浅谈如何做好民营企业档案工作

摘 要：因为随着时代的不断进步，民营经济也同样得到了快速发展，在此情况下，民营企业一定要对档案管理加大力度，并提高相应管理水平，这是现时期民营企业在发展中需及时解决的一类问题。为此本文结合民营企业内有关档案管理中的一些问题，实施了深入的研究和细致的分析，提出解决问题和提升档案管理工作效果的有效方法，望可以辅助民营企业能够朝着更好的方向不断发展。

关键词：民营企业；档案管理；企业发展

因民营企业其在发展规模及管理水平方面存差异，为此，对本企业中的档案管理工作重视度也有所不同。针对一些发展比较好的民营企业，其对企业内部的档案管理便会非常重视，并且还为工作配备了现时期先进的办公设施与完整的关于档案管理的相关制度。对于中小型规模的民营企业来说，尽管也具有档案管理意识与基础设施，然而却缺少系统性档案管理理论与专业能力，缺少现代信息化档案管理方法。

1 现今民营企业内档案管理中的常见问题

1.1 管理人员对于档案管理意识较欠缺

民营企业开始时都是从小规模的作坊经过长期发展而形成的，民营企业管理人员通常对利益的获得较重视，特别是短期内的利益取得，然而档案管理对于企业发展却不能获得突出性的经济效益，所以，很多民营企业在其发展期间通常对档案管理工作都有所忽视，尽管很多民营企业都设置了档案管理的相关部门，但仍存在无人管理和管理混乱的情况。更为严重的，还有一些民营企业从来就未构建档案管理部门，对档案信息漠不关心，根本谈不上关注和重视。民营企业管理层人员认为档案管理只是企业中一项辅助性工作，并不存在难度，任何人都可以担任此工作。民营企业本身对档案管理的忽略，一定会对工作人员对待本职工作的态度产生一定影响，这样会让档案管理受到更大的阻力，不能有效提升工作成效[1]。

1.2 民营企业内档案管理的相关规定缺少规范性

现时期情况下，很多民营企业对于档案管理都存在制度不完善的问题，缺少健全完整的档案制度，由此迫使档案管理的工作成效并不高，很多企业还未构建完整或是根本就不曾制定档案管理的相关制度，通常都只是表面形式而已，完全不能发挥出档案管理工作原本应用的实效性及应用性。这些情况的存在，对于档案信息完整性和档案信息可利用性起到了较严重的影响，同时也阻碍了企业管理，使企业管理变得更加混乱。

1.3 缺少现代化办公设施的投入

档案管理工作的有效开展与资金的投入是密不可分的，但是很多民营企业都一致认为档案管理工作不会为企业创造突出性的经济效益，因此对于档案管理的作用也未给予应有的重视，所以对于档案保存和管理设施的投入比较欠缺，还有些企业对于这一方面的管理完全没有应有的资金注入。即便有的企业配置了相应的管理经费，但仍只是小屋见大屋，解决不了实质性的问题，最终造成设备陈旧、配备不齐全的问题，为此档案所收集的信息都是使用手工形式来进行的，在此情况下，有随意性存放的问题存在，最终使档案损坏或是丢失的情况发生。虽然民营企业的发展非常快，然因为其对于的基础投入的力度不足，致使档案管理方法与企业发展间存在脱节，这样便会对企业的长远发展形成较大的阻碍，无法提升企业在市场竞争中的实力[2]。

1.4 工作人员的专业水平与理论知识有待提高

现时期，一些民营企业中并未配置专门负责管理档案的工作人员，由此使一些企业内的档案管理工作都是由企业内的文职人员兼职管理的，然这部分人员通常对于档案管理并不了解也不熟悉，同时，针对档案管理也未进行过相关的学习和培训，这样使企业管理层人员对档案管理工作并不重视，对于数据信息的归档并不规范，或是存档不及时等多种问题存在，为此对档案信息的完整性和有效性产生了严重的影响。

