工作中的重点内容，在传统的工作模式当中，文书档案管理工作大多单纯依靠人工完成，不只工作效率低下，档案管理的中间环节也会由于办事人员的能力和态度问题而出现偏差。随着社会的发展以及科技的进步，行政单位档案管理手段虽然在不断创新，但是其工作内容也愈加复杂，因此工作中的问题仍旧不少。

1 办公室文书档案管理工作的内涵

办公室文书档案是指行政单位自身在进行党务工作和行政事务管理工作的过程当中，积累下来的对于会议活动、人事调动、上级文件、下级汇报等活动的记录，以及在对这些记录进行系统的收集、整理和筛选之后形成的档案资料。对于行政单位而言，其工作内容复杂，工作中的文书交接较多，但是不是所有的这些文书都会形成最终的档案，我们一般按照办结完毕、保存价值高且系统整理完成这三个原则进行档案的归集，而那些临时性的、事务性的、或者对本单位未来理论和实践工作无用的则不需归档保存[1]。

在传统的行政单位办公室文书档案管理工作当中，人工劳动是主要的工作方式，随着科学技术的不断进步以及计算机的普及，很多文书、文件都是通过互联网的形式进行传输和保留，这使得我国行政单位办公室文书档案管理工作更加复杂。目前，由于人员配备以及技术更新上的落后性，我国行政单位办公室档案收集与归档工作中的问题比比皆是。

2 办公室文书档案收集与归档工作中的常见问题分析

2.1 行政单位整体的档案管理意识不足

行政单位普遍没有认识到档案管理的重要意义，或者是对于档案管理重要性的认识过分片面，导致行政单位的档案管理意识普遍不强；在日常工作当中，行政单位往往重视自身业务文件的积累，比如相应的审批文件、备案文件等等，对于日常事务处理中的文件收集与整理却往往不够。办公室文书档案管理工作，内容较为琐碎，行政单位领导往往认识不到办公室经手文件的重要价值，对于其筛选、保留工作也存在着一定的忽视，这就导致很多重要文件信息的损毁、遗失，档案整理以及归类较为散乱，给日后的查找与利用带来了较大的困难。

2.2 行政单位办公室文书档案收集与整理的方法较为落后

正是由于行政单位对于文书档案管理工作重视程度的不足，因此现代化档案管理工作的开展较为不利。首先，行政单位对于档案管理工作的投入严重不足，在自身信息化建设的过程中，往往忽略了档案管理工作中的信息化提高，档案室的计算机、扫描仪等设备配备不足，也没有档案收集和归档的有效工作软件系统，目前我国大多行政单位办公室文书档案管理工作，都是依靠办公人员的自主摸索，标准化和规范化严重不足，很多文书档案存在不兼容的现象，导致档案管理效率的低下。其次，行政单位文书档案管理工作，目前尚未建立起现代化的整体工作体系，单位内部各部门对于档案管理工作的配合度较低，在资料收集过程当中，其他部门递交上来的文本格式各异，必须经过办公室的二次整理之后才可进行分类和归档工作；而无纸化的文书档案交流模式也一直不能落到实处，很多资料需要办公室人员联系到文书资料直接负责人员进行“催缴”，严重影响了档案管理的信息化发展[2]。

2.3 行政单位办公室文书档案管理人员的综合素质不高

行政单位的工作模式与市场经济下的企业运营模式有很大的差别，工作成绩的考核、绩效的评定、工资标准的确定，通常不与办事人员的能力直接挂钩，这就造成机关人员工作态度散漫、工作效率低下等问题。行政单位往往安排年龄较大、快要退休的人员负责办公室的文书档案管理工作，他们的现代化计算机应用能力、学习能力以及创新能力普遍较低，工作中得过且过，不能尽职尽责，这些问题的存在，直接影响了我国行政单位办公室文书档案管理水平的提升。

3 提升办公室文书档案管理水平的对策

3.1 加强宣传，使行政单位普遍提起对档案管理工作的高度重视

档案是我国重要的数据资源和战略资源，做好档案管理工作，特别是做好行政单位的管理工作，对于保证我国社会的和谐稳定、经济的快速发展以及政府执政能力的提升具有积极的意义。行政单位一定要正确认识档案管理工作的价值，特别要认识到办公室文书档案在单位全部档案中的基础性和核心性地位，从而不断加大宣传力度，提起全单位人员对于文书档案收集与归档工作的重视程度，提升部门合作的协调性，增强办公室文书档案管理工作人员的责任意识和服务意识，以此打造良好的内部环境，促進办公室文书档案管理工作水平的提升。

3.2 创新手段，促进最新技术手段在行政单位文书档案管理工作中的应用

行政单位办公室一定要积极向其他科室、其他单位以及社会企业学习和借鉴相关经验，认识到时代发展对于办公室文书档案管理工作提出的新要求，从而不断改变理念和工作方式，不断进行自我更新，从而促进档案管理工作的进步。在文书档案收集工作当中，首先要确定更加标准化和规范化的文书格式要求，并从更加全局的角度，列明一段时间内的文书收集计划，通过定期的催、要、追等手段，确保文书档案的及时入库和完整真实；其次要不断优化档案内容，通过与其他机关科室之间的联系以及不断的深入调查，展开更加系统化的档案查漏补缺工作，从而提升办公室文书档案的完整程度，提高文书档案的内在价值。而在文书档案归档工作当中，办公室工作人员则应该在确保文书档案分类清晰、装订整洁、编号完整的基础上，进一步提高文书档案管理的安全性。在信息化手段更加成熟和完善的今天，办公室文书档案管理人员可以借助复印机、扫描仪等设备将纸质档案转换成电子版档案进行保存，从而保证办公室文书档案的异质保存状态，以更好地减少档案管理难度，保证档案的安全[3]。

3.3 敦促落实，以制度为手段，落实现代化的档案管理办法

行政单位应该加快建立更加科学的档案管理制度的建立，通过岗位责任制度以及相应的奖励制度的建立，充分激发办公室文书档案管理工作人员的工作积极性和责任感，使其更加认真、投入地开展工作，从而提升文书档案管理工作效率。行政单位要将文书档案收集与整理工作的现代化程度，作为考核工作人员工作成绩的重要方面，从而敦促工作人员自主学习、积极创新，以促进档案管理现代化水平的提升；有条件的单位，还应该组织档案管理人员参加更多的参观考察和学习培训活动，以此来有效地提升工作人员的现代化操作能力，从而提升整个档案管理体制的效率。

3.4 培养人才，提升档案管理人员的综合能力

行政单位应该从专业能力和职业道德两个方面入手，通过人才引进和人员培训工作，在提升办公室文书档案管理人员专业技术能力的同时，进一步端正其工作态度，使其能够恪守职业道德，以较高的进取心和责任心完成办公室文书档案的收集与整理工作，为政府职能的提升创造更多的效益。

参考文献

[1]潘挺.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务，2018，（15）：20，25.

[2]王勇男.浅析办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].赤子，2019，（1）：156.

[3]王雁声.办公室自动化环境下文书档案管理方法研究[J].赤子，2018，（35）：186.