浅谈高校财务会计档案管理的内控制度建设

张小光

摘 要：高校财务会计档案管理工作是高校财务工作的重要一环，它是高校历年经济活动的见证物，关系到高校自身的财务安全工作，因此会计档案的内控制度建设必须放在一个重要的行程中。本文通过对高校财务会计档案管理的现状分析，分析了几点突出问题，最后对加强高校财务会计档案管理的内控制度做出策略分析。

关键词：会计；档案管理；内控制度建设

1 高校会计档案的定义

高校会计档案是高校历年经济活动的一种记载档案，它是高校财务活动的产物，可以详细真实地反映高校的财务活动，比如说高校的开支、负债和一些财政补助，还有一些财务核算的账目。相比于其他的档案，会计档案更有专业性和严谨性，里面的数据都需要经过严格的核实，才能记录。

传统的会计档案都是纸质档案，一大摞堆积在档案室里，需要格外注意防火防水，随着科技的进步，电子档案开始逐渐流行并广泛应用，现在的高校会计档案一般是纸质档案和电子档案并存的。

2 高校会计档案管理现状

档案记录了人类的要事和大事，是人们用来记录时间和翻阅资料的重要记载物。借助它，人们可以更客观地认识历史，提升自我素养。会计档案是档案的一种，高校会计档案将学校的经济活动进行了详细的记载，本身具有极高的价值，它的真实性、历史性、原始性决定了它有高校“经济活化石”的地位。会计档案有厚重的历史性，档案的每一个字都记载了高校经济发展的历史轨迹，是一个无声的历史记录者和述说者。

2.1 存档途径的扩充

随着信息化时代的发展，很多东西都已经被电子化取代，传统的会计档案都是纸质记录，而如今，记录这些经济活动已经不再局限于纸张了。计算机科技的发展和人工智能技术的进步，也给高校会计档案带来了新的保存途径，电子档案与纸质档案有很多不同地方，最大的区别就是电子档案保密性好、保存量大、占用空间小，而纸质档案有其厚重型和传承意义，但是容易损坏，管理维护起来比较困难。

2.2 存档环境的变化

纸质档案需要良好的保存环境，纸张比较脆弱，怕水怕火怕光，对空气也没有很好的防护作用，时间久了就会被氧化腐蚀。所以纸质档案需要密闭在封闭的空间，还要做好防水防火工作，一旦被水火侵蚀，就会造成无可挽回的损失了。除此之外，纸质档案还需要占用较大的空间，随着时间的積累，档案会越积越多，不断地占用新的地方以满足储存。

电子档案则几乎没有这些隐患，只要档案系统没有损毁，即使负责存档的电脑被破坏也没有关系，而且他占用空间极小，一个硬盘储存整个高校的档案完全没有问题。不过网络安全问题也会时刻困扰着电子档案，在世界第一例电脑病毒被发现后，几十年来，数以千万的各类型病毒不断涌现，有些特殊的勒索病毒给高校、机关、企业等机构造成了巨大的损失，所以电子档案并非完全安全可靠，维护人员需要不断地更新防护系统，谨慎使用，防止系统遭到攻击。

2.3 档案管理者的素质新要求

以前纸质的档案需要管理者保持档案的完整性、有序性和安全性，而新兴的电子档案对管理者提出了更多的要求。电子档案考验的是管理者的专业素质，光是一个认真负责的管理者是不能够胜任这份工作的，他还需要跟紧技术的进步，不断学习新技能，保证自己没有落伍。而且在电子档案的管理中，需要大量的数据操作，这就需要管理者不仅会管理档案，也得精通财务知识和电子计算机知识，在人员素质要求上有一个很高的标准。而且网络的不确定性也造成了电子档案较高的危险系数，管理者必须要提高网络安全意识，积极做好防范措施，应对未知的风险。

3 目前高校财务会计档案管理内部控制存在的主要问题

3.1 内部控制制度不健全

近年来，高校贪污腐败、挪用公款的丑闻时有爆出，明面的腐败现象就屡禁不止，暗地里更隐藏着数之不尽的贪腐状况。虽然有很多高校已经建立了相应的内部控制制度，但是大部分都是为了应付要求，做做面子工程而已，这些制度大多缺乏实际操作性，光有强烈的原则性，却不付诸实施，生搬硬套、断章取义的现象比较严重。这导致内部控制制度形同虚设，根本达不到自我约束、自我防范的作用，造成大量的信息外泄，贪污、挪用行为依旧大量存在。

前者是财务管理的问题，而财务会计档案管理也存在类似的问题，由于制度建设不完善，档案管理人员也没有可以详细依据的规章制度，做不到科学规范管理。有些管理人员利用制度漏洞，工作中推三阻四，不肯出力或者是胡乱放置档案，给管理工作带来了极大的麻烦。

3.2 财务人员素质亟待提高

相比于档案管理制度的不完善化，财务人员的实际素质更值得关注。许多高校高层管理本身缺乏管理经验或者是任人唯亲，导致高校的会计档案管理人员职业素质低下，明面一套，暗地里一套，对制度和规定置若罔闻，在其位不谋其政，推诿偷懒，甚至有的企图浑水摸鱼，趁机攫取利益。这种人为的因素比制度的漏洞危害更大，时刻都影响着高校的财务安全，影响到学校和学生的实际利益。

3.3 电子档案没有做到有效管理

随着信息化时代的进步，电子版逐渐取代了纸质版档案，但是很多档案没有被录入电子系统中，还有的电子档案存在同步不及时、排序不合理的情况。高校没有将电子资料进行有效地归档管理，财务软件升级缓慢都是电子档案存在的问题。

4 会计档案管理的内控制度建设

4.1 提高对会计档案管理的重视

高校领导应该对会计档案管理工作提起足够的重视，将其视为一个常态化的日常工作，对高校财务会计档案管理人员进行不定期的培训，提高他们的综合能力，加强对档案的管理工作；学校还应该增加对档案管理的经费投入，将更多的开支引入到档案管理中，做好维护工作。

4.2 注重职工职业素养建设

会计档案的管理虽然受限于环境和技术，但是最终还是要通过人的环节来进行管理，所以学校应该把人为因素放置到第一要位，在选拔管理人才的时候要仔细考核，达到要求后才能选择聘用。学校聘用管理人员之后，也要时常提升他们的实际业务能力，比如展开技能培训活动，开展档案管理心得交流会，都可以提升管理人员的实际素质。

4.3 健全有效的工作管理制度

工作是否能顺利的展开与工作制度的完善有很大的关系，高校应该依据自身的实际状况，制定合适的会计档案管理工作，做到科学管理，对症下药。此外，高校要完善相关的规章制度，让制度管理，而不是人为管理，从制度层面防范人为失责因素，使工作进入一个有序化、规范化的流程中。

4.4 重视档案管理的鉴定工作

高校档案室经过长年的积累，已经达到了一个饱和的状态，很多档案已经失去了自身的价值，超出了保管期限，却依旧占用位置，给档案管理带来了麻烦。针对这种情况，高校要做好档案的鉴定工作，对于过期和作废的档案要及时清理，减轻档案管理人员的负担。

参考文献

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[2]李佳.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].教育财会研究，2018.

[3]于珍萍.浅议高校财务管理内部控制制度建设[J].山东纺织经济，2008.