大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究

杜姗姗

摘 要：互联网技术的进步与普及推进了当代社会进入信息化时代的步伐。互联网已然渗入到现代人工作和生活的方方面面，成为人们工作不可分割的一部分。各行各业中普及互联网成为大势所趋，其势头不可逆转，事业单位也不例外。随着编制成员数量的增多及相关文件的增加，进行事业单位管理信息化建设势在必行。本文对事业单位信息化建设及其发展现状进行探究。

关键词：大数据；事业单位；文书档案；信息化建设

社会进步不断推动着我国事业单位逐渐扩大，编制成员数目不断增多，工作人员需处理的工作也越来越多，纸质文案难以满足事业单位系统管理和保存文书档案的需求，事业单位的信息化建设将成为一种必然趋势。管理文书档案此类软件的出现将专业人员从冗杂、繁琐的档案管理和保存等工作中解脱出来，为文书档案的管理工作提供了一种更加快捷、高效、有保障的方式。

1 中国进行信息化建设的历史

早在上个世纪五十年代，我国就开始发展航空工业和原子能工业，但是，由于我国国情特殊，信息化建设只能在经济发展达到一定程度，人民温饱的条件下进行。此后，虽有个别行业进行信息化开发，但未形成大势。信息化进程的转折点在于上世纪七八十年代的改革开放。改革开放后，信息化建设真正被提上日程，从1993年国家初步制定信息技术发展政策开始，我国信息化建设逐步得到推进，信息服务业的开发逐步步入正轨，由于国家政策扶持，加之此项政策顺应时代发展潮流，我国信息化建设的程度由低到高逐步发展。1998年3月，第九届全国人民代表大会第一次会议批准成立信息产业部，主管全国电子信息制造业、通信业和软件业，推进国民经济和社会信息化。国家信息化办公室于1998年设立，承担六大职责：一是研究和制定社会信息发展规划；二是协助推进信息化工程建设；三是制定和指导信息资源利用和发展有关规定；四是进行信息化普及教育；五是组织推进国民信息化工作；六是促进全国软件信息产业的发展。自此，全国的社会信息化建设如火如荼地开展，企业信息化建设和城市信息化建设也得到逐步推进和实施。至今为止，我国真正实施信息化建设也不过三十年的时间，但取得的成果颇丰，与发达国家信息化建设的差距逐步缩小，已初具规模，我国进行信息化建设的道路还有很长，过往推进信息化建设的过程为未来深入信息化建设奠定了基础，也为未来发展提供了参考和依据。

2 大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设的概念

大数据是随着信息技术的进步与发展所衍生出来的一个概念，它记录了大量的人类社会活动与行为，可谓是一个信息宝库。在现代信息时代下，各行各业的工作都离不开信息与网络，所以对数据的应用量也不断增多。大数据的增长是海量化的，在大数据视野下，人们看到了数据资产的无限潜能和商机，因此也十分注重对这种数据资产的保护。人们在掌握了海量数据资产后，会通过种种手段对其中有价值的数据进行处理及存储，数据的价值因此而不断递增，乃至创造出更多的附加价值。对于事业单位的文书档案来说，其中主要包含了文字、图片以及录像等不同形式的信息资源，它们分别反映出了事业单位中的各项活动，是事业单位中十分珍贵的资源。对事业单位文书档案进行信息化建设，实际上就是利用现代信息技术对事业单位文书档案进行更好地收集、整理、储存及利用，从而充分发挥出档案信息的价值，以更好地服务于事业单位的发展。

3 大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设的意义

首先文书档案工作是事业单位中的重要工作之一，这点是毋庸置疑的。但是，在以往电子信息技术没出现以及不够发达的时候，文书档案的管理方法都是采用的传统人工管理法，这种管理方法，不但需要消耗大量的人工劳动力，而且管理效率很低，以及非常容易出现人工疏漏和错误。后来，随着电子信息技术的发展，将人们带入了信息化时代，各行各业的工作都逐渐开始融入信息化技术，事业单位文书档案工作也不例外。事业单位文书档案工作自开始进行信息化建设以来，其人工劳动强度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和错误大大减少。因为通过信息化建设，工作人员只需要将海量的数据进行一次录入操作，就可以轻松、方便地实现对数据的开发利用。并且，所录入的数据还可以实现共享，这也推动了文书档案管理效能的提高。再者，在文书档案信息记录的查找方面，传统的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花费很长时间才能够查找到所需要的信息。但是，自文书档案信息化建设后，只需要通过任意一种查找方式，如模糊查询、组合查询、分类查询等，就能够快速便捷地找到想要的信息，非常省时省力。并且，根据文书档案管理人员职责的不同，其管理权限也可以明确进行划分，管理人员可以依据自己的管理权限来进行信息查询。总而言之，在大数据视野下，事業单位文书档案信息化建设乃是社会发展的必然趋势，也是现代文书档案工作的必须要求。

4 档案信息化建设的现状

档案信息化建设是利用现代信息技术建立、管理、利用档案的过程。现代信息技术的发展使档案的利用、管理等工作事半功倍。这一过程能够提高档案信息的社会化服务程度，为档案工作中出现的问题提供了新的解决方法和思路，为事业单位的档案管理工作提供了新模式，新观念，这有利于提高事业单位文书档案管理的现代化水准。一般而言，档案信息化建设包括三个部分：档案信息的数字化建设、档案网络建设、图书馆档案建设。档案网站是档案信息化建设落实的具体表征，其运用不可忽视。档案网站包括宣传、服务、和交流功能。数字档案馆能够为使用者提供一种方便快捷的查阅档案信息的途径，是指通过网络远程获取档案。目前来看，档案信息化建设技术并不够成熟，且未能与市场紧密结合。

5 大数据视野下文书档案信息化建设与开发的路径

1）文书档案的数字化建设与开发。传统的纸质档案资料相当繁琐，对于档案管理人员来说，对于档案的查阅和检索也是一件极为困难的事情。为了解决这一问题，我们要基于大数据的视野之下，充分运用计算机信息化管理技术和手段，借助于大数据环境，实现对事业文书档案的数字化处理和加工，使纸质档案资料转变为数字化、电子化的存在形态，也即数字化档案、电子化档案，从而更好地为其开发和利用服务。2）文书档案的网络化建设与开发。在事业文书档案的信息化建设中，要充分利用网络，以确保不同区域的文书档案信息资料的共享，通过网络的立体化体系建构和完善，加强对文书档案的信息化管理，可以运用网络技术对文书档案加以分类、归档、组卷、下载、复制、打印等，更好地实现对文书档案的开发。3）文书档案的安全化管理。在大数据视野之下，文书档案的安全化建设也是迫切而紧要的问题，文书档案管理人员要在大数据环境中，对自身的文书档案管理系统加以优化和升级，采用先进的网络加密技术，实现对文书档案的安全化管理，这也是事业单位发展的重要前提，是利用文书档案的安全前提。

6 结束语

综上所述，大数据背景之下，事业文书档案管理工作极为重要。为了更好地实现事业文书档案的管理和利用，要基于计算机网络环境和大数据环境，充分利用软件技术实现对文书档案的传输、查询和检索、开发、利用，从而在网络资源链接共享的体系下，全面构建数字化、安全化、网络化的文书档案管理体系。

参考文献

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