关于工程项目管理中电子文件管理的探讨

胡娜

[摘 要]在工程项目管理中，电子文件管理至关重要，因为它能够记录工程项目的许多细节，这正是工程项目合同签订和控制的关键，但是电子文件的管理难度较大。为了提高企业对电子文件管理的重视程度，使电子文件管理工作更加系统，本文重点分析了电子文件管理的优势和劣势，并提出了加强电子文件管理的策略。

[关键词]工程项目管理;电子文件;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.081

[中图分类号]TP399[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-0-02

电子文件管理对于工程项目管理至关重要，电子文件管理能够满足工程项目管理对于工作系统性和精密性的要求，电子文件管理是顺应时代发展而产生、发展的。与纸质文件不同，电子文件虽然具有快捷便利、省时、省地、节省资源等优势，但是也存在容易遗失、易被剽窃等缺点。完善电子文件管理工作，就是要克服它的缺点，发挥它的优点。

1     工程项目管理中电子文件管理的优势

1.1   占用空间小，存储能力强

工程项目管理作为一项系统化、精细化的管理工作，必然会产生庞大的数据。如果没有或者不使用电子文件管理，那么如此庞大的数据只能通过纸质文件呈现，要使用很多纸质文件才能达到详细记录的目的。纸质文件会占用大量的空间，保存起来也非常麻烦，不但需要专门的仓库、专门的设备，还需要专业人员进行护理，一旦纸质损坏、受潮，珍贵的数据就会遗失，很难恢复。在节省空间和存储能力方面，电子文件管理拥有纸质文件管理无法比拟的优点。

1.2   检索便捷，重复利用

纸质文件不但占用的空间大，检索起来也极不方便，必须要花费大量的人力、物力。使用电子文件检索可能只需要几分钟，同样的内容，要在纸质文件中检索，大概需要查找几个星期，甚至几个月。大量花费时间精力不说，如果遇上特别紧急的情况，后果不堪设想。在检索的快捷性上，电子文件管理也远远超越了纸质文件。

在利用率上，电子文件也略胜一筹。纸质文件虽然也能相互傳阅、重复利用，但由于纸质文件中的数据载体是易损坏的纸张，数据的保存时间必然是有限的，而电子文件却可以不限次地传播。纸质文件由于受数量限制，无法实现同时多人共享（如果通过增加纸质文件数量达到了多人共享，势必要占用更多的空间），但是纸质文件却可以利用复制功能和互联网同时多人共享。尤其对于设计院来说，已归档图纸的重复调晒使用率非常高，多个项目同时使用一套图纸的情况十分常见，如果使用纸质的硫酸图纸进行复晒无疑会提高抽图人员的重复工作率，并且不停复晒会导致原图磨损。同时，电子文件可以直接打印蓝图或白图，从而可以有效提高工作效率，再加上能够保存原图，可谓一举多得。从目前信息化的程度来看，电子文件存档也是大势所趋，从横向和纵向来看，电子文件的利用率更胜一筹。

1.3   数据安全有保障，损失数据易找回

纸质文件在借阅过程中容易出现损坏、遗失、篡改，但是电子文件几乎不存在这样的问题。通过使用电子文件的拷贝功能，电子文件可以备份，只要不是在数据库全部崩溃的极端情况下，只要采用有效的备份措施，电子文件管理可以较为有效地防止数据遗失，并且通过采取一些网络加密措施，电子文件可以实现只借阅而无法编辑，以防重要数据被改动。

无论是纸质文件，还是电子文件，都存在数据遗失的风险。纸质文件一旦遗失，要找回几乎是不可能的事，但是电子文件则不然，因为它以数据的形式存在于电子设备中，所以通过一些专业软件还是能够找回电子文件的，操作也更快捷。

1.4   展示方式多，传播效果好

在工程项目管理中，纸质文件的展示方式非常有限，除了突出颜色、文字、风格等视觉效果，几乎别无他法。但是通过电子文件管理，则可以以动态的、更加多样的方式展示数据和信息，如音频、视频、动画等，与纸质文件较为古板、传统的展示方式相比，显然更容易引起人的注意，也会取得更好的传播效果。

2     工程项目管理中电子文件管理的劣势

电子文件管理也存在一定的劣势，对它的劣势进行分析，并不等于否定电子文件管理，而是通过分析缺点找到克服的方法，从而不断提高电子文件管理水平。

2.1   信息来源庞杂，分类不够明晰

电子文件不是纸质文件，纸质文件可以落实到工程项目的某个部门，以部门为单位派送文件。但是电子文件则不同，由于具有便捷性，打破了以部门为单位的文件呈送形式，各个部门、各个部门成员之间可以跨级、跨部门相互呈送文件，形成了错综复杂的数据网络，来源庞杂不易分类。因为在很短的时间就可能产生大量的数据，想要对各种数据进行详细归类也不够现实，所以电子文件管理分类是一大问题，由于缺乏良好、及时的归类措施，成为电子文件管理的一大缺陷。

