高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析

潘秀明

[摘 要]高校档案信息化管理是档案工作科学化、规范化、现代化的客观要求。本文从高校档案信息化管理的趋势入手，对档案信息化管理面临的困境进行简要分析，从制度建设、系统建设等功能规划的角度探讨了加强高校档案信息化管理的措施，旨在不断提升高校的档案信息化管理水平。

[关键词]高校;档案;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.079

[中图分类号]G647.2;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-0-02

0     引 言

高校档案记录了学校的科研活动、教学活动、师生资料等重要信息，是学校进行科研、教学、管理、建设的重要依据。自从2000年国家档案局提出“档案信息化”的概念后，高校开始逐步推进档案信息化建设，取得了丰硕的建设成果。目前，随着信息技术的不断进步和国民档案意识的逐渐加强，高校档案信息化管理出现了管理模式系统化、管理系统集成化、信息运维专业化的趋势。因此，高校档案管理部门应在日益复杂的档案管理环境下把握新趋势、发现新问题、提出新办法，从而促进高校档案管理工作的现代化、规范化。

1     高校档案信息化管理的趋势

1.1   管理模式协同化、项目化

档案信息化管理涉及计算机、网络、管理、档案等多学科交叉。管理模式的协同化表现在以下几点。首先，表现在工作人员上，即档案信息化管理需要多种知识背景和专业能力的人参与工作。同时，随着信息技术的不断进步和档案业务的拓展，档案信息化建设程度逐渐加深，工作环境、工作内容、工作模式会更加复杂化、专业化。在此种环境下，高校想要做好档案管理工作，需要运用项目化管理的思维建立动态管理联盟。在动态联盟的协同工作模式下，各成员、部门承担着不同的管理责任，确保档案信息化管理工作正常开展。其次，由于各成员和部门知识背景、专业能力存在差异，只有在对应业务领域下，才能充分发挥专业性。例如，在建设数字档案馆涉及方案论证、立项、招标、系统设计、开发等多领域的知识，此时就需要一个跨学科、跨领域的联盟进行协同化和项目化管理，以提高建设效率、降低建设成本。最后，档案服务的多元化要求高校档案管理部门协同化工作。

1.2   管理系统建设集成化、通用化

档案业务的日益多元化要求档案管理系统具有更强的适应性，集成更多的功能。首先，高校档案管理工作涉及的范围广泛，包括学生档案、教师档案、城建档案、财务档案等多个领域，为了提高管理效率、提升协同管理能力，各部門管理系统要实现集成化、通用化发展。其次，高校档案管理系统在多个档案领域下通用，同时在档案收集、归档、分类等操作上实现标准化和规范化，使各部门档案数据互联互通，为档案协同化工作奠定基础。同时，由于管理系统功能的集成化，档案业务逐渐实现多元化发展，除传统管理系统的自动归档、自动排序、自动整理外，可视化界面、数据分析等功能也是其发展趋势。最后，由于师生的档案意识逐渐增强，开展档案社会化工作成为高校档案管理工作的必然趋势，建立个性化档案、实时反馈、智能化调阅等应用要求档案管理系统在服务模块要集成化、通用化发展。

1.3   信息化运维工作专业化、平台化

档案信息化管理协同化、集成化的趋势使档案管理工作涉及更多的部门，采用的硬件、软件和技术也更加复杂。高校档案管理部门的软件系统和信息化设备只依靠自身的运营和维护是远远不够的，因此，依靠外力帮助高校档案信息化管理成为其未来发展的必然趋势。引入第三方单位进行运维工作的好处主要有两点。一是更加专业化。相比高校档案管理部门，第三方机构往往在某一特定领域经营多年，具有丰富的运维经验，在面临各种运维风险上有较为完备的应对机制，其技术积累、人员配备、管理经验比较完善，能够更好地融入档案协同化管理，弥补档案管理部门存在的不足。二是能够在一定程度上节省成本。在进行新系统开发和软硬件维护时，引入第三方机构能够缓解成本压力，但从人力成本上看，高校档案管理部门通常缺少开发人员，无法承担系统开发工作。因此，对于规模较小、财务状况不佳的高校来说，人力、财力、物力等各项资源配置存在矛盾时，应该借助第三方机构。

