浅析文书档案管理工作的创新

颜英梅

摘 要：文书档案管理工作创新理念的有效落实，一方面能够转变传统档案管理思路，使档案管理工作的效率与质量得到显著提升，以便更适应现代办公高效化的要求；另一方面，凭借创新意识的深入，更能够有效降低档案损坏、遗失、被窃取等问题出现概率，使单位经济权益得以更好的保障。本文基于文书档案管理存在问题展开分析，在明确优化对策同时，期望为后续档案管理系统的构建提供良好参照。

关键词：办公文书；档案管理；存在问题；优化对策

现代经济市场是以信息数据为基础的竞争环境，在企业及事业单位发展过程中，势必会衍生出较多的方案，其中不乏机密性的信息，若此类数据出现泄露、遗失或损毁的情况，对于后续办公无疑都会埋下极为恶劣的影响，甚至直接会撼动企业在经济市场环境中的地位。因此，文书档案管理工作的持续创新与优化需要得到重视，以便保障企业基本的经济权益。

1 文书档案管理工作创新意义

文书档案是记录企业项目信息、员工信息、工作内容的主要载体。在企业工作期间，经常需要调用档案借鉴其中的信息以便为后续企业战略方案的拟定提供参照，若档案数据仍旧沿用传统档案记录形式，则极易使管理者对企业工作认识产生偏差，使后续工作的开展实用性不足，最终影响企业工作的质量。因此，现代文书档案管理工作应站在传统档案管理角度分析欠缺的内容，并提供详细的补偿措施，转变档案管理思路，使管理技术、管理设备、管理方式得到创新，并且能够提供更充实的档案资源储备，以便管理者更全面的审核企业环境，才能使档案管理工作质量与效率得到显著提升，以便更深层的发掘出企业潜在能力，使市场竞争力得以明显增强。

2 文书档案管理工作存在问题

2.1 档案管理制度的不完善

根据相关调查数据显示，很多事业单位都存在相同问题，那就是缺乏完善的管理制度。相关工作人员在对文书档案进行管理时，由于管理制度的缺乏，没有一个具体的管理规范，极容易使相关的工作人员在工作过程中降低工作的要求，产生懈怠、懒散等现象，甚至会使文书档案的管理出现很多的差错。在这种情况下，企业利用相关文书档案信息去做决策，将会使最终制定的决策与实际情况存在很大的差异，不利于事业单位的发展。与此同时，管理制度的缺乏还会导致在工作过程中出现贪腐的现象，使记录存储的信息缺乏真实保障。

2.2 档案管理工作的不重视

根据目前我国各事业单位实际的运行情况可知，绝大多数企业都在一定程度上忽视了文书档案的管理，使其不能够真正发挥出自身的作用。有些企业在执行相关的管理制度时，没有对其进行任何改革和创新，使用的都是几十年前的管理制度，并且对于文书档案也很少进行整合和更行。同时，还有些事业单位的领导人员对于文书档案的管理缺乏足够的认识，使其在进行管理的工作过程中一直都是采取重管理、轻使用的管理态度。

2.3 档案管理技术的不先进

现阶段，各事业单位所采用的管理技术也是相对较为落后的，这在一定程度上大大降低了管理工作所带来的实际效果。很多事业单位在进行管理工作时，先用计算机去接收和保存相关的信息，在通过相关的软件对其进行查找和检索。这种管理形式，使得相关工作最后所获得文书档案信息只不过是一条电子文本信息，不能够与实际生活相连接。所以，文书档案的管理不要脱离实际，应与实际工作建立更紧密的联系，这样才能够增加文书档案信息被人们利用的次数，发挥出其本身所具有的真正的作用。

3 文书档案管理工作优化对策

3.1 完善档案管理制度内容

在完善文书档案管理内容过程中，管理人员需基于传统档案管理制度基础分析现阶段档案管理需求与未来发展形式，以便拟定更详细的完善方案，使事业单位档案管理水准与实用性满足工作要求，才能不断完善企业档案管理制度，使档案管理效率与质量得到全面增强。其次，在档案管理制度修改过程中，管理人员应基于现代档案管理技术与信息化平台，提出创新思想，确保传统档案管理形式能够融入现代档案管理平台内，并能够有足够的档案转型与缓冲空间，才能使档案管理制度在不断完善过程中，得到更好的管理效果，使传统文书档案管理能够继续应用于未来办公内。租后，在档案管理体制不断完善过程中，管理人员需要对文书内容类型进行详细划分，并切实的拟定责任制度，以便档案管理工作效率与质量得到最基本的保障，避免管理人员懈怠与消极情绪出现，并提供定期考核的制度，确定管理人员的实际工作状况，提供详细的奖惩机制，才能持续激发档案管理部门工作的积极性，使整体档案管理质量得到保障。

3.2 提高档案管理人员素质

相关工作人员在从事档案管理工作時，需要不断的提升其整体素质。企业在提升相关工作人员的素质可以采取以下几种方法：首先，在招聘相关工作人员时，要严格把控工作人员所具有的个人素质；其次，事业单位可以定期开展一些有利于提高和完善相关工作人员素质和技术的交流大会；最后，还需要建立相应的奖惩制度，以提高工作人员的积极性和主动性，以进一步提高档案管理工作。

3.3 转变档案管理工作方式

电子档案是基于网络信息化技术衍生出现的信息承载形式。在档案管理过程中，比较传统的纸质档案，电子档案在空间、成本、管理方面都具备绝对的优势，并且电子档案备份更加简便，能够有效降低档案管理工作的压力。但传统档案管理方式的转变并不意味着要淘汰纸质档案，因为现代网络平台管理法规等方面尚未构建完善，在具备法律效益的档案管理过程中，仍倾向使用信息唯一性的纸质档案，不但能够有效避免档案内容被篡改，同时更便于保管，避免档案机密信息泄露。

4 结语

文书档案管理工作创新意识的有效落实，不但能够为档案管理工作提供更广泛的数据采集平台，由此增强档案管理工作的效率与质量，同时凭借文书档案管理制度的不断完善，更便于管控档案管理技术，以便为后续企业经济与生产系统的构建提供更准确且真实的档案资料。故而，在论述文书档案管理工作的创新期间，必须明确文书档案管理内容与要素，并提供详细的资料管理方案，才能为后续文书档案管理工作的开展提供更全面的技术保障。

参考文献

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