中小企业档案室电子档案管理问题分析及对策

摘 要：随着信息技术的迅猛发展，企业电子档案的管理成为企业档案管理工作的重要内容，本文基于电子档案视角对档案管理相关问题进行研究分析并针对这些问题提出一些可行的改进对策，以适应当期档案管理信息化发展要求。

关键词：中小企业；电子档案；存在问题；对策建议

电子档案是在飞速发展的信息时代用来记录现代社会经济和社会发展的宝贵信息资源，是不能复制的现代人类社会活动的真实历史记录，是社会信息化的重要组成部分。安全的管理好，有效的利用好这些档案资源，使之发挥出应有的社会价值，这是企业档案工作发展的重大战略，也是新时期档案工作者共同面对的课题。

信息技术的不断发展，在电子档案大批量产生的信息时代，研究基层档案管理部门电子档案的管理是为了顺应时代的发展需要。中小企业档案室作为最基层的档案管理部门在管理中存在哪些问题，值得我们去探索和研究。

1 电子档案管理中存在的问题

1.1 制度上，需要有可操作性的细化规定

在制度框架设计上，电子档案管理的机构设置是在原有的行政组织体系基础上，简单的加大技术部门和操作人才的比重，且在档案部门主要领导机构上仍然却反科学合理的职能和设计。因此，档案管理系统统筹控制力仍较弱，缺乏统一有效的领导和控制。在管理体制上基本仍属于分段管理模式，前期文件处理和后期档案管理分别操作，导致在技术方法和标准规范上缺乏统一和衔接。分散管理现象严重及档案行政主管部门职权限制，使得档案管理工作仍局限于简单的统计和流通，真正实现全程管理和集中统一管理还有一定的差距。

基层档案室在制定电子档案管理制度时太具有针对性，缺少普遍性，有的电子档案的管理只是简单的事后管理，把纸质档案转化成电子档案即可；有的重视档案管理的行业档案室已经参与到电子档案产生的全过程，做到全程管理和前端控制；有的档案管理意识超前的行业已做到特色应用，与业务内容衔接，在业务管理系统中能随时查阅电子档案。企业档案室电子档案的管理制度急需制定，且应该在广泛调研的基础上，制定适合本企业档案室应用的电子档案的管理规范。

1.2 主观上，对电子档案管理的意识有待加强

档案管理人员的职责是维护档案的完整和安全。随着信息时代的来临，档案管理人的意识也应与时俱进，要有电子档案管理的意识。但长期以来，档案管理人员只注重传统纸质档案的管理，认为只要有纸质档案存在，其他的档案形态都无所谓，电子档案缺少了可以再次数字化，实际上，这种想法是错误的，电子档案包含的内容包罗万象，不仅是数字化后的电子档案，还包括信息系统中产生的过程性文件，即电子档案包含的信息是大于纸质档案所显示的内容的。

随着企业档案室内电子档案数量的增多和形式的多样化，要求档案管理人员从“我”做起，加强电子档案管理的意识，增强科学管理档案的技能，了解电子档案的特点，掌握电子档案归档原则和电子档案的可读性、准确性、真实性和系统性进行鉴定与检查，确认电子文件信息内容、元数据和背景信息的知识；还要数量掌握计算机和网络应用的技能。因此，提高档案管理人员对于电子档案管理的意识尤为重要，意识决定于人的行动，只有意识的提升才会有高效的行动，才会有更行之有效的管理手段。

1.3 人员上，需要有档案技术工程管理者

企业档案室的管理人员较少，人才匮乏，缺少知识全面的复合型人才。档案室以往都注重于纸质档案的管理，但在信息时代的大背景下，必须参与到电子档案的管理中，而电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、计算机软硬件技术、数字通信技术等；同时，还要知晓所在企业的业务范围，了解业务内容。它要求必须将这些学科溶于一体，否则无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。

档案室内电子档案的管理要求档案人员参与到电子文件产生的业务信息系统的建设中，了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式，再和电子档案管理的信息相匹配，罗列出符合档案管理的数据字段要求和业务需求的档案信息；还需加强业务系统中节点信息的管理。全程参与电子文件产生的全过程，前端介入，从电子文件产生的源头抓起；后端利用，再次与业务系统相衔接，在业务系统中显示档案产生的全过程。