2 民营企业内档案管理工作成效提升的对策

2.1 檔案管理意识的不断强化

在民营企业运营期间，管理层的工作人员对档案管理的重视程度，会对档案管理工作的实施与效果产生直接影响。如企业管理人员对于档案管理不能给予足够重视和大力支持，那企业档案管理水平的有效提升也就无法实施。所以，为此需强化档案管理人员自身对于企业档案管理的认识，同时还要对档案管理对于企业发展的重要作用加大宣传，由此促进企业管理人员提高档案管理意识。并且，档案管理部门本身也需有效发挥本身优势，从档案管理理论知识、档案管理技术两方面，来对民营企业内负责档案管理工作的相关人员进行教育学习和宣传，由此为提升民营企业的档案管理工作成效奠定基础[3]。

2.2 构建完善的民营企业档案管理体制

高效的管理制度可以使档案管理工作更加顺利的实施，如此才可以保证档案管理会逐渐规范化，由此保障民营企业内的档案管理工作可以正常运行。因为民营企业在相关制度构建方面起步的时间相对较晚，所以，民营企业结合本身的具体情况，可事先构建基础性的档案管理制度，之后，在企业发展的各个时期，可随之构建企业内的档案管理委员会及奖罚机制等一些保障性机制。

2.3 提升工作人员专业能力与知识素养

民营企业可随着时代的不断发展，结合具体发展实况，来合理的配备相应的具有专业技能和基础理论素质的档案管理人才，同时还需对负责档案管理的工作人员安排定期的培训和学习，使民营企业内档案管理队伍整体素质能够得到提升，由此才能更高效的做好民营企业内档案信息的收集、整理和归档，在此当中必须要保证企业生产及销售类的档案信息完整性和有效性。首先，民营企业内档案管理机构和工作人员需提高业务素养，确定工作重心，为企业管理人员提供管理中所需的重要信息；其次，档案管理机构也需与各部门间加强沟通，让企业上下都能够对本企业内的档案信息有所了解和掌握，并同时为企业发展提供优良并且高效的档案信息。

2.4 在民营企业档案管理中实现现代化技术的充分应用

如想确保民营企业中的档案能够最大程度的发挥其应有的功能，一定要将当今的先进技术应用在企业内的档案管理中，大力提高企业内档案管理成效与信息利用率。如想提升民营企业内档案管理效果，不但需要工作人员具有扎实的专业基础和能力，而且，还需在工作中大量的引用现时期最为先进的办公基础设施。在民营企业实力充许的情况下可积极引入现代先进的高科技技术，对民营企业内的档案管理工作需采用计算机来辅助其进行，通过计算机及一些现代化高科技设备，把文字、声像、图片等档案材料变成数字材料，并且需充分利用好互联网技术来完成企业内各部门间的档案信息共享[4]。

3 结语

综上所说，民营企业本身由于规模与制度的完整度存在差异性，所以企业管理层对于本企业内的档案管理也存在不同的看法。在此情况下，民营企业需结合自身实际发展情况，审时度势，选用适合本企业档案管理发展的规定和制度，有针对性和有序的构建档案管理制度，防止因为没有执行依据而盲目的实施工作，由此，在此情况下，需不断健全并规范民营企业内的档案管理事宜。

参考文献

[1]贾丽君.新形势下民营企业档案管理的对策[J].兰台内外，2016（5）：58-58.

[2]路艳芬.探讨民营企业档案管理的现状及解决措施[J].办公室业务，2018（7）：104-104.

[3]胡京津.浅析民营企业档案管理信息化建设[J].档案天地，2016（5）：53-55.

[4]张靓.浅议如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（1）：141-141.

作者简介

史克勇（1982-）男，汉族，河北省邯郸市人，大学本科，河北方融科技发展集团档案室档案管理员，研究方向：企业档案信息管理。