信息化时代档案管理的安全问题探析

吴明裕

摘 要：档案信息化属于国家信息化战略推进的表现，能实现档案管理水平与服务效率的提升，满足社会经济发展需求。在档案信息化不断推进过程中，高新技术在管理工作中的应用更加频繁，这为档案安全问题带来了严峻考验。那么信息化背景下如何使档案管理安全性得到保障呢？本文则结合实际，给出几点落实策略。

关键词：信息化时代；档案管理；安全问题

档案为组织、机关及个人在社会活动里直接产生的具备保存价值的图表、文字、音象与其它不同样式与载体的历史记录，它属于一种信息资源，是信息与载体的统一体[1]。在科技飞速发展的21世纪，档案管理信息化已变成一种趋势，但“互联网+”时代实质即是一个万物互联的大数据时代，催生了信息风险的出现，数字档案资源自形成、保管至利用等一系列环节安全风险大大提升，故而有必要对信息化時代档案管理安全问题展开研究，保证数字档案资源安全性。

1 档案信息化管理的意义

1）档案信息传递量与服务对象数量增多。档案资源数字化管理后，不会占用太多空间，且资源使用不受时间、空间限制，只要有网络和移动设备，均可进行档案资源查询，服务对象数量增加。

2）能够24h为使用者提供检索服务，且使用者可自主下载、查阅所需档案原件，无需再到档案室进行纸质档案查阅，减少了查阅者负担，也提高了管理者工作效率，大大节省了人力、物力与财力。

3）档案资源信息化管理后检索方便，传播速度快，可为使用者供给个性化服务，更符合现代企业管理要求。

2 信息化时代档案管理的安全保障策略

2.1 增强档案信息管理人员整体素质

一方面，树立正确的信息化档案安全管理意识。从事档案管理的相关工作人员需对信息化时代档案管理安全性有正确的认识，加强保密安全宣传教育，使其他人均了解到加强档案安全保密的关键性，从而积极主动配合做好安全保密工作，只要全员均树立较强的档案安全责任意识，必然能使档案安全得到保障，更好发挥档案信息作用。同时，档案管理人员应主动学习相关法律法规制度，做好自身行为约束，严格按照规章制度办事，形成严谨认真的工作作风，确保档案资源不丢失、不散乱、不损坏，全面发挥档案的留史、存凭、育人作用，保障档案资源安全性，为企业发展与干部职员进行资料查阅供给便利性。。

另一方面，应定期组织档案管理人员参加培训，增强管理人员的信息化档案安全管理能力，帮助其了解先进管理理念与管理方法，组建一支纪律严明、政治合格的档案信息管理队伍，促管理服务水平提升，保障档案资源安全。

2.2 制定完善的档案信息安全管理制度

要保证档子档案安全性，则离不开完善、合理的电子档案管理制度，因此就要求相关人员依照《档案法》《电子文件归档与管理规范》《保密法》等一系列法规条例，制定与单位发展实际相符的规章制度（如归档制度、销毁制度、查阅制度、保密制度与管理保护制度等），明确岗位工作人员职责，规范工作流程，并根据单位不同阶段的发展情况与信息化发展趋势进行制度的合理调整，使档案信息化管理工作的开展有章可循，有法可依。另外，需制定科学的、实践操作性较强的奖罚制度，若档案管理人员管理工作做的出色，领导需给予一定的表彰，以此来增强他们的工作积极性[2]。若因管理人员粗心大意而导致档案资源丢失或信息被篡改，则应根据情况作出严厉惩罚，提高制度威严性。

2.3 加强档案信息系统安全管理

第一、针对网络上共享使用的档案信息需作加密与访问控制，避免档案信息在使用与传输时遭到不法分子的恶意破坏与利用。网上档案信息加密具体有脱机存储加密、通信加密与联机加密三类。档案信息经加密处理，在网络上进行传输与使用则不会出现失密与篡改等情况，而非授权用户则无法进行档案资源访问。

另外，对档案信息资源实施访问控制，结合不同档案信息的保密性质，进行使用对象身份认证（如密码认证、指纹认证等），用户仅可根据授权范围进行不同类别档案资源的使用。

第二、依靠漏洞扫描技术、防火墙、仿写措施、签署技术、杀毒软件以及入侵检测系统的安装，来保证档案资源安全性。其中的监控技术，属于访问控制技术的一种，即于档案馆内网和外网间增设障碍，即防火墙，实现对进出两大方向的数据系统通信的监控及鉴别，避免他人非法进行资源访问[3]。而仿写措施实质即使用特定软件使电子文件保持于只读状态，这样用户在进行档案信息阅读时则仅可阅读到对应的文件信息，但不能进行信息的改动。同时，使用者经一次性写入式光盘可做到一次写入、多次读出，可进行信息追加，但却无法将原本信息擦除。如此可很好的进行档案资源信息共享，为需要的人提供档案信息，也可避免用户随意进行电子档案内容的改动，使档案资源真实性更有保障。

第三、电子档案归档应规范，目录与指引应简明。电子档案归档前需作全面仔细检查，确保信息正确。归档时需依照规定格式保存。同时，涉密档案应及时生成电子档案文件并备份，一份封存，一份使用，预防因管理上的一时疏忽而导致信息被改动；对办公过程中产生的具备公文性质的文件，一旦生成严禁随意改动。若因情况特殊而不得不改动，需经严格审批，并保留改动痕迹。

第四、一般情况下，电子档案主要通过脱机模式保存于磁与光介质中，不过截面材料存在一定差异，化学稳定程度也有所不同，故而管理人员需根据档案特征分类保存，提高电子档案资源的安全性。另外，需为电子档案供应适合磁、光介质保存的环境，远离强磁铁和有害气体，并且应加强对所保存电子档案载体的检查校正，避免因人为因素而引起资料错乱，造成严重经济损失。

2.4 强化电子档案管理安全设施建设

档案室是确保档案安全性的前提与基础，故而应加强档案室内安全设施建设。一方面，所选择的档案室应位于向阳通风之处，有抵御自然灾害的能力；另一方面，档案管理需严格根据档案室“八防”要求，做好温湿度控制系统、防盗系统与灭火系统等一系列安全设施的配备，为档案信息化管理工作的开展创造良好条件。

3 结论

信息化档案管理属于信息技术飞速发展下的产物，可使档案管理更具活力，为使用者进行档案资料查阅供给便利性。在档案载体日益丰富与档案管理所处环境复杂多变的背景下，诸多因素均对档案安全性造成了威胁，故而应从安全设施建设、制度完善、技术应用、人员素质提升等多方面着手，保障档案信息安全性。在后续工作中，有必要继续探索更多可行策略来提高档案信息化安全管理水平，使档案更好的为企业发展服务。

参考文献

[1]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（02）：91-98.

[2]王学武，马迎秋，于长海.信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析[J].中国卫生产业，2017（17）：65-66.

[3]王桂萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的思考[J].办公室业务，2013（11）：139-142.