新时代档案馆对外服务“窗口”建设探讨

王宝众

摘 要：在当今新时代发展背景下，社会各行业领域均受到影响，工作方式上由此产生巨大的改变。在档案馆工作中也是如此，新时代的发展直接促使档案馆利用服务工作产生明显的变化，其不但改善了实体化窗口环境，同时借助“互联网+”技术，实现了在线和预约查档服务，由此促使档案馆本身工作效率获得全面的提升。然而，这还不够，随着时代的不断推进，应当在此基础上推出更多有效的、优质的对外服务窗口。为此，本文针对新时代下档案馆对外服务窗口建设进行探讨，展开简要论述以供参考。

关键词：新时代；档案馆；“窗口”

新时代下，人们对档案馆的服务质量要求不断攀升。以往档案馆服务窗口主要用于档案接待，是档案馆业务对外全面展示自身服务质量所在，其简称为“窗口”。档案馆对外窗口的建设成为档案部门与外界各方面相联系的重要纽带，更是传输档案信息提供档案服务的重要桥梁，同时也是档案部门本身外在形象的展现。因此，在如今新时代背景下，就要求档案馆应当强化对“窗口”的利用，高度重视对外窗口建设，结合时代发展特性，促使窗口服务规范化、质量化即丰富化。为此，这就必须多举措并行，不断强化建设档案馆对外“窗口”，具体讨论如下：

1 新时代下档案馆对外服务“窗口”建设必要性

档案馆的主要任务在于切实保障档案的完整与安全性，在此基础上积极开发相应的档案信息资源，从而给经济建设和社会提供相应的服务，通常档案馆内储藏着非常丰富的档案、史料，而这些丰富的史料财富都可直接借助“窗口”来实现社会层面的传递，最终由此取得相应的经济和社会效益。在整体档案工作当中，档案利用的作用非常显著，其本身也是档案馆各项业务开展的重要环节。而只要借助“窗口”的利用才能有效实现档案本身的潜在价值。因此，档案馆“窗口”建设其实就是为社会各界提供档案信息内容的重要桥梁，更是联系社会的现实纽带，成为影响档案事业及档案馆建设发展的主要阵地[1]。

在当今新时代下，档案馆“窗口”建设不可模仿各种宣传形式，要求其应当结合自身的性质特点来切实搞好服务工作，不断拓展自身的社会知名度。尤其是一些基层档案馆，更是要求其应当强化“窗口”建设，不断实施创新建设举措。具体要求应当冷静思考，从思想、行为作风等层面来切实搞好“窗口”建设，这样才能保障档案馆对外服务质量水平。

2 新时代下档案馆对外“窗口”建设内容要求

1）强化软硬件设施建设。其中的硬件具体是指档案阅览室内的接待工作应当做好相应的设备与环境布置，当前多数档案馆内的阅览室大都比较简陋，难以符合“窗口”建设的要求。因此，这就应当积极树立良好的服务意识，从档案信息需求者角度出发，精心布置相应的待物环境，由此添置大量必要性的硬件设施，比如电脑、打印机、检索柜、阅览架等等。同时在墙上也需明确各种服务内容公示，并在此基础上设立服务柜台，从而由此为档案信息需求者提供细致周到的服务。只有这样才能真正取得良好的“窗口”建设效果，从而由此营造出便利、静雅的阅档体验。而软件则是指档案查阅时所采用的多种检索工具，其中包含一些计算机检索、网络数据平台、软件操作应用程序等[2]。具体能够借助检索工具来获取形式多样、功能齐全的档案资料内容，而这就需要实现准备好想要的软件资源，并切实保障软件资料的充分运用。并且紧随时代不断进步发展，网络信息技术不断更新，因此档案室内需自动生成和更新计算机检索目录，这也是提高服务质量及水平的重要举措。

2）规范“窗口”服务。档案馆“窗口”建设，不仅需要强化必要的软硬件设施，同时接待人员的服务质量与水平也非常重要。在当今新时代下，绝大多数档案馆都处于一种被动接待的状态，也即是被动应付服务的形式。因此其服务质量的好坏完全依据其自身决定，存在明显的随意性。甚至经常产生态度冷淡、手续复杂及一系列不负责任的情况，最终致使所储藏档案的利用率直线下降。因此就必须采取相应的举措来不断提升档案服务的规范化水平，由此来切实保障档案馆“窗口”服务的质量。具体可指定各种文明用语、公约及服务标准等内容，设立档案馆专门接待日，用于解决疑难问题。通过制定出一系列的便民服务，只有这样才能真正有效的实现档案馆对外“窗口”服务规范化。