2.2   信息安全意识淡薄，易泄露、遗失、被盗窃

电子文件的便捷性，在一定程度上也纵容了一些管理人员的大意、轻心。调查显示，电子文件更容易发生泄漏、遗失、被盗窃等现象。一方面是由于管理人员疏漏，另一方面则是由于互联网的快速发展，既为电子文件管理提供了便利之处，也成为一些不法之徒盗窃信息的不法手段。

3     工程项目管理中的电子文件管理策略

3.1   加强电子文件鉴定管理

随着电脑等一系列电子设备的出现，人们记录数据的效率越来越高，但是电脑等电子设备并不是100%无误的，高速度带来的可能是高错误率，在数据更新越来越快的时代，人们往往极端地追求速度而忽略质量。以档案管理收集电子文件为例，收集图纸的电子文件时，确实发现有很多图纸的电子文件存在图号误写、图框信息漏写等情况，这些看似无关紧要的错误，往往事关全局，影响重大。因此，电子文件归档和存储前，对电子文件进行鉴定至关重要。电子文件鉴定十分重要，不能为了降低成本而随意雇佣人工进行鉴定，必须要由相关专业人员进行鉴定，要经过一系列严格的审核和复查。只有通过专业人员鉴定，才能够及时、准确地找出电子文件中不易被人发现的格式错误、字句错误、版本不兼容等相关问题，以便为后续的数据审查、借阅扫清障碍。

3.2   加强电子文件归档管理

（1）文件归档务必要准确合理。为了方便以后对文件进行检索利用，文件归档务必要准确合理，否则会为后期检索带来不必要的麻烦。电子文件储存应该按一定的分类进行，不能归错类，比如本应为烧结类项目被归入环保类，那么在检索烧结类项目时就会出现信息空白，而在检索环保类时又会出现大量烧结类的信息，增加了检索难度。无论是哪种情况，都会降低工作效率，令检索者产生焦虑心态，丧失对电子文件管理的信任和好感。

（2）建立局域网。为了保证信息安全和便于高效检索，在进行信息归档时，工作人员务必要设置权限，公司也应在工程项目管理部门建立局域网，一方面便于电子文件在各个部门之间传输，另一方面可以禁止外网访问，保证公司机密和数据安全。特别对于一些重要信息而言，例如涉及公司知识产权的核心技术、公司的专有技术等，如果无法有效防止外网访问，信息可能被不法之徒盗窃，公司技术也会泄露，造成重大损失;更有甚者，电子信息可能会被不法之徒进行篡改而公司毫无知觉，使公司在不知情的情况下蒙受损失。

3.3   加强电子文件管理

如果說电子文件的鉴定和归档是电子文件有效、安全利用的基础，那么电子文件的管理就是日常生活中随时影响着电子文件的安全和使用的一举一动。电子文件的日常管理是电子文件管理过程中所费功夫最多、花费时间最长的一环，从电子文件经过鉴定后归档开始，电子文件就开始处于日常管理中，即使在鉴定和归档中做得再好，如果忽略电子文件的日常管理，电子文件仍然得不到安全保障和高效率利用。

加强电子文件管理要做好以下工作。首先，工程项目工作人员在访问电子文件相关网页时要使用局域网，避免使用外网以防止信息外泄和信息损失。日益发展的科技在造福人类的同时，也被不法之徒当作利刃从事不法行为，如果载有重要信息的电子设备同不安全的网络相连，可能导致设备中毒、信息被盗。其次，重要信息务必多次备份，同时管理好信息的使用权限，避免无关人员浏览信息导致信息外泄。再次，在电子文件日常管理中，要做好电子文件的保密、防盗工作，如果必须外部传阅，务必要注明版权。最后，为减少信息被盗窃和抄袭的机会，必要时可以添加标志性的隐形水印，既不影响阅读，同时万一信息被盗窃、抄袭，也能使用法律途径及时解决。

4     结 语

在工程项目管理中，电子文件管理的重要性已经不言而喻，电子文件管理的诞生和发展一方面使工程项目管理和相关的工作人员大大受益，另一方面，它又在施行过程中暴露出了一些缺点，通过应用相关技术能够有效克服电子文件管理中的某些缺陷。

主要参考文献

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