做好学校档案管理工作之我见

李艳华

教育发展的好坏，关键在于学校如何管理，而其中学校的档案管理是学校管理的重要组成部分，在当前国家加强发展现代教育的大背景下，提高学校档案管理工作水平具有十分重要的意义。

1 学校档案管理的当前情况

目前学校的档案管理工作虽然取得了一定的成绩，为学校的教育教学、教育管理、教学科研和社会服务都作出了一定的贡献，但仍然存在着一些问题和不足，还有较大的空间需要进一步去提升。

1）学校不够重视，档案管理意识淡薄。当前，学校部分领导及教职工，对学校的档案管理意识淡薄，认识不到档案工作在学校建设中所起的重要作用。因此也不会去花费更多的精力开展学校档案管理工作，从而使学校档案管理工作失去了应该发挥的积极作用。

2）学校档案管理人员专业素质不高。目前，虽然学校配有专职的档案管理人员，但是学习的专业是从事教育教学工作的，不是专业的档案管理专业毕业的，也参加过档案局组织的业务培训学习，但归根结底业务水平浅一点。因此很難达到对档案管理的规范化要求，更不用说去创造性的工作，为学校的教学管理提供有力的支持。

3）学校管理工作方式陈旧、手段落后。现在学校档案管理方式陈旧、手段落后，信息化程度低，甚至有些档案材料需要手工作业的方式对档案进行整理编目录。这种手工作业方式工作效率低下，不仅消耗了大量的人力物力，而且使档案材料重复收录的可能性增大，也容易导致检索速度变慢，准确率降低，档案材料因此也会磨损浪费。

4）制度不够健全，材料不够全面。在学校各项工作中，教育教学、行政管理、学生管理，后勤服务等部门都有各自的管理方式方法，各个部门的档案记录方式方法也不一样。由于缺乏制度的约束，有的部门为了自己的工作方便或者本身工作就拖拉，不会及时主动的把应该归档的材料上交给学校的档案管理人员。尤其是学校的教学档案，由于牵扯到的学生多，人员数量大，再加上档案管理人员有“重文书档案，轻教学档案”的工作思想，致使教学档案不完整，成了常态化。

5）档案保护设施存在缺陷。档案的保存管理需要有专门的设备设施。为确保档案的安全，档案库房必须满足防水、防潮、防热、防火、防光、防尘、防盗的要求，电子档案的库房还要防磁、防震，控制好温湿度，电子档案还需要加密等等。现在多数学校的档案室往往连基本的防风、防火、防潮功能都不具备，档案管理设备也很落后，给档案的安全管理带来了很大隐患，致使有的学校档案室的损毁现象屡见不鲜。

2 做好档案管理的建议

1）学校领导要提高认识，增强全体教职员工的档案意识。上级领导部门首先要重视学校的档案管理工作，要不定期召集学校领导召开相关会议或及时下发相关文件，督促学校负责人充分认识到档案建设的重要性，端正学校领导层对档案工作重要性的认识。学校要及时传达贯彻上级部门的相关精神，召开专门会议，提高全体教职员工对档案工作重要性的认识，同时要保证学校在档案建设工作中投入足够的人力物力及财力，为档案工作提供良好的物质保障条件。

2）重视人才队伍建设，全面提高档案管理人员的素质。要全面提高档案管理工作的水平，离不开高素质的管理人员。首先要有过硬的政治素质和良好的职业道德。档案管理人员工作岗位特殊，必须要加强政治学习在涉及学校的档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上，要同党中央保持高度一致，严格遵守工作纪律，严守党和国家秘密，要有为他人的名利和成功做人梯，敢当无名英雄的精神，热爱本职工作，全心全意为人民服务。其次，要有过硬的专业素质。档案管理人员要有较高的专业水平和技术实践能力。学校除了要注重引进档案专业的专门人才之外，还要注重对现有人员的业务培训，积极鼓励他们在职学习，安排他们参加专业知识理论、先进技术设备的技能操作以及现代化管理理论等方面的培训，全面提高他们的业务素质，从而保证档案管理切实能为学校的全面发展起到至关重要的作用。

3）努力改善传统的管理方式和手段，提升档案管理水平。首先，在观念上要紧跟时代步伐，思想上要与时俱进，树立现代化的档案管理理念。树立学校档案管理工作是学校管理的重要组成部分这一重要理念。其次，要转变传统的手工作业方式，充分利用现代化的办公设备，提高工作效率。第三，将档案资料进行信息化处理，利用电子档案管理设备，将档案实物转化为数字化信息，同时充分利用学校网络，让学校各部门通过网络上传各自相关档案资料。建立档案信息数据库，授权相关人员一定权限，实现资源共享。

4）加强制度建设，确保档案资料收集齐全。影响档案管理工作正常开展的重要因素往往是缺乏规范的制度。没有规范制度的约束，就会造成工作的随意性和拖拉现象，使有些该归档的资料收集不上来。所以要完善管理制度，用制度来管事管人。教育主管部门和学校根据国家相关法律规定制定相关制度，并切实落实《学校档案管理办法》、《档案员工作职责》、《档案保密制度》、《档案资料收集制度》、《档案室管理制度》、《文件资料借阅制度》等等，同时可以建立相应的奖惩制度，对工作不力的人员追究其相应责任。

5）加强硬件建设，确保档案安全。学校要加大经费的投入，保证档案库房建设符合相关标准，积极购进先进仪器设备，尤其是要购置并及时更新档案的计算机管理系统，让学校的档案管理工作真正实现腾飞，为学校的发展提供有力的支持。