新形势下企业档案管理体系建设的思考

沈淑玙

摘 要：随着我国市场经济体制的不断完善，企业面临着全新的形势和挑战，所以企业必须针对档案的管理体系进行研究，使管理体系体系不断丰富和发展，从而更好的针对档案信息化的工作进行指导。基于此，本文首先针对新形势下的企业档案管理的现状进行说明，并且针对于现状中所存在的各项问题进行一定程度的剖析，针对性的提出了相关建设性的建议，希望能够为我国档案管理体系信息化水平的不断提高贡献一份力量。

关键词：档案；信息化；管理体系

1 引言

档案管理中应用信息化技术，可以针对档案管理工作的发展进程全面推进，同时也可以使我国档案事业的信息化建设提高一个新的台阶。但目前我国的相关建设还存在一定程度的不足，对其原因进行分析主要有如下两点[1]：首先，我国档案的信息化建设起步相对较晚，远远落后于欧美等发达国家；其次，各级档案管理部门没有对于信息化建设逐步重视起来，本文将对以上问题进行分析。

2 档案信息化管理体系建设存在的主要问题

2.1 研究成果相对滞后且难以得到科学的有效验证

目前，我国的信息化档案管理体系建设尚未形成完整的系统的体系，各项研究成果还处于点状，并未发展成线和面，从而在整个体系的系统性和整体性方面还有着很大程度的不足。此外，我国的档案管理部门在相关的理论成果研究方面也呈现空白状态，对档案管理信息化的建设起到严重的制约。同时，由于，该方面理论的研究形式和研究内容都相对复杂，所以有关研究部门并没有将研究找理论成果转化成实际成果，这就造成了无法及时有效的针对这些研究成果进行验证，同时造成了我国的研究存在滞后，并且研究效果也大打折扣。

2.2 缺乏组织协调机制

目前我国的相关理论建设并没有主要负责的部门进行沟通和协调，这就导致相关的理论体系建设没有呈现片状，还仅仅在点状发展，实用技术和理论建设相互脱节，导致档案工作人员和信息工作人员各自为战，食堂管理过程中孤岛现象十分严重，造成部门和部门之间交流不畅，信息的沟通异常困难[2]。

2.3 保障投入不足

由于档案信息化管理建设涉及的学科相对较为广阔，并且技术含量和知识面都相对较广。所以，在档案信息化管理的建设过程中，需要社会各界的人士共同努力，保证整个人力、物力、财力的投入更加的科学合理。但目前我国的情况是：整个理论体系的投入明显不足，并且有关部门对此重视程度还存在着相当严重的不足，从而导致研究成果较少，并且研究的成果存在权威性和可操作性，这对档案信息化建设的研究工作有着大大的制约。

3 档案信息化管理体系建设的对策

3.1 完善组织与决策体制

在当今的信息化时代，档案管理信息化建设是十分必要的，档案管理体系的全面建设说对公司的不论发展有着重要的作用，所以工作人员必须针对决策体制和组织积极完善和科学规划，确保理论体系建设工作的顺利进行，具体可以针對如下几点进行把握：1）积极制定与档案管理有关的政策和制度，并且针对这些制度的贯彻和执行要严加检查，从而为理论体系的建设提供指导；2）要针对我国的实际形式来进一步完善理论体系和执行体系的打造，以中国特色社会主义理论体系为前提和导向，逐步探索档案管理建设的信息化和体系化工作开展；3）在档案管理体系建设过程中，工作人员应更加科学高效的将各个部门组织起来，建立起与社会主义市场经济体制互相融合的组织架构，从而更好的吸纳先进的技术和专业的人才投入到建设当中，同时各项工作也可以由于上述工作的合理进行得到更加顺利的开

展[3]。

3.2 各级政府部门及相关技术专家大力支持

有关人员必须努力争取到政府部门的支持来开展档案管理体系建设，有关部门在制定相关政策时应该针对档案管理建设给予一定的政策支持。与此同时也要加大针对信息化工作的资金投入。政府部门应该为信息化技术专家和答案专家提供一个优良合理的工作环境，使工作者能够在愉快的氛围当中全身心的投入到工作当中。政府部门必须从我国的实际形势出发来出台有关的方针和政策，同时做到与国际接轨，从而确保我国的企业档案管理体系建设能够在一条正确的路上行驶。在档案管理体系建设过程中，工作人员应该彼此之间相互合作，在档案管理信息化的理念前提下充分发挥自身工作的主观能动性和积极性，从而更好的为当管理体系建设作出自身的贡献。与此同时要加大对通用型人才的培养，可以将外部的优秀人才引进来，企业也可以将企业内部的工作人员送到外国去培训学习，使工作人员的学习和培训成为常态，办公室引进新人时可以签订导师合同。培训的内容要将重点放在符合国家法律法规的基础上专业技能的培训方面，积极营造诚实守信、有条不紊、互相监督的健康工作状态。并且工作人员要特别重视档案管理信息化的有关技术，努力开发更加深层次的云计算和人工智能技术，从而使档案管理系统更加的自动化甚至智能化，并且在此基础上实现数据资源的整合、挖掘和转化，从而实现信息的增值。

3.3 理论与实证研究相结合

在针对档案管理体系建设过程中，有关人员必须针对我国的基本国情做到心中有数，做到一切从实际情况出发。所以针对有关理论建设主要有如下两点：首先要针对实践过程所遇到的问题进行着重研究；其次要对未来的发展前景作出科学合理的预测，在整个理论体系建设过程中绝不能照抄照搬国外的先进经验，工作人员可以吸收国外的先进经验再进行中国化，做到理论联系实际，在实际中验证理论的正确性，通过实践过程中的反馈来进一步将整个管理体系更加的完善。只有将实际研究和理论进行合理的融合，才能确保在新形势下企业档案管理体系建设的科学性和系统性，从而更好的将档案管理体系建设更加健康平稳的进行。

4 结语

综上，在新时期下针对企业的档案管理体系建设是十分必要的，对我国的企业发展起到重要的作用，企业的有关管理人员必须对此重视起来。本文对理论体系的建设过程中所存在的主要问题进行分析，从理论结合实际和完善决策体制和组织等角度来针对档案信息化理论体系的建设进行了论证，旨在为我国的有关研究提供一定的指导。

参考文献

[1]倪晓敏.新形势下加强企业档案管理的思考[J].机电兵船档案，2009（4）：24-25.

[2]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012（1）：5-5.

[3]刘茹涵.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].企业改革与管理，2017（14）.