谈高职院校档案管理工作

摘 要：随着学校教育管理体制的不断健全和完善，各高校越来越重视档案管理工作，高职院校也不例外。本文主要通过分析高职院校档案管理工作，探索档案管理工作科学的管理方法，为以后的档案管理工作提供一定的指导借鉴意义。

关键词：高职院校；档案；管理工作

在如今的学校教育发展过程中，档案管理已经成为教育中不可或缺的一项，规范化的档案管理能有效促进院校其他工作的开展，随着高职院校的规模化发展，需要系统化的档案信息作为支撑，这些档案在一定程度上记载着学校或个人发展的历史历程，承担着重要的职责。另一方面，档案也是教育有关部门对高职等院校的考核以及考察的重要依据，院校管理学校内部事务需要完善的档案信息系统为学院工作服务，因此档案管理工作在学院发展过程中的作用越来越重要。

1 高职院校档案管理的形势分析及其出现的问题

国家为了加强对学院学生学籍信息以及教师信息等，相继出台了档案管理的法律法规，在一定程度上规范了学习的管理工作，也体现出国家对档案工作的重视。近年来，学生对档案信息的重视度相比以前提升了很多，作为高职院校领导者应该认识到如今档案管理的重要性，应该做到足够重视。对于档案管理中出现的问题应该及时解决，不拖拉。要加强高职院校的档案管理架构建设，完善档案管理部门，对于档案的借用、调取一定要严格执行相关标准，禁止将档案私人保管，统一管理，不断提升院校的档案管理能力[1]。虽然档案管理在整体发展过程中具有一定的优势意义，但是其发展中也存在一定的问题，在管理理念、管理模式以及创新管理上仍需要进一步完善，结合当前高职院校档案管理工作，其中存在的弊端主要有以下几点：

1.1 档案管理模式不规范

在如今许多高职院校中，虽然对档案管理工作的管理相对以前有较大改观，但是其管理中还存在一些不足，档案管理工作不仅要重视档案本身的管理，也应该注重加强档案系统建设以及档案馆建设，提升其科学化管理，同时档案管理一定要以相关规定为依据[2]。档案信息具有不可复制性的特点，基本都是原件保存，因此档案馆的规范化建设是完全有必要的。规范化的档案馆需要保持内部温度的恒定，只有如此，档案才能长久保存。另一方面，作为高职院校在档案管理过程中缺乏统一管理体系，档案在院校各部门分散，这样不仅不利于档案资料的查阅，而且容易丢失。高职院校的档案管理工作制度不够健全，对于管理工作人员缺乏专业的培训等工作。

1.2 档案管理设施落后

档案的保存一般分为永久和长期保存，长期保存一般最少也是十年。在档案管理过程中，要注意结合档案的实际需要，及时更新档案管理设施，在有的高职院校没有设立专门的档案管理室，而且其存放档案的环境较差，不利于档案的保存。学校对档案管理的投入力度不足，同时也没有做好档案的安保措施，比如防火等问题。还有就是防止虫咬，档案的基础设施如果不先进，易导致虫食，学院为节省成本而不注重对档案建设的投资，也是导致档案管理问题的重要原因。

1.3 档案工作人员缺乏职业素养

档案管理人员的素质对其管理工作影响较大，也会制约档案的现代化发展。在管理工作中，如果管理人员素质不高，就不会做到尽职尽责，也就会松懈对档案管理的工作。对于档案管理过程中的水、电等安全隐患不能及时处理，进而容易导致档案出现损毁。由于普通的档案管理人员的更换过于频繁，造成档案管理工作对接不畅，出现档案管理隐患。

2 促进高职院校档案管理的方法

2.1 重视档案管理制度建设

档案管理应该加强细化管理，将管理工作落到实处。作为高职院校的领导，也应该高度重视。档案管理工作是学校开展好各项教学工作的重要前提，因此作为高职院校不应该忽视档案管理工作，应该把其纳入学校的发展规划中。领导应该加大管理力度，组织档案管理学习活动，将档案管理精神传递给每位管理者。档案资源是国家重要的信息资源，通过档案可以了解一个学校、个人的全面信息，具有较为系统化、便捷化的优点，作为高职院校领导应该加大对档案管理工作的资金投入，及时更新档案管理设施。对于老旧的档案管理设备应该及时更换，落实具体责任到人制度，不断促进其管理工作的升级，规范院校档案管理模式是为了其管理更加科学化、合理化。

2.2 加强档案管理人员的素养

档案管理人员的素质对档案管理工作的影响较大，作为工作者首先应该具有负责人的工作态度，作为高职院校可以不定期开展档案管理工作心得交流体会，提升档案管理工作人员的管理经验。同时，在聘用档案管理工作人员时应该严格把关，做好对管理人员的考核，促使档案管理队伍的积极发展，从而提高整体的素质。在管理过程中，一方面要完善管理队伍建设，院校档案管理人员应该严格按照国家的档案管理标准进行，保证档案管理工作持续健康發展。另一方面，院校可以组织管理人员去大型档案局进行培训学习，档案局的管理水平一般都是较高的，而且其执行的都是国家标准，通过学习培训，将好的管理模式应用到学校档案管理工作中[3]。同时，作为档案管理者应该确立竞争激励机制，通过这种竞争式的管理模式可以调动管理者的积极性。而且其在管理过程中通过激励机制可以促使管理人员更加投入到工作中。作为档案管理人员应该认识到档案管理工作的时代意义，提供优质高效的档案管理服务。

2.3 加强档案的信息化管理建设

如今的社会是一个信息化时代，很多东西的保存已经不仅依赖于纸质形式保存，因为这种保存有一定的局限性以及时间限制，因此，作为当今社会中的高职院校档案管理工作，也应该纳入信息化管理模式，这是符合当下档案管理工作的要求，学习应该扩大对档案信息化建设的投资力度[4]。通过档案数字化工作，将纸质档案扫描成电子版，再经过专业化的处理，形成电子档案数据库。数字化档案建设优势在于其档案的查找较为方便，通过搜索引擎就可以搜到自己想要找的档案信息。其次，易于保存。电子版的保存相对纸质而言要容易的多，而且其保存不需要占用过多的面积。

3 结束语

档案管理工作在未来教育工作中的作用越来越明显，在档案管理工作中要不断优化管理制度，促进档案管理模式的创新。同时要结合互联网信息技术促进档案数字化建设，进一步推动档案的安全、质量、数量化管理。通过档案有助于推动相关工作的开展，加强高职院校档案管理工作是院校发展的必然要求。

参考文献

[1]高玉昱.浅谈高职院校档案管理工作[J].天津职业院校联合学报，2017（07）：79-82.

[2]何艳红.浅谈高职院校培训部门档案管理工作存在的问题和改进建议[J].青年时代，2016（17）.

[3]姜馨.档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位[J].现代经济信息，2016（34）.

[4]陈建芳.浅谈如何加强高等职业院校档案管理工作[J].环渤海经济瞭望，2018，No.283（04）：117.

作者简介

张珊（1982-），汉族，山东日照，馆员，大学，日照职业技术学院，研究方向：高职教育档案工作。