浅谈卫生和计划生育局档案管理的优化措施

张舒薇

摘 要：卫生和计划生育局档案的现代化管理不仅有利于档案的储存和实用性的提高，而且能够有效提高卫生和计划生育局的工作效率，这具有重要意义。实施科学、制度化的卫生与计划生育的档案管理工作，是卫生与计划生育执法规范和依法行政的重要基础。档案管理人员只有具备一定的档案专业知识和计算机知识，具有创新思维，才能胜任档案管理工作，更好的实现档案管理的现代化。

关键词：卫生；计生局；档案管理；优化

中国计划生育二胎政策的逐渐实施，卫生规划部门越来越多的关注群众的医疗卫生服务，做好档案管理工作是卫生和计划生育的基础工作，提供准确、权威数据和后续工作以及研究书面信息查询、检索和决策。所以下面就针对目前卫生和计划生育局档案管理存在的问题及优化措施进行探讨。

1 档案管理的意义

任何工作都离不开档案管理，作为贯彻卫生和计划生育基本国策的部门更是如此，做好档案管理工作，至少有以下三个重要方面。第一，档案管理可以促进卫生和计划生育工作。卫生计生档案管理，能够确保档案信息收集的准确性、真实性和完整性，能为后续工作和研究提供权威性的原始信息。档案管理可以促进卫生规划的规范化和科学化。二是档案管理事关人民群众的切身利益。健康档案管理中记录的信息关系到每个家庭的健康和幸福。如果档案管理不到位，档案信息记录不准确、不及时，会给群众带来很多麻烦。有些甚至信息的丢失、泄露，都可能严重影响群众的生活。第三，档案管理是促进卫生规划发展的坚实基础。通过分析和比较卫生以及计生档案信息数据，卫生计生的特点在开发过程中，可以找到有关法律，可以发现缺陷，提供权威参考为未来的发展和决策定制合适的计划。

通过加强档案管理，不仅可以促进卫生以及计生工作的改进，而且可以为卫生计生部门树立良好的社会形象，促进卫生规划事业更加健康、科学地发展。

2 卫生和计划生育档案管理存在的问题

2.1 档案管理基础设施较差

基层卫生和计划生育档案管理在我国现有的基础设施比较落后，无法满足不断飙升的需求文件管理，在硬件和应用软件都有较大的缺陷，影响文件管理的全面性、准确性和效率，因为一些基层卫生和计划生育档案管理单位设备资金有限，因此不能购买先进的技术和设备，而且很难跟上科学技术的发展。我国基层卫生计生档案管理基础设施除了数量不足、资金有限外，还存在更新缓慢、系统升级和维护水平较差等问题，使得档案管理缺乏强有力的设备支持。

2.2 缺乏完整的档案管理系统

建立完整的档案管理系统有助于提高卫生和计划生育工作的档案管理效率，有助于档案管理以及之后的各种工作有条不紊地运行，我国尚未完善文件管理制度，因此，文件管理在档案收集、组织、档案归档工作缺乏有效的指导和约束，部门和人员之间的合作和努力协调也没有完善的系统，容易导致档案泄露等问题，不利于基层卫生计生档案管理工作的高效运行和良好发展。

2.3 工作方法落后

一是精确化水平不高。档案管理本来是一项美好的生活，但一些工作人员长期养成了自由散漫的坏习惯，在档案管理中仍是散漫的工作模式。如在档案信息资料的收集方面，不够认真负责，档案信息的准确性、真实性和权威性等方面，缺乏严格的自我要求，导致档案管理效果大大降低。二是电子建设滞后。公共卫生和规划部门大多仍以纸质档案为主，电子信息档案建设相对滞后。

有些人长期习惯了旧的方法和程序，主要是手工收集和收集文件，工作效率低下，不适应电子信息文件管理的新要求。除了档案管理人员基本年龄较大外，他们认为这是一个退休的休闲部门，也不想学习电子信息档案管理技术。电子档案专业技术水平不高，容易受到病毒木马信息、信息泄露、篡改、丢失等问题的影响，严重影响档案信息工作的效果。档案管理设施和设备建设的资金投入较少。档案管理中计算机硬件和档案管理软件系统的日常维护和更新不到位。设施设备老化严重，难以适应发展形势的新要求。

2.4 工作人员素质偏低、不固定，且对人口计生工作认识不足

在当前卫生和计划生育档案管理单位的人员多数为老年人，因为他们的成长环境是上世纪的年代，教育水平比现在要落后一些，并在那个时候，人们的思想比现在有很大的不同，从客观的观点来看，他们没有计划生育档案工作的素质；与此同时，因为他们也老了，他们对工作的态度可能不像年轻人那样积极，所以在工作中会敷衍了事，这将严重影响管理水平的提高。

3 优化衛生与计生局档案管理现代化问题的对策

3.1 强化档案管理认识与观念

基层卫生和计划生育档案管理水平与每个人的工作和生活密切相关，关系到我们的健康和基层计划生育工作数据完整性和真实性。档案管理人员应提高档案管理的重要性认识，建立一个责任心强，有良好的目的感和热情的工作态度，它要求档案管理人员具有扎实的专业知识和技能。为了改善工作人员负责档案的技能，有关单位应定期培训人员，举办经验交流会议，这样有经验的员工可以传授经验，新的人员和年轻的员工可以提供技术指导，让所有人员都能熟练掌握电脑等新设备。

3.2 建立健全档案管理系统

建立一个较为完善的档案管理系统，从以下几个方面对现有工作进行改进：首先，档案管理的统一指导，使其熟悉他们的工作职责，加强员工的工作责任意识，素质较高的合格员工想资质较低的员工传授经验，能力强的员工可以分享他们的业务处理能力以及方法，其次，有必要规范工作流程，明确工作安排，加强员工之间的沟通，协调各部门之间的工作关系。建立科学合理的监督机制，对相关工作进行抽查监督。

3.3 强化学习意识，提高工作水平

一是加强商务学习。作为档案管理人员，必须随时了解国家计划生育政策的新趋势、新要求和新形势，提高政策理论水平，认真学习档案服务知识。特别是要加强档案信息技术的学习和培训，通过集体学习和个人自学不断提高计算机应用水平，以适应档案信息建设的需要。在档案信息的收集和整理过程中，要注意保证档案信息的准确性、真实性和权威性，提高档案管理的质量。二是加强信息技术应用。提高档案信息化建设水平，坚持纸质档案与信息档案同时备份，确保所有档案都能存储在电子信息数据中。特别是要加强档案电子信息的安全措施，避免档案信息被盗、篡改等问题。要加强档案管理设施设备建设，加大人力、物力、财力投入，加强档案管理软硬件建设，避免档案设施设备老化。

3.4 提高档案管理人员素质，提升档案管理水平

提高卫生与计划生育档案管理水平，要做的是提高档案管理的质量，尝试使用一些受过高等教育的年轻人，他们是受过高等教育的，向上争取项目可以大大提高工作效率，他们理解电脑的使用，可以满足时代的需求，提高档案管理的水平。

4 结束语

综上所述，档案管理是卫生和计划生育局的一项重要工作。我们应该认识到档案管理的重要性，档案管理从过去的纸质、手工到现在发展到电子信息、自动化的趋势。面对新常态、新形势，要转变观念，加大对档案管理人员和财产的投入，建立完善的科学管理制度，加强培训学习，不断提高专业水平。

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