基建工程档案管理中存在的问题及对策

摘 要：我国基建工程档案管理还存在诸多问题，为了提高工程管理的质量，基建工程档案管理问题的解决迫在眉睫，本文将从档案形式、档案管理意识、档案管理制度和档案管理人员的素质四个基本问题入手，并提出相应的解决对策。

关键词：基建工程档案；档案意识；档案管理

众所周知，基建工程档案管理是建筑工程项目施工的重要组成部分，它反映的是整个发展建设的过程，其缺失和不准确会造成各种各样的问题。工程档案管理是建设的基础，因此企业应该将此环节重视起来并着手处理其中存在的问题。

1 基建工程档案管理中存在的问题

1.1 归档形式不规范

归档形式与建设内容的高度統一在基建工程档案中具有重要意义。目前，国内建筑企业工程档案丢失的现象时有发生，直接反映出现代社会对归档管理工作的不重视。而且，还有部分因项目太小而拒绝上交档案的情况，导致档案存放在个人手中，增加了工程档案丢失和损坏的概率。

1.2 档案管理意识不足

目前，企业的领导人员和管理人员对于档案管理并不重视，管理意识薄弱，缺少专职档案管理人员，导致各部门与工程项目无法达到有效的沟通，造成基建工程档案管理与施工进程严重脱节，给企业造成的损失无法估量。另外，档案资料流向不清也会给企业造成不可磨灭的影响。

1.3 尚未制定明确的管理制度

明确的管理制度是建筑企业的核心价值，在企业发展过程中虽然为员工制定了严格的管理制度，但是尚未制定合理的基建工程档案管理制度，导致档案数据落后，难以实时更新，降低建筑企业的工作效率和工作质量[1]。

1.4 管理人员的素质参差不齐

企业的管理者意识薄弱与档案管理人员的培训效果不佳有直接关系。而且，人力资源部门不重视人员素养，聘用兼职人员和非档案专业毕业生，导致档案专业高材生纷纷转行，造成严重的人才流失现象，更有甚者任人唯亲，忽视人员的工作能力和职业素养，从而引发了一系列问题。例如，档案管理人员在工作中工作状态散漫，甚至抱着应付的态度完成工作任务，导致工程档案资料不统一、资料缺失的现象时有发生，造成项目工程无法对接，进度不匹配，甚至阻碍施工的进度，影响建筑企业经济建设的可持续发展。

2 基建工程档案管理问题的对策

2.1 制定归档文件整理规则

公司基建工程档案在建档初期就应该明确划分责任归属范围，再将资料进行分类整理。例如，将资料整理成纸质和电子两种形式，将纸质版和电子版按照时间、地点、急缓程度进行有序分类，并编排序号一一对应，然后再进行保存。切记要将电子版加密并备份，再将纸质版和电子版资料实时对应更新，及时入库，把资料一一落实，规范整理好每一份文件，缩短查找资料的时间，提高工作效率，最大限度发挥出工程档案在基建工程建设中的关键作用。

2.2 强化档案意识加强档案管理

为了提升基建工程档案管理工作的质量，企业领导者要意识到基建工程档案管理的重要性和必要性，摒弃传统的观念，增强档案管理意识，协调各个部门之间的工作，保证高效的交流与沟通。档案管理人员也应该深刻意识到自己的责任问题，对每一份资料负责，将被动工作变为主动服务，加强与领导之间的沟通，达成共识，提高档案管理水平，提升工程的进度和质量。由于基建工程档案涉及到的部门多且重要，因此必须保证每份档案的真实有效，这样才能提高工程的完成效率。

2.3 制定完善的管理制度

基建工程档案管理工作顺利实施的前提是要制定完善的管理制度，将档案管理过程中的问题解决并一步步完善，只有健全的管理制度才是可以信赖的。另外，管理者还应摒弃传统观念，采取网络技术，将其运用到档案管理当中。以日本的基建工程为例，他们在基建工程档案管理中采用了新的管理模式，将网络与实际对接，把工程档案做成了集影视与过程于一体的新形式，其中包括现场过程、图纸变更、场地布置、施工计划、质量全程录影、验收材料、工艺工法的组成部分，将档案进行影像分类管理，当工作人员需要查找资料或提出异议时，能够及时的找到相关信息，分类清晰，使用方便。网络信息安全也是在大数据时代下应该注意的问题，在完善档案管理制度的同时不要忘记网络的公开性，亦要制定完整的网络制度，防止因员工操作不当而导致的信息泄露。因此，企业需要投入必要的资金聘请网络专家对电脑进行加密处理，重点针对网络中的漏洞建设精密的防火墙，同时定期对电脑进行维护，防止黑客入侵而导致的资料流失[2]。

2.4 将档案管理人员进行编制

目前依然有很多企业为了节省成本而选择招聘兼职档案员和非档案专业毕业生的现象，任人唯亲也不在少数，导致档案管理人员缺乏专业性，对于工作的理解也是不知所谓，而且企业领导对于档案管理工作不重视，忽视专业的培训工作，导致从业人员的素质参差不齐，工作态度散漫。在网络时代，对于档案管理员的工作素养要求较高，因此，企业首先应该加强对档案管理人员的培训工作，积极开展工作编制与不定期的考核，既能够提高员工的工作热情，又能够提升员工的工作质量。其次，应该面对社会招聘大量的档案专业高材生，既实现了企业高质量、高标准的需求，又减少了档案专业人才流失的现状，为建筑企业的健康发展提供助力。

3 结论

综上所述，基建工程档案的重要性和复杂性不言而喻，为了保证项目工程的正确实施和顺利进行，制定档案整理规则、强化档案意识加强档案管理、完善管理制度和提升档案管理人员的职业素养迫在眉睫，希望各个企业都能跟上时代潮流进行改革，发掘出最适合自己的管理方法，为社会贡献自己的力量。

参考文献

[1]刘峰.基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨[J].江西建材，2018（12）：65+67.

[2]刘长兵.高校基建工程档案管理的问题对经济的影响和对策[J].现代营销（经营版），2018（05）：123.

作者简介

李亚丽（1972-），女，汉，山东菏泽人，国电菏泽发电有限公司。