加强档案信息化建设提升档案管理手段和水平

张晓红 韦菡露

随着金融业务快速发展， 档案工作面临良好的发展机遇的同时，也迎来了新的挑战。传统的手工档案管理方式和办法，无论是在档案的收集、整理、保管，还是在检索、借阅、利用等方面，都已远不适应飞速发展的工作及现代化管理的需要。在信息化时代的今天，如何加强档案的信息化建设，提升档案管理手段和水平，以利于档案更好地服务于各项业务的发展，是当代档案工作者必须面临的课题， 以下是我对档案信息化建设的一些探讨。

1 档案信息化所具备的特点

档案的信息化必须依赖于计算机网络技术。计算机网络技术是当代信息传输的基础，它的发展促进了信息化的进程，由于档案具有的特殊性，档案信息依托于网络技术的发展也有其自身的特点。

1）档案的载体在形式具有多样化。随着办公自动化的普及，以及无纸化办公的时代要求，档案的载体将以纸质、电子以及集图、文、声、像于一体的多媒体信息档案出现。这就意味着，档案的内容信息管理将主要通过电子计算机等技术媒介来完成。

2）档案的收集渠道得以拓宽。随着信息网络技术的发展，电子文件传输技术日益成熟，信息资源共享程度越来越高，这就为档案收集工作开辟了一条新途径。我们可以充分利用网络优势，通过网络系统在很短的时间内进行快速的电子档案的收集。在提高工作效率的同时，也最大限度地丰富了库藏。

3）档案的管理全程电子化。在电子档案管理系统中，可以对电子档案库里所有的电子文件和电子档案进行一系列的处理。包括一份电子文件最终形成电子档案的过程，即对电子文件进行期限鉴定、分类、组卷、赋予案卷号等，以及网上提供借阅等全部在电子档案系统内完成。

4）档案的服务方便快捷。档案信息资源的共享，让办公人员实现在自己的办公室对所需的档案资料进行实时浏览。利用者在权限范围内借阅档案，只需通过电脑进行检索，实现快速查阅，还可以下载所需资料，档案的服务得到充分体现，大大提高了工作效率。

2 档案信息化建设的核心内容

档案信息化建设就是要实现对传统办公模式的改变，将大量的纸质文件转变为电子文件，最终实现无纸化办公。电子文件的管理，也就是档案信息化建设的核心内容。

1）发文、收文实现电子化管理。收、发文尽量处理成电子文件。一是发文方面，启动办公自动化后，本单位的发文尽量采取电子拟稿，在网上流转相关环节后，形成电子发文。其中密级文件，可以采用纸质文件；规章制度、人事任免这类重要文件，为了保存的需要，在电子发文后，追加纸质文件。二是收文方面，若收到的文件本身就是电子文件就在网上流转，若收到的是纸质收文，就要进行电子化处理。通过扫描进入电脑，形成电子文件，实现收文登记、批办、承办，归还的全过程也都在电脑上完成。

2）档案管理的电子化。一是利用电子档案管理系统，将电子文件在电子管理系统内，实现期限鉴定、归档、分类、组卷、排序编号，最后形成网上借阅的电子档案。二是由于历史原因，库存有大量的纸质文件，这些纸质文件没有电子信息，对这部分纸质文件的电子化处理方式分为两种，一种采取著录条目信息的形式，让信息存放在电子系统内，在查阅时就可以迅速指定库存纸质档案存放的物理位置。另一种通过扫描进入电子系统，完全变成电子档案信息，在网上实现资源共享。

3）档案查阅利用的电子化管理。档案部门所保管的具有保密和限制利用条件的档案，常常是涉及国家安全和社会秩序，以及商业秘密的有关的文件材料，所以，在保密期限内一定要严格限定利用者的利用权限。档案部门以利用者为中心，设立不同权限的查阅、检索系统，让借阅者借阅到符合自己借阅范围内的文件材料。

