推进事业单位档案的规范化管理策略

王彦秀 吉林省长春市农安县农业机械化学校

档案管理即文档信息管理，属于事业单位管理的一部分[1]。纵观我国事业单位档案管理发展由边缘到重视、由人工为主到信息化能力、由松散到规范，逐步完善与规范化。在新一轮事业单位改革中，对于事业单位信息管理提出了更高要求，档案管理地位日益提升，为事业单位政策制定提供客观的档案数据；人才选拔提供人事档案信息；内部改革提供历次经验总结文档信息。

一、档案的规范化管理落实现状

(一)观念滞后

档案管理规范化建设是近年来档案规范化管理中强调的工作重点，但实际落实中“口号大于实际”，事业单位工作人员也没有真正意识到规范化管理的重要性。部分单位在实际管理过程中仍然将档案管理边缘化，各项政策制定与人员调动也没有参照档案信息，管理效率有限。“上行自然下效”，基层事业单位工作人员在实际工作中也轻视档案管理规范化的落实，导致相关工作处处受阻。

(二)制度欠缺

我国事业单位档案管理在规范化进程中仍然采用“老旧”管理制度，新要求、新标准、新内容与管理制度严重不相符。尤其在档案规范化进程管理中，对于档案信息的采集、归纳、建档、调档、归档都有要求，但制度上却缺乏细致的规定，导致规范化管理流于形式。制度滞后于档案管理需求增加了规范管理难度，工作人员仍然按照“老办法”进行规范化管理工作，“半生不熟”式的管理模式会导致管理工作出现混乱。

(三)高屋建瓴

在事业单位改革过程中事业单位出现了分化，一部分投入到市场竞争当中，而另一部分更加侧重于为人民提供优质的社会服务。在新形势下，事业单位意识到发展与管理需要建立在科学的基础上，必须有依据、有事实、有效果，愈加重视单位档案规范化管理[2]。但在规范化管理理解上存在着偏差，多是采购电脑、档案管理软件、扫描设备，而忽视了系统化建设，没有着手于实际建设工作，仅是将现有的档案数据进行电子化录入，缺乏深入的规范化管理，高屋建瓴式的规范化管理并不能够彻底推动信息化管理，只能徒具其表。

二、档案的规范化管理落实策略

(一)变革观念，加强配合

在新的社会发展形势下，档案管理必须提升至重要地位。事业单位领导需要认识到档案规范化管理重要性，在开展管理工作时多采用档案信息，使其能够发挥信息价值。日常管理中，单位领导要关注规范化管理落实情况，组织专人攻克规范化管理中所出现的难点，工作人员在领导带动下也会提升工作效率，上下齐心配合做好规范化管理工作。同时，相关事业单位也应该结合单位实际情况，逐步下拨资金采购档案信息化管理设备，为规范化管理工作提供必要的设备基础。在人员培养上，如果有条件可以吸纳档案管理人才进入到队伍中，提升档案管理水平，对于现有工作人员要加强思想培训、专业知识培训、现代电子设备操作培训、安全意识培训等，提升档案管理人员的现代工作意识。

(二)完善制度，精益求精

管理制度有着模板管理作用，让档案管理工作人员在面对实际工作时能够有章可循、询证做事。因此在新形势下，规范化管理应该具有长效化、稳定性、细致化、规范化等特征。首先，单位领导应该与档案管理基层工作人员进行商讨，指出哪些条例需要删除、哪些内容不完善、哪些问题需要添加。其次，要将档案管理制度细致化，确定档案管理的具体标准，如信息采集格式必须有时间、内容简述、相关证据等信息，各个部门在提供档案信息数据时也必须要按照规定明确内容，确保档案信息真实可靠。如人事档案管理中对于工作人员的年龄、生日、党龄、工龄上存在数据记录偏差，主要是因为时间记录方式不一致，有虚岁记录，也有周岁记录，导致档案信息存在误差。因此在完善制度过程中一定要对细节问题给予明确，减少模糊管理的存在。档案信息管理在事业单位的价值体现在信息数据上，在制度上一定要规范化管理，力求精益求精，发挥其信息价值。

(三)深化改革，系统建设

规范化管理的技术依托主要是电子化设备、数据处理技术、专业管理人才。仅是采购电子化设备显然无法满足规范化管理需求。另外，规范化管理还需要事业单位各个部门的配合，不能够仅是局限于档案管理内部。其他部门如果递交的档案信息源不真实、不可靠、不完整同样会影响到档案规范化管理工作的开展。此外，原有的档案信息多为纸质数据，规格、格式等内容各异，在信息化录入到数据库的过程中都需要各个部门的配合校正。

在深化改革过程中，需要对档案管理进行系统化建设：①在电子设备上，根据事业单位实际财力分批采购，避免相关软件更新过快，滞后管理发展；②数据处理技术，档案管理数据处理技术是指能够按照软件模板要求正确上传档案数据，并确保数据的安全性，能够定期进行更新、校对；③专业管理人才，在新形势下档案管理人员需要具备数据处理、电子设备使用及维护、档案管理多项知识，多对其进行专业培训，多开展规范化实践管理工作，只有如此才能够真正促进档案管理工作规范化开展。