在信息时代，电子档案的实质是一项复杂的系统工程、技术工程；电子档案的管理，實质是一项档案技术工程管理；企业档案室电子档案的管理即是档案技术工程管理又是相关行业业务的全过程管理，是一跨学科的系统工程。因此，在目前企业档案室电子档案高速发展时期，急需跨学科管理的复合型人才。

1.4 手段上，需要利用新技术增强管理力度

目前，企业档案室的电子档案管理只注重电子档案自身的安全性问题。档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题，而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。现在最普遍的做法是使用系统的人有权限，还有日志，通过这些来判断，但黑客真的防不胜防啊！

企业档案室在日常的管理工作中努力维护电子档案本身的安全，电子档案都加有水印，也采取了许多新技术新措施来增强管理力度，如密码技术、防火墙技术、数字签名技术、防病毒技术、入侵检测技术等，通过各种技术手段，确保电子档案内容的正确性。

1.5 管理模式上，应该相对统一

企业档案室电子档案的管理是根据各行业管理的需要和机构设置的不同，管理模式有所变化，比较于纸质档案相对集中统一管理的模式，电子档案的管理呈现更加多样的模式。档案室由于承担了档案管理的职能，一般情况下，纸质档案不管是定期移交给同级综合性档案馆还是长期保管在档案室，都会由档案室负责收集、整理和保管。而电子档案的管理就相对复杂：1）电子档案集中保存在区域内的综合性档案馆或集中于行业系统内的主管部门，档案室只是负责收集和备份。这种做法体现在电子档案管理比较成熟的行业系统，档案室只是简单的收集和利用。2）电子档案完全保存在行业系统档案室，这种做法使电子档案的管理比较孤立。做的差点的单位就只是简单的目录电子化，做的好的有完整的档案管理信息系统，所有的档案数据入数据库。但电子档案在系统内还是一个孤立的群体，没有和业务系统相连，也没有形成档案数据的共享。3）由上级档案管理部门集中统一数据库和应用系统，行业系统档案室存有分布的能及时与中心数据库交换的数据库。

1.6 档案利用方面，能否做到数据共享、数据交换和信息发布

电子档案利用是指用户通过电子档案检索系统查找出所需电子档案的信息，并使其转化为现实价值的过程。从电子档案利用来看，用户凭借电子档案检索系统查检出所需的电子档案，是电子档案内容价值得以实现的前提，因为用户只有查检到所需的电子档案才能利用电子档案，而电子档案内容价值的实现则是其目的。[1]

在电子档案的发展初期，电子档案的管理是孤立的、单独的，有可能只是简单的一台计算机就能建立电子目录和扫描影像件，查询利用可摒弃掉老式的纸质的索引目录，而依靠这台电脑；随着信息化的发展，档案室内部几台设备就能通过路由器建立起小型的网络，在档案室内部可以方便查阅；现今大数据背景下，电子档案急速发展，档案室内电子档案的管理也不再是孤立的，与上级单位的档案室、企业内部的信息系统之间都有相关，基本实现数据共享，可查阅档案信息；行业之间，还可以进行数据交换。

2 解决电子档案管理问题的有效措施

鉴于电子档案的发展趋势和目前电子档案管理存在的诸多问题，在大数据的时代背景下，企业档案管理部门应该加大措施，从规章制度上、管理措施上、人才储备上下功夫，做好电子档案的安全管理和有效利用。

2.1 细化电子档案管理的规章制度

电子文件的运作和管理必须建立在一整套科学的、合理的标准化之上，其严格程度和对系统性的要求，要远远超过纸质文件的标准化体系。[2]