3 档案信息化建设的重要任务

档案信息化建设的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设包括数据库建设、档案目录数字化、档案全文数字化和多媒体档案数字化工作。

1）加快现有库藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设，以满足快速检索利用的需要。作为档案人员要加快现有库藏档案的整理、著录工作，逐步实现库藏档案目录机检。同时，在数据库建设方面要有统一的标准和规范，此外在建立目录数据库之前，应确立并推广使用规范的档案管理软件，为今后统一接收各单位的电子档案数据统一标准，减少将来数据接口的问题。

2）利用现有设备和技术，对一些重要的、容易受损的、利用频率高档案进行数字化，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用效率。

3）对新产生的电子文件、电子档案，有意识地收集齐全，规范地整理，形成电子档案信息，保证归档电子文件真实、完整、有效。对电子文件和电子档案，还要进行备份，保证电子信息的安全性、完整性。

4 档案信息化建设的保障

1）档案基础业务建设是档案信息化建设的保证。丰富的档案信息资源，使档案部门成为重要信息资源管理部门，满足现行文件利用中心的功能需要。档案中心的建设即要有档案库房、业务用房，更要有展厅、影视厅、档案文件利用大厅、电子阅览利用厅、学术报告厅等。要围绕利用服务和现代化管理的需要，配置设备，抓好基础设施建设，提高档案案卷质量，实现档案信息资源的有序整理。推广档案信息技术和档案保护技术的广泛应用。根据新形势的发展，进一步完善档案工作有关规章制度。强化档案信息资源的开发利用，最大限度地满足各项工作对档案的需求。

2）提高档案人员的业务素质是保证档案信息化建设的关键。（1）档案人员要强化业务内功，成为档案工作的行家里手。档案工作要发展，人是第一重要因素。这是我们档案事业发展最重要的基础建设。档案人员的素质、人才结构决定着档案部门的地位和作用能否得到实现和发挥，决定着档案事业的未来，每一位档案工作者，都要强化业务内功，让自己成为业务工作的行家里手。（2）掌握现代化管理档案的业务技能。在档案信息化建设日益加快步伐的今天，档案工作的技术性越显突出，档案现代化管理基本上是设施设备和技术手段的现代化，作为新形势下的档案工作者，手中不掌握现代化操作技能，就不能适应档案信息化建设的需要，无法开展技术创新，无法引进先进技术设备和采用世界先进技术管理档案，档案现代化管理和信息化建设将无法实现。（3）用创新精神来对待档案工作，不拘泥于传统的管理方式是发展档案事业的动力。档案工作有很多具体的工作需要档案人员静心地、脚踏实地的去完成，但同时档案人员又不能局限于具体事务。我国档案管理模式历来都有自己的特色，传统模式已经在新形势下被逐步打破，如果我们还一味强调传统模式，不求创新，档案工作的路子势必越走越窄。没有创新，档案工作的发展就失去动力和源泉，档案服务工作无法完善。在提倡创新能力的同时，还要进行传统模式的比较，在前人基础上发现和改变过去的不足，完善过去有益的内容，从而达到真正的创新。（4）档案人员要有强烈的服务意识。档案工作的本质特征服务性，使其具有存在的价值和发展的必要。档案从形成之日，就决定了它的服务性。它就是为有用而留下的物质，管理档案的工作也就具有了服务性。服务能力应成为衡量档案工作者是否称职的第一要素。档案工作要提供优质服务，必须研究服务对象，研究服务途径，探讨服务方法。我们所从事的一切，档案的收集、征集、整理、保管，新时期档案信息资源的整合和配置、档案数字化建设等等，都是为了更好地服务于各项事业的发展，因此，档案工作者必须有强烈的服务意识。

以上是对档案信息化建设的一些浅见。总之，我们要做好档案管理工作，以便實现档案信息资源利用的最大化，就要从档案管理的职能和档案工作的性质入手，研究当前形势和信息技术的发展，通过各种档案信息服务手段，对档案进行加工和整理，并提供利用，满足

需求。