大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理

于茜

摘 要：随着社会电子技术的不断进步与发展，大数据、云计算技术已经广泛运用于各个领域，财务会计档案管理也由传统纸质档案也在逐步向数字档案转换。作为大数据信息资源的重要来源之一，其应用服务模式的拓展存有很大的空间。大数据时代，在会计档案管理中充分、有效地发挥数字档案信息资源的价值，在使档案管理服务的水平提升，形成良性循环，进而使档案信息资料更好的服务于财务工作。本文从财务共享服务模式下电子会计档案的实施环境入手，建立了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型，详细阐述了电子会计档案管理的具体处理流程，并分析了财务共享模式下电子会计档案管理给企业带来的价值。

关键词：大数据；财务共享；电子会计；档案管理

大数据、云会计时代的到来，推动着企业的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变，电子会计档案管理既复杂又必须适时完善其系统性，对企业的发展发挥积极作用。大数据时代基于财务共享模式下的电子会计档案管理打破了传统，进行适时更新。数据的挖掘、处理、分析与应用都在一定程度上得到了完善，企业电子档案管理效率得到了大幅度的提升。

1 电子会计档案的实施流程

1.1 电子会计档案的采集

基于财务共享的电子会计档案管理系统，充分发挥了财务共享云平台的作用，将资金、影像、安全、会计核算等管理系统整合在一起，再利用不同种类的数据库接收各个公司的数据，查询、处理、分析，全面提供电子会计档案信息。电子会计档案信息分为数据与程序两类，前者主要与会计凭证、账簿、报表等相关。采集电子会计档案并进行整理，确定属性完毕后，再上传至财务共享云平台。传统的财务信息凭证，可通过扫描完成其电子化，为后期电子档案管理信息的完善奠定良好的基础。企业选择采用不同的财务核算系统处理原始数据信息，最终会自动生成相关电子会计凭证。之后会参与会计审批，完善对应的账簿。再经过财务报表系统生成最终的电子财务报表。传统的银行对账单也实现了更新，电子银行回单汇总收支报告成为最新对账形式。依靠这种模式，电子对账结果、报表数据都可在线完成校验。

1.2 会计档案的分析处理

基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子会计档案的价值。传统电算化条件下的电子会计档案之间的联系可能更多存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子会计档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而形成更有序、更有效的结果，也将有利于后续会计处理的计算分析。在电子会计档案的分析处理环节，主要将大量的电子会计档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术来对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以此满足后期电子会计档案的应用。

1.3 电子会计档案的应用

电子会计档案的应用是以数据挖掘技术为基准，前期进行有效分析，筛选出所需数据。再结合相关数据挖掘技术，进行高层次的数据分析。最终得到与企业决策相关的数据信息，为更高级别的管理提供帮助，从而发挥电子会计档案的应用功能。电子会计档案的应用主要包含了检索与利用。前者与财务共享云平台相连，进行有效的数据分析与挖掘，通过编程模型处理电子数据集，并查询制定云端电子档案信息，满足客户的需求。用户会通过电子会计档案进行检索，再将相关信息转换到实际中运用，发挥其价值。傳统的电子档案检索，数据类型、运算等层面存在明显的不足。而财务共享服务模式，实现了技术的更新，提高了数据的处理速度。此外，数据挖掘技术最终产生的结果，不仅包含了表格，还必须做到有效的格式输出。大数据、互联网种类之间的联系可完善电子会计档案与其他档案间的关联，实现人工智能化数据分析，推动电子档案管理效率的提升，为企业管理层的决策提供借鉴。

2 大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理价值

2.1 采用分类处理，提高电子会计档案管理的精细化

传统的会计档案管理往往是通过手工方式，对各类原始会计单据进行连续编号，统一装订管理。而财务共享服务模式下的会计档案管理更多的是通过财务共享云平台实现电子化的分类管理。各分子公司将原始单据扫描上传至财务共享服务中心后，系统会自动根据会计账目的不同进行分类，并自动生成连续的编号，这样可以大大提高后期会计账目的复核、记账以及结账工作的效率。此外，上传的会计凭证通过财务共享云平台的整合处理，凭证除了包括原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息，建立起了原始凭证和其他会计信息之间的联系，在提高会计档案管理效率的同时使管理更加精细化。

2.2 数据实时更新，提高电子会计档案管理的准确性和实效性

传统会计档案的数据大都是静止的，且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的会计档案管理，使账簿和报表数据既可以独立数据的形式存在，还可建立与多类会计信息之间的联系。各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描，影像识别系统就会自动读取原始的数据信息，并上传至云端，云端对数据进行处理后形成各类财务报表，支持企业的分析决策，同时也支持后续审计工作的查询功能。财务共享云平台支持数据的实时更新，从而增强了电子会计档案信息的准确性和实效性。

2.3 云端存储数据，提高电子会计档案管理的处理效率

财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式。通过财务共享云平台，各分子公司将各类数据信息上传存储至云端，不仅减少了纸质会计档案的数量，更是扩大了电子会计档案的存储空间。此外，通过大数据、物联网和云端处理技术，可以大大缩短企业会计报表的编制时间，并根据企业领导者的预期需求情况对会计档案进行分析预测，做出进一步的加工处理，从而节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案信息资源的处理效率。

2.4 降低信息传输成本，促进生产经营发展

财务共享服务模式下的电子会计信息经过加工整理，可以通过网络传输和共享云平台等介质传递方式，实现会计信息的异地查询、检索、分析、计算等，提高企业生产经营效率，降低信息传递运输成本。通过对历史会计档案信息进行加工整理、分析比较，可以对未来的经营发展趋势加以预测，为企业决策者提供更有效的决策依据。此外，根据经营管理目标的要求，可以对其中的生产经营要素进行相应的调整，保持企业生产经营的正确发展方向，促进企业经营管理目标的实现。

3 总结

传统型档案管理工作被数字化档案管理工作所替代，是大势所趋，这不仅仅是文档、介质等管理对象的存在形式发生了变化，外界的保障条件也发生了变化，这些深刻地改变着档案管理者、档案管理工作的思路。电子会计档案管理是一项复杂而系统性的工作，对企业具有重大意义。大数据、云会计时代，企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据，通过对这些数据的挖掘、处理、分析与应用，可以保证企业电子会计档案的管理更加及时、准确和有效。

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