3）增设咨询台服务。档案馆对外“窗口”建设中，咨询台的设立是为了给档案馆提供更好、更优质的服务。其通常是采用解答问题的方式来为档案信息使用者提供相应的档案服务。因此，这也是一项融合档案专业知识和检索途径的方式。同时相关人员也可借助档案查询的机会来充分了解档案本身的知识内容，因此这就必须充分结合实际情况来进行答疑，由此提供良好的咨询服务。由此可知，档案信息咨询工作非常重要，因此设立咨询台本身也是增强档案馆对外“窗口”建设的主要方式之一，其更是规范档案馆“窗口”服务的重要举措。

3 新时代档案馆对外服务“窗口”建设举措

1）充分融合“互联网+”技术。在当今“互联网+”时代下，我国绝大多数档案馆均已实现电子化转变，然而其中仍然有绝大多数档案馆数字化工作并不全面，其现实存量的数字化目前处于长期发展的状态。在此背景下，就要求档案馆应当从服务层次入手，严抓库藏纸质服务的同时，还需严格做好档案数字化的网络调阅服务，整个过程坚持让档案信息需求者“只跑一趟”的服务理念，由此才能真正展现出档案工作者的工作水平。最主要的是，档案馆“窗口”建设应当严密结合“互联网+”技术。具体是借助设备的更新来完善技术设备的上传与有效查阅，例如可配置相应的自主查询设施，由此能够有效解决绝大多数群众的查档要求。也可通过手机、网络终端的建立，采用“互联网+”技术，促使群众们能够通过网络对档案信息自行查阅。最后是档案馆“窗口”建设过程中，应当由此设立相应的绿色通道，针对线下查阅档案开辟出便捷的通道。

2）提高新时代档案人员职业素养。在当今新时代下，人的作用无可替代，尤其是一些直接对接服务的档案工作人员，其更应当将对人的培养教育置于首位。具体要求应当大力培育档案人员的职业素质水平，不断加强其工作的责任、使命感，同时需端正其工作态度，促使档案人员应当积极主动的投入到实际工作当中。通常面向“窗口”的接待利用工作都比较枯燥，且因为查档者本身经历、学识水平及馆藏结构数量等因素影响，导致整个接待利用的过程并不愉悦。尤其一些查档者由于无法查询所需档案，而产生相应的怨气时，则更加考验相关接待人员本身职业素养。同时需要大力培育档案人员的专业素质水平，不断强化其技能及业务能力[3]。因为档案工作本身专业性要求较高。最后需要大力培育沟通协作能力，要求应当在不同的人际交往当中，达成共识，尽可能避免人际交往成为档案馆工作开展的阻碍。

3）档案馆“窗口”建设延伸扩展。在当今新时代下，档案馆窗口建设不再只是单纯的实体窗口，如今以直接延伸扩展出多种不同类型的建设“窗口”。最常见的就是服务台“实体窗口”，此类“窗口”可配置相应的自主查询机，一些复杂化的查询可直接借助人工远程的形式进行查阅，简单查询只需借助机器即可实现。再就是借助互联网技术所建设的“虚拟窗口”，这类窗口只需通过互联网登录即可，但登录人需检验身份证及证书真伪。再就是官方部门所开设的“终端窗口”，此类窗口属于查询终端，通常会设定相应的查询权限，并签署对应的保密协议，由此才能最终实现远程查询的效果。也可以设立官方微信平台、电话及在线预约查档。通过多种不同“窗口”的建设，能够有效提升群众及单位档案查询效率，最终提升档案馆服务质量水平。

参考文献

[1]任丽，胡榮华.以人为本服务为民创建优质窗口服务[J].档案天地，2019（01）：8-10.

[2]任丽，胡荣华.以人为本服务为民 创建优质窗口服务[J].北京档案，2018（10）：35-37.

[3]朱雪音，崔蔷，李涛.鞍山市档案馆查档窗口服务民生二三事[J].兰台世界，2018（S2）：153.