档案信息化建设与档案管理的优化策略

崔永亮

摘 要：现代信息技术的发展推动档案管理方式的变革，信息化档案管理已经成为档案管理工作的基本趋势。只有完善信息化环境下的档案管理方法，丰富信息化环境下的档案管理工作内容，才能提高档案管理工作质量。

关键词：信息化；档案管理；工作方式

信息技术已经成为档案管理工作的重要条件，在信息化的环境下开展档案管理工作，应当促进档案管理标准化、数字化、智能化和共享化的运行。本文主要探讨信息化档案管理的问题，总结信息化环境下的档案管理策略。

1 档案信息化建设现状

1.1 基本理念

档案信息化是新时期档案管理工作的改革方向，档案信息化建设是实体档案向虚拟档案管理发展转变的过程，它具有长期性、标准性和数字化的特征。档案信息化建设是在国家的统一领导下，运用现代信息技术对档案资源进行的数字化管理与利用。档案信息化建设以挖掘档案资源的潜在价值为重点，强调构建一个全民使用档案数据的科学体系，从而满足社会对信息资源服务的需。现代档案信息化工作着力实现档案管理一体化，建立双轨制管理理念，并且保持档案资源的安全有效。

1.2 取得实绩

档案信息化建设已经成为社会各界的共识，我国在档案信息化建设过程上取得了较为突出的成绩。一方面，在全社会广泛的促进了档案信息化建设氛围的形成，地区各基层单位、社会大众普遍的认识到档案信息化建设的重要意义。另一方面，在档案信息化建设的实际工作中取得较大的突破，大部分基层档案馆、企事业单位普遍的着手建立信息化档案管理体系。在大數据与云平台的支持下，档案信息化建设日益由高效保存档案数据向着广泛实现档案数据资源共享的方向发展。档案信息化已经成为基本趋势，数字化档案资源得到广泛普及应用。

2 档案信息化建设问题

2.1 缺乏科学认识

当前基层单位对档案信息化建设重要意义认识不足，基层单位还缺乏科学的档案管理工作体系，档案信息化建设与信息化档案管理方式未能得到全面深入的普及，不少单位的档案信息化建设还停留在电子化的阶段，没有围绕着数字化档案管理开发有效的系统，不能建立专业的结构化档案管理数据库，无法实现多样类型的档案数据资源的有效存储应用。基层单位对档案信息化工作的理念理解不足，缺乏科学全面的信息化档案管理工作规划，传统的档案管理方式影响了档案工作的效率。

2.2 缺乏技术人才

档案信息化管理工作需要专业技术人才支撑，目标基层单位缺乏丰富的档案信息技术人才，档案管理人才的水平不足以适应大数据与云时代的档案管理工作需要。首先，缺乏科学的档案专业技术人才的引进机制，档案数字化管理人才未能有效的引入基层企事业单位，影响了档案管理信息化工程进程。其次，基层单位还未能形成综合型的档案管理工作团队，不能围绕着档案技术的更新换代进行数字化档案管理工作的创新与开拓，因此影响信息化档案的收集范围、档案数据资源的质量，以及档案管理的有效性。第三，基层单位还缺乏有效的档案人才培训机制，不能对档案管理人才进行综合型培训，因此影响档案人才发展。

2.3 资源利用不足

档案信息化管理的目标在于实现档案资源的潜在挖掘，强调充分实现档案资源的有效共享，从而满足全社会的数据信息需要。当前档案信息化建设的主要方向还集中在档案管理方面，档案数据信息资源的共享开发机制建设不足。一般企事业单位只实现了档案资源的内部有效运转，还未能建立广泛的档案资源开放式供给体系，因此影响档案管理工作的有效性。目前基层档案管理的规范化水平较低，档案资源的分类管理工作不足，缺乏对各种非结构化数据的保存与应用检索能力，不能对档案数据资源进行深入的挖掘与应用，档案信息化工作的质量不足。

3 档案信息化建设策略

3.1 创新管理理念

提高档案信息化建设的有效性，还要构建完善的档案管理工作体系，注重在数字化、标准化、智能化的理念下提高数字档案资源的管理水平，解决传统档案管理工作的问题，构建优化的档案管理工作机制。首先，注重构建完善的档案管理工作体系，形成专门的档案管理工作机构，保证行政部门、专业档案馆与基层单位档案中心的有效互动配合，在统一的档案管理法规与标准下，促进档案信息化工作的加快推广普及。其次，构建专门的档案管理工作制度，形成规范化的档案管理制度体系，运用制度化的方式优化档案管理工作内容，确定档案管理人员职责，提高档案管理的科学性。第三，还要调动基层部门参与档案管理的积极性，构建大档案管理体系，在良好的档案工作氛围下开展档案管理。

3.2 提高人员素质

目前应当在有限的档案管理条件下提高人员素质，在现有的信息化建设环境下依靠专业的档案技术人员提高基层档案信息化工作建设的水平。首先，加强专业技术人才的引进工作，围绕基层档案管理信息化建设的需要，不断的引进专业档案技术人才，促进技术人才投入到基层档案事业中心。其次，加强专业技术团队的构建，强调围绕信息化档案管理需要，围绕着开发档案管理系统，加强电子资源的管理工作，以及对档案的分类存储与电子共享，组建专业性的档案管理工作技术团队。第三，加强档案专业技术人员的培训，全面普及档案管理工作知识，促进档案管理人员技术水平提高，并且形成安全共享档案的意识。

3.3 做好支持工作

目前提高档案信息化工作水平，还要加强档案管理软硬件的支持工作，注重提高档案信息化管理的技术水平。首先，应当全面加强档案管理软硬件配置工作，注重提高档案管理的信息技术手段，配制信息化档案管理必要的硬件设施。其次，加强专业档案管理系统与电子档案存储的数据库建设，加强对非结构化档案资源的存储，开发符合广泛进行档案资源共享的系统。第三，还要加强档案的规范化管理工作，形成大数据环境下的档案资源的实时监控机制，开发优质的互联网+环境下的档案安全保障系统，有效保证档案信息资源在安全环境下进行运用。

4 结论

档案信息化建设应当形成完善的体系，全面加强档案信息资源的优化共享，切实加强设备与人才配置的有效性，从而全面提高档案数据信息资源管理的有效性，解决传统档案管理工作问题，发挥新时档案信息资源的应用价值，更好的满足全社会对数字化档案的使用需要。

参考文献

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