如何做好企业档案管理工作

史凤明

摘 要：企业档案工作是记录历史、传承文明、服务企业的一项工作，是维护企业历史真实面貌、衡量企业业绩和健康发展的标准。随着我国档案事业的不断发展、规模的日益扩大、信息载体的多元化、管理手段的日益先进，档案管理人员应意识到企业档案工作的重要性，面对新形势下档案工作的需要，我认为应从以下几个方面做好企业档案管理工作。

关键词：企业档案；工作；重要性

1 完善档案管理制度，细化档案工作流程

1）健全的档案管理制度是完善档案管理体系的保障。不完善的档案管理制度是制约企业档案发展的一个重要因素。企业只有不断完善档案管理制度，优化档案管理模式，才能逐步提高企业档案管理水平。

2）企业要根据自身档案管理的实际，对档案管理各项基础制度、管理办法进行修订完善，细化档案作业流程、制定档案工作对照检查表。使制度、流程更具有科学性、合理性，可操作性更强，在管理制度中要明确档案部门、档案形成部门、档案管理人员的相关职责权限，明确归档范围、归档时间、归档程序、案卷质量要求和分类编号原则等。

3）建立奖惩机制，细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的责任和义务，增强自觉性，为提高工作效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

2 加强教育培训，提高档案管理人员综合素质

档案管理人员的综合素质直接影响着档案管理工作的发展，为使档案管理人员能够适应新形势下档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案管理人员的主动性、创造性，努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。由于档案种类和载体的多样化，管理方法也要不断改进，因此，对档案管理人员在业务知识、科学知识以及管理能力等方面都提出了更高的要求。所以，企业要不断加强对档案管理人员的继续教育，尽快使其成为既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。不断提高档案管理人员的整体素质，是做好档案工作的基础，只有重视档案专业人才的选拔和培养，才能适应新形势下对档案工作提出的要求。

1）增强档案管理人员事业心和责任感。档案管理是一门专业性很强的工作，档案管理人员既要有高度的工作责任感、使命感，良好的职业道德，可靠政治素质，端正、严谨、细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理技能。在工作中要做到爱岗敬业、求真务实、任劳任怨、一丝不苟，养成主动服务意识和默默奉献精神。因此，档案管理人员只有高度的责任感、良好的职业道德、细心的办事态度、甘于奉献的精神，不断地开拓创新，与时俱进，才能做好新时期的档案管理工作。

2）提高思想认识，强化继续教育。档案管理人员只有学习和掌握相关的理论和方法，才能保质保量地完成本职工作。因此具备较高的业务素质是做好档案工作的关键，没有丰富的档案专业知识和较强的业务处理能力，做好档案工作就无从谈起。要提高档案管理人员思想认识，充分认识到继续教育在档案事业发展中的重要意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路就在于档案管理人员整体素质的逐步提高。

3）开展综合培训，提高业务水平。第一要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。可以通过参加各种学习班，接受再培训，到兄弟单位取经学习等方法，不断充实档案管理人员的档案业务知识。同时，档案管理人员也要经常自我总结、提高自己，通过部门研讨、交流等方法促进档案工作的向前发展。第二要普及相关学科知识，档案工作融汇了许多相关学科知识，档案管理人员的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。第三要强化现代科技知识的学习，档案管理人员应加强对信息技术、计算机、网络软件等新技术的学习，努力使自己成为综合型档案管理人才。

3 综合利用各种资源，实现档案信息化管理

随着企业的不断发展壮大，电子计算机的广泛应用，档案管理也面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给档案的保管和利用带来了一定困难。新时期的档案管理也正在由传统的管理方式向信息化管理转变，只有运用科学的管理方法，采用先进的技术设备建立档案管理系统，利用档案管理系统进行档案检索、编目、统计、库房管理等，把档案人员从繁重的手工操作中解放出来，以更高的工作效率，一流的服务为企业服务。

1）优化存储环境。传统的档案主要以纸质形式保存，随着时间的推移、环境的变化、利用的次数等因素的影响，档案资料的完整性、安全性受到一定的威胁，不利于永久保存。实现档案信息化后，档案信息直接由档案管理人员录入到计算机中，不仅仅降低了管理成本，而且还可以对档案进行备份，大大提高了工作效率，保证了纸质档案的完整性和安全性。

2）优化查询服务。档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了查询速度，而且还可以保障纸质档案不被破坏，不会对档案和档案环境造成影响。使档案查询不受时间和地点的约束，随时可以通过网络查询。

3）对档案进行数字化管理是当前社会发展的必然要求。企业单位也要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的档案信息管理网络，使档案信息化符合相关的标准，并不断提高档案管理人员的素质，提高工作效率，适应时代发展的需要。

4 发挥主观能动性，争取单位领导重视

企业各项工作的开展离不开领导的关心与重视，档案工作也一样，有了领导的重视与支持，工作中遇到的困难、问题会迎刃而解。要使企业档案工作有起色，领导和档案管理人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案管理人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。如何发挥主观能动性，争取领导重视。

1）爱岗敬业，使领导对本单位档案工作满意。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案管理人员的工作满意不满意。因此作为一名档案管理人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

2）积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无。因此，档案管理人员要抓住有利时机经常向领导宣传汇报档案工作，使领导了解本单位档案工作的基本情况，及时解决工作中存在的问题。要时常宣传档案工作在企业生产经营、改革发展中的重要地位和作用，使领导意识到档案工作在企业工作中的重要性。要搞好档案编研工作，使领导从档案利用的实例中认识企业各项工作开展离不开档案，档案也可以为企业带来效益。

做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。只有做好檔案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，才能全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。因此，做好企业档案管理工作对企业在市场经济中不断提升竞争力具有重要意义。

参考文献

[1]谭钰.浅谈如何做好企业档案工作[J].兰台世界，2012.

[2]聂艳萍.浅谈如何做好高速公路科技档案工作[J].兰台世界，2013.

[3]刘笑军.如何做好基层档案工作[J].兰台世界，2012.