企业档案管理信息化建设探析

郭晓滨

摘 要：在科技的引领下，企业档案管理工作进入全新发展阶段，以信息化为方向，发挥信息技术的优势，推动传统纸质档案管理模式向电子档案管理趋势发展，有效提升档案资源共享程度，档案开发与利用效率显著提高。

关键词：企业；档案管理；信息化建设；问题；对策

档案是企业重要的资源，是企业管理不可缺少的内容，为企业全面发展提供更加详尽与全面的平台。档案管理信息化主要是在保留实体与纸质保管的前提下，加快档案实体向信息化与电子化转变，为企业发展创造更加优质的条件，满足社会对信息多元化的需求，增强信息共享度，提高档案管理的效率。立足当前，企业档案管理信息化建设仍存在一些问题，矛盾较多，需要给予高度重视，进行深入与综合的分析，构建科学高效的发展策略，为企业档案管理可持续发展奠定坚实的基础。

1 结合行业发展正确认识企业档案管理信息化建设的背景及必然性

1.1 信息化符合现代档案管理发展要求，彰显时代进步性

目前，信息时代势不可挡，各个领域都深受影响，档案管理也参与其中，促进企业由传统模式向信息化与数字化的转变。基于此，众多行业都重视信息化与大数据的升级与调整，以时代发展为方向，将现代化信息技术融入传统档案管理范畴，实现对纸质档案收集整理方式的优化，促使其向着数字化道路发展，达到对档案管理与使用的信息化升级，以便有效降低企业管理的成本支出，为企业管理者提供更加高效与便捷的服务。由此可见，信息化是现代企业发展的必由之路。

1.2 信息化全面提升档案管理开发利用效率，满足企业多渠道需求

对于电子文档，突出的优势是能够承受较大容量的存储需求，同时，提取速度较快，更显便捷性，效率较高，优势远远高于纸质档案管理模式，在根本上能为企业人事变动、革新等管理行为提供更加全面与优质的服务，彰显企业综合管理水平。在根本上讲，信息化背景下的档案资源管理全面配合了企业发展的多方面需求。

1.3 信息化档案管理降低工作强度，缓解工作压力

依托信息化档案管理模式，档案的安全性与稳定性得到增强，在完成纸质档案向电子档案转变之后，信息存储于硬盘，附之以及时的备份，实现存储空间的有效节约，以网络传输为手段，达到信息快速传递的目的，降低文件丢失率。另外，通过信息化档案管理手段，管理人员工作压力被降低，传统人工收集与处理方式被取代，达到数据的一次性录入，支持档案信息的重复性使用，档案利用率得以提升。除此之外，依托信息技术手段，档案管理效率显著提高，简化了传统档案管理流程，工作效果更加突出。

2 深入剖析企业档案管理信息化建设过程中存在的问题

2.1 企业档案信息化尚未构建统一的管理模式与标准，制度性保障作用无法发挥

對于企业的档案，涉及企业管理的很多方面。但是，在档案管理中，通常以归口管理为主，无法实现档案管理模式的统一，这在很大程度上使得企业档案信息建设表面化严重，将工作重点放在基本归类方面，对信息的分析深度不够，传统档案管理方式的不足尚未得到改善，缺乏科学与统一的信息化管理标准。

2.2 企业档案管理与应用处于隔离状态，创新性不足，利用率不高

在企业档案管理范畴内，信息化建设的目标是对信息进行合理整合，提升档案服务于企业的能力，满足企业多方面的需求。但是目前，很多企业档案管理的真正作用尚未实现，管理与利用尚未实现有效结合，更显彼此之间的分离性，尤其是管理与应用处于各自为战的局面，制约企业资源的高效整合利用，管理成本很难得到有效控制。

2.3 信息化档案管理受重视度不高，管理模式滞后性严重，人员整体水平不高

对于企业而言，追求利润是根本，因此，企业运营的重点便是生产运营与经营，也是资金的主要用处。但是对于档案管理，相关投入十分有限，未得到管理层的高度重视。另外，对于档案管理而言，其基本标准为便利性，全面的管理细则尚未建立，干预度不高，创新思维滞后，传统档案管理模式仍延续使用，凸显档案管理机制的落后性，制约了档案管理信息化的有序推进。

3 如何加强企业档案管理信息化建设

3.1 加强企业档案信息化基础设施建设，创设优质的存储保管环境

在企业档案管理信息化建设进程中，基础设施是根本。为了增强档案管理信息化建设重视度，要以信息化需求为依据，全面加强硬件设施建设，为电子档案保存与管理创造有利的条件。同时，纸质档案也不能忽视，做好存储环境管理与维护。其次，从软件设施方面分析，要对档案存储环境的网络建设进行强化，组织相关设备的维修与管理，保证网络的安全性，在根本上有效维护档案的质量。

3.2 全面提升企业档案管理人员专业能力与综合素养，将培训与教育工作落到实处

在企业档案管理信息化建设中，管理人员的道德素质是根本，同时，还要落实责任意识，树立法律观念，以便有效提升档案管理的规范性。另外，要千方百计增强档案管理人员专业能力与综合素质，定期开展培训，积极引入先进档案管理方法，有效提高网络化管理应用水平，发挥先进技术的优势，提高企业档案管理利用水平。

3.3 加强数据库安全建设，维护企业档案资源的安全性、保密性与可靠性

目前，大数据时代势不可挡，信息技术与网络技术应用范围不断扩大，资源共享效率显著提升，这在根本上促使档案信息安全问题备受瞩目，信息泄露可能性增大，威胁档案信息的安全性。对于企业档案，很多涉及企业的经营机密，保密性要求较高，因此，要重视保证企业档案信息的安全性。具体讲，针对企业数据库，要做好维护，同时，落实备份工作，在根本上维护企业档案管理工作的连续性、安全性与可靠性。

3.4 构建档案信息化建设长效机制，加强整个建设过程的监督与管控

对于现代企业，为了推动档案事业的可持续发展，要结合发展实际，以科学理论为指导，积极构建长效运行机制。具体讲，要建立完善的信息化管理制度，成立专业化运营维护机构，强化对档案管理信息化建设的监督与落实。信息化建设要按部就班、有计划、有步骤的进行，保证各项工作落到实处，构建详细的规划，纳入企业管理工作范畴，强化对信息化建设的有力指导。同时，要建立网络系统，强化联系性与关联性，以便有效提升档案信息化管理质量，强化信息高度共享。

4 结束语

综上，立足新的发展阶段，信息化管理成为各个行业发展的趋势。企业档案管理要融入其中，正视档案信息化建设的系统性与复杂性，保证整个建设过程的科学性与有序性，要重视创新，以技术为依托，全面加强人才建设，构建高效管理体系，坚持与时俱进，切实提升档案管理水平与效率，更好发挥档案服务企业与社会的价值，为企业健康与可持续发展创造有利的条件。

参考文献

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