由于档案室电子档案的管理具有特殊性，档案室即是电子档案产生的部门，也是电子档案收集的部门，同时也是电子档案流出的部门。且电子档案管理的模式和方式多样，因此，规章制度应该细化，对电子档案的产生过程和管理节点都应有规范。在业务系统中产生的电子档案，档案室的制度明确前端控制原则、全程管理原则，档案室参与业务系统中节点的文件管理；对于档案室中产生的电子档案，规定数字化的全流程管理和业务系统中归档的电子文件的整理原则；后期，电子档案的应用，更应该明确电子档案查阅的流程管理和在业务系统中的应用管理；总而言之，电子档案规章制度的细化，使整个电子档案的安全管理和有效利用有章可循，有依可据。企业档案室管理的档案门类较多，但各门类档案的管理是疏通同归的，档案室内部基本的电子档案的管理流程是一致的，应建立一套电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等流程的制度办法，以促进电子档案的标准化、规范化和制度化管理。

2.2 制定电子档案的各项管理措施

对于电子档案的管理，笔者认为应该通过制度，确定各项管理措施，规范源头，确定流向，实现集中统一管理。

规范电子档案产生的源头，由于电子档案产生方式的多样性，造成收集源头的多样性。业务系统中产生的所有电子文件必须及时归入档案室的档案数据库，归档作为业务办结的标志；档案室中原有的纸质档案或者是业务部门产生的纸质文件，以数字化加工的形式产生电子档案，及时归入电子档案的數据库。因此，档案室需参与到企业系统中所有的业务系统，对业务系统的流程设计和文件产生的背景信息都要及时了解，以便收集。

确定电子档案的流向。通过电子档案的收集，各类电子文件和纸质档案的影像件都会归入档案数据库，但这些数据只是沉淀在档案室内部，提供档案室人员的利用或者整个行业系统的利用。因此，电子档案需通过制度确定电子档案的流向，电子档案最终的流向是综合性档案馆的数据库，实现整个行政区域内电子档案的数据共享；或流向行业系统的专业档案馆数据库，实现整个行业电子档案的数据共享。

实现集中统一管理。电子档案能达到有效利用的关键在于实现集中统一管理，单纯的企业档案室内的电子档案数据库，只是一个信息孤岛，只保管有本单位的数据，数据量单一又利用率低，以前的数据查找不全甚至查找不到，要加强同企业信息化管理部门合作，学会借用外力，以解自身能力之困，共同将电子档案管理好、利用好，真正做到企业信息共享、技术共享、克服信息“孤岛现象”，实现电子档案的集中统一管理，实现数据的统一，对企业的各项工作能起到业务参考的价值，发挥企业档案的更大作用。

2.3 培养知识全面的档案管理人才

随着信息技术的广泛应用，电子档案应用的普及，使得档案管理工作逐步从原有的手工式简单劳动向智能化、便捷化发展；传统的档案管理模式和格局都发生了变化，从注重库房集中式管理向档案大数据集群和云存储方向转变，实现了档案资源向数据信息方向的发展。这就要求档案管理人员不仅要有档案管理的基础知识，还应有计算机管理的应用知识；且还应具备所处行业系统从业人员必须拥有的专业知识。

档案管理人才是企业做好电子档案管理的关键，企业应该加强档案信息化人才的招聘以及培养，电子档案管理是一项专业性极强的工作，它对于档案管理信息化人才要求较高。档案管理人员应该不断加强档案管理信息化专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术、网络技术等方面的学习，另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好电子档案管理工作，加强档案管理信息化队伍建设。

总之，企业电子档案管理工作是一项系统且复杂的内容，电子档案给传统的档案管理工作带来了诸多挑战，在新时期的时代背景下，档案管理工作的信息化发展是一种必然趋势，而作为档案室的档案管理人员，要深入认识并积极适应电子档案所带来的新变化，明确电子档案管理中可能出现的新问题及注意事项，进一步加强对电子档案管理问题的研究和创新，推动企业档案管理水平的发展迈向一个新高度。

参考文献

[1]金波，丁华东，编著.电子文件管理学[M].上海：上海大学出版社，2007：160.

[2]潘媛.电子档案的有效利用问题探讨.科技创新导报，2012（10）.

[3]李财富.创新：档案学发展的不竭动力[J].档案学通讯，2000（4）：4.

作者简介

储军（1968-），男，副研究馆员，现供职于上海老港废弃物处置有限公司档案室，研究方向：企业档案工作等方面。