试论信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变

摘 要：本文主要研究信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变，在规范制度方面，高校规划完整，而且设置的工作标准行之有效，在管理理念上向着现代化方向发展，信息技术的水平也越来越高，档案内容的形式以纸质档案为主，电子档案为辅，收集档案更加便捷，档案的利用率也在不断提高。

关键词：工作制度；电子档案；数据库

如今社会的发展已迈向信息化时代，数字化的校园建设促进办公管理自动化系统的普及。现阶段，档案管理面临的机遇和挑战前所未有，信息化趋势能够明显提升档案管理工作的价值。将高校内产生的纸质文件信息化、数字化，以电子文本的形式整理起来，进而实现档案信息共享。

1 规划完整的工作规范，制定行之有效的工作制度

信息化背景下高校教学档案管理改革要解决很多问题，在建设高校教学档案现代化管理模式的过程中，要持续扩展新的手段。在当前的发展阶段中，高校教学档案管理已经构建了初级的网络化模式，但是距离真正的数字化、智能化还很远。实现真正意义上的信息化管理，就要构建与教学档案相适应的数据库，在此基础上才能逐渐提升管理效率，构建良好的资源共享局面。此外还要以信息化建设为依据，制定与高校教学档案管理相适应的管理制度，组建具有信息化管理操作技能的人才队伍。从当前的情况来看，体系问题还存在于硬件和软件配置中。人员配置优化不足、设施设备过于落后、管理制度缺陷较多。这些问题导致高校教学管理方式不能发挥有效作用，致使信息安全性受到威胁。转变管理方式从运行机制入手，完善管理工作标准，规划完整的工作规范，制定行之有效的工作制度。如今教育領域在多元化社会的推动作用下逐渐扩展，教学档案的管理难度也有所增加。某高校为了尽快满足这种需求实行“二元结构”模式，也就是说设定通用的管理模块，实现信息互通和资源共享，此外，高校内部的各种专业存在差异，为此设定的管理软件也以这些不同的专业为依

据[1]。

2 运用现代化的管理理念，逐步提升信息技术水平

高校教学档案管理方式的转变必然要经历由传统转向现代化的过程。不仅要加强对相关工作人员的培训，还要应用现代化管理理念，档案管理是高校整个管理工作的重要组成部分，应当正式纳入到高校管理建设中，而不是继续充当规划建设中的“摆设”。在传统的高校管理工作中，档案管理停留在查阅和保管的底层位置上，改变管理方式，就要突破这一局限。高校内的决策者和管理者应当重视这一问题，真正提高高校教学档案管理的地位。注重培养后备人才，加大档案管理人才梯队建设力度。在管理所需设备和技术方面给予充足的经费保障。领导干部重视信息化管理促进教学档案加速转变管理方式，这个过程是系统的，要循序渐进逐渐发展起来。高校领导增加自身对现代化管理理念的认识，逐渐提升学校现代化信息技术的水平。

3 档案管理以纸质档案为主，以电子档案为辅

电子档案管理是运用现代信息技术的产物，有利于实现办公自动化，所提供的服务也更加有效。电子政务平台的发展要向着档案信息化前进，真正实现现代化管理。档案以电子形式呈现，能够减少员工接触纸质档案的机会。节省大量的档案管理成本，档案管理以纸质档案为主，以电子档案为辅，逐步实现全方位的电子文件管理。分阶段控制管理是有效的手段，在前端控制管理工作中，要确保档案管理的成效和质量，切实保证工作成果能够为后续的档案管理所使用。档案资料的自动化管理需要做好准备工作，事先要准确界定归档的范围，明确采集档案的时间，确定档案管理的形式，包括备份档案、保存档案草稿。以上工作会对档案日后的完整性和准确性产生深远的影响。档案信息化建设将常规教学档案纳入到信息化平台中，良好的文献支持对教学质量的提高有所助益。以哈佛大学为例，档案馆为设立公开课网站投资五千万美元，将每一位教授的授课视频全程录制下来，之后完成视频归档工作。我国高校应当积极学习这样系统化的档案开发经验。

4 高效收集整理档案，提高档案信息利用率

在学校的局域网上，校内的各个部门都能使用教学档案资料，在互联网的支持下，也能获得其他学校的教学档案信息，而且还能实时更新教学档案信息，如此一来学生对课程动态的掌握也更加准确。高校的重要任务是生成先进的文化，并将这些文化知识快速传播开来。校园内部的各个教研组每天都会产生新的知识，相比与传统的纯人工档案管理模式，信息化管理能够更加及时、准确、完整地传播电子文件[2]。长期以来，高校档案管理手段的缺陷导致较多的档案信息遗漏，而在建立了信息管理模式之后，管理员在收集档案信息方面更加高效。高校办公自动化系统较大程度实现档案共享，大大提升档案利用率。比如某高校在档案管理信息系统中构建面向多种类型用户的数据库，针对不同的用户，设置不同的权限，通过开放的网络，学校内各个部门都能在特定的权限下访问档案信息，切实满足各类型工作人员使用档案的需求。

5 总结

综上所述，高校档案信息是本校的知识财富，在科研方面，有序的电子档案信息奠定良好的理论基础，为科研工作提供的信息检索、咨询服务会助力科研工作更快取得理想成绩。对于学术研究而言，信息化的管理手段促进学术交流的开展，帮助科研人员获得国内外最新的学术研究动态。

参考文献

[1]王晓燕，王新华.信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变[J].科教导刊（中旬刊），2016（02）：9-10.

[2]王翀.基于信息化角度看高校教学档案管理方式的转型[J].兰台世界，2015（35）：88-89.

作者简介

董桂芬（1976-），女，江苏扬州人，本科，工程师，研究方向：管理工程。