关于县级综合档案馆信息化建设的研究

夏丹丹 吉林省四平市伊通满族自治县档案馆

近年来，信息化建设在我国各个领域都有了长足的突破。对于各县级综合档案馆来说，包括档案的生成、管理、开发利用等方面加快信息化的步伐也成了势在必行的事情。但是就目前情况来看，一些经济实力不够的县级地区，综合档案馆在信息化建设和人员技能的水平上还相对落后，和我国目前的经济发展速度越来越不适应，所以加快县级综合档案馆的信息化建设是非常有必要的。

一、县级综合档案馆信息化建设的问题

(一)缺乏足够的重视和经费

综合档案馆的信息化建设在部分县级政府的重视程度不够。政府关注规划、城建、卫生等部门的发展情况却忽视了档案馆的建设，在财政支持上远达不到发展需求，最终阻碍了县级综合档案馆的信息化建设。这其中的原因是多方面的，首先就是档案馆无法给各县经济发展带来明显的效益增长，其次就是建立档案馆需要大量的资金注入，馆藏二十万卷左右就需要千万左右的投资，这是很多县级政府无法负担的[1]。

(二)工作复杂见效慢

档案馆的信息化建设是一个复杂的工程，首先就是各种硬件设施的建设，其次就是各种软件的配套，还有处理海量的数据。虽然县级档案馆的馆藏数量不如省市级档案馆那么大，但是数据量也非常庞大。数以十万的文书、材料、档案和影像资料，需要按照规范经过数字化处理，之后还要进行数据备份、加密、架设防火墙等安全措施。短时间内无法将工程量巨大的档案馆建设好，这也在一定程度上影响了信息化的进程。

(三)缺乏信息化建设的统一标准

上文提到档案馆的信息化建设有很多环节、内容庞杂，所以在实际操作的过程当中就需要统一的标准，包括数字化内容录入的统一格式、资料的归档分类、索引条目等。如果每一个县级档案馆都按照各自的标准进行信息化建设，那么在取用的过程当中就会产生巨大的麻烦，所以政府部门应当进行统一的指导，给出统一标准，让各地县级综合档案馆之间相互联系、相互协调、互通有无、这样也能够避免内容的重复，节约人力和时间成本。

(四)缺乏专业性人才

信息化档案馆和传统档案馆不同，对管理人员的要求很高，除了具备档案管理技能以外，还需要能够熟练的操作计算机，精通档案管理的相应软件，掌握信息化档案馆的相应流程，还能够对其他调用、阅读者基于指导和帮助。以往的传统档案管理人员大多数都是档案管理专业毕业，计算机专业的人才很少有机会进入档案馆工作，这也限制县级综合档案馆信息化建设的进程。

二、加快县级综合档案馆信息化建设的方法

(一)馆藏的数字化建设

县级档案馆首先要完成馆藏的数字化建设，纸质档案会有老旧、破损甚至遗失等情况的发生，但是数字化存储只要做好备份就不会丢失。但是由于纸质档案的数字化需要投入相当的财力、物力、人力，所以如果当地政府的经费不足，还可以选择优先将重要程度高的馆藏部分优先储存。如果缺乏相应的人才，还可以将部分业务进行外包，以加快数字化档案馆的建设。同时在馆藏数字化的前提下，还应该建立起数据库，方便档案馆馆藏的管理、分类和取用[2]。

(二)档案馆自动化办公

在档案馆数字化建设的前提下，档案馆也应该匹配自动化办公的设备。在档案馆内部，应该利用扫描仪等设备完成文件的录入、编辑和分类归档等任务，一台设备的输入速度要远远高于十几个人的人工速度，而且不会疲惫，只需要安排一个科室人员进行操作就可以极大的加快档案的数字化进程，同时还可以减少大量的人工成本，提高效率。在各档案馆之间，应该建立局域网或内网，不但能够实现网上收发文件，还可以对相互之间的馆藏进行资源共享，避免重复录入，造成资源浪费。

(三)建立数据库与社会共享

县级综合档案馆的馆藏是一种社会资源，传统档案馆查阅相对繁琐，破损和遗失还会造成很大影响。所以档案馆的资料应该在数字化馆藏的基础上建立网站，设立档案馆简介、档案分类、文件法规等多个索引分类，并开通与社会公众沟通互动的通道，为百姓答疑解惑，了解国家政策和馆藏内容。如果不具备相应条件的地区可以借助网络技术公司的技术，将当地馆藏的信息内容嫁接在对方的服务器上，这样管理和维护的工作由网络技术公司负责，也可以节省档案馆的人力资源[3]。

(四)引进信息化技术人才

专业化的人才，是推进县级档案馆信息化建设的重要条件。对于计算机硬件、软件、网络信息技术等方面的专业化内容是档案管理专业的人员无法完成的。所以引进适用档案管理软件和网络系统管理的技术人才对加快档案馆信息化建设进程非常重要。同时，对于一些有关计算机的基础知识、网络管理、软件应用等方面，也应该对馆内工作人员进行培训。对于简单的录入、索引、上传、修改等方面，需要具备熟练的操作能力。

(五)确保信息安全

档案馆的馆藏都是非常珍贵的资料和数据，所以保证信息安全也是信息化建设的重中之重。档案馆需要严格遵守档案法规和保密法规，结合各管的实际情况，增强保密意识，确保秘钥管理和信息鉴定。专人负责，建立防火墙和防入侵警报，确保设备和网络的安全。建立备份数据库，遇到意外事故或者自然灾害的情况下，也可以保证数据安全和数据恢复能力。

三、总结

我国各县级综合档案馆的馆藏具有莫大价值，但是这些珍稀的馆藏却没有发挥出应有的作用，究其根本原因，就是纸质馆藏取用不便，想要阅览还必须到档案馆寻找。利用现代化手段，将这些馆藏进行数字化、信息化、数据库化的处理，方便各科室和社会各界取用，即节省了取阅的时间、增加了效率，同时还提升了人们对馆藏使用的兴趣，对于我国社会化建设的进程有莫大助益。