2     高校档案信息化管理的困境

2.1   制度建设滞后

高校档案信息化管理协同化、项目化等发展趋势涉及多个管理主体之间的沟通协同，需要在管理层面予以制度引导，但从高校档案信息化制度建设的现状看，管理制度缺乏相应的创新和改革。目前，高校档案信息化的管理制度还沿用传统管理环境下的制度，随着高校档案信息化建设的不断推进和档案业务的多元化发展，档案管理的标准、规范、要求等都随之变化，滞后的管理制度将无法满足现实工作的要求，导致档案管理的工作受到阻碍。此外，随着高校在档案细分领域制度建设的不断发展，档案业务多元化拓展使档案工作面临很多新问题，如信息化建设下信息安全制度的更新，科研档案开发与利用涉及的知识产权问题等。因此，高校档案管理部门的制度建设要考虑不断变化的信息化环境。

2.2   信息化建设不平衡、缺乏协调性

从高校档案信息化管理的现状看，高校档案管理存在信息化建设不平衡、各部门之间缺乏协调性的情况，主要表现在两个方面。一是高校内部信息化建设不平衡、各部门信息资源没有系统化整合。高校档案信息化管理范围和内容在不断扩大，如财务档案、城建档案、科研档案等，但由于每个档案涉及的部门管理方式不同，档案管理标准缺乏规范化，导致其在资源整合上存在很多困难。同时，各部门管理人员的管理水平参差不齐，各部门管理系统的类型、功能、版本存在差异，不利于档案数据互联互通，降低了档案管理的效率。此外，协同化、项目化的管理趋势要求高校各职能部门之间通力合作，但是各职能部门之间的利益冲突、人员配备等问题限制了档案信息化管理的进一步发展。二是高校外部的不平衡。高校档案信息化管理的协同化发展涉及与政府、企业等社会机构的沟通和协调，但由于高校之间的建设水平参差不齐和各机构的建设重点不同，导致协同化发展面临很多考验。

2.3   信息化管理系统功能规划不合理

管理系统建设的集成化和通用化要求系统功能要具有现实性和广泛性，但目前高校档案管理系统的功能规划存在以下两个问题。一是重保管轻利用。长期以来我国高校档案管理部门存在“重保管轻利用”的思想，对管理信息系统的功能建设具有一定的影响。管理系统的功能建设围绕收集、保管类档案业务，缺乏对档案资源价值进行深度挖掘，缺乏档案利用类的开发功能。同时，档案服务类的业务比较简单，还局限于档案查询、检索类功能。系统功能单一在一定程度上限制了档案管理工作的多元化发展，导致信息化建设的效果不理想。二是一味追求功能的大而全却忽略系统功能的现实性。部分高校档案管理在进行系统功能的规划时没有调研和分析系统需求，导致系统功能使用频率低、可行性差，同时过多的功能配置不但会增加系统和服务器的负担，还会大大提升建设成本。

3     高校档案信息化管理的对策

3.1   加强制度建设

高校应加强档案信息化管理制度建设，要在“信息化环境”和“档案业务多元化”的发展中找准平衡点。如今，不断丰富的档案业务要求管理制度具备更强的适应性和灵活性。因此，高校档案管理部门需要在现有管理制度的基础上制定多层次的管理制度，形成从纵向到横向、从宏观到微观、从集中到分散的档案管理制度，从而保证高校档案信息化管理工作能够顺利开展。第二，不断完善制度内容。随着高校档案业务的不断拓展和信息化管理环境的变化，档案资源、档案管理方式等问题所呈现的特点不是一成不变的，因此，高校应及时学习新出台的政策法规，充分了解行业信息化政策、档案管理规定，从而保证档案管理工作的政策性和连续性。第三，细化档案制度建设工作，将各类型档案工作根据其知识领域进行细分，根据保密程度、收益預期、信息安全等指标进行等级划分，并在此基础上制定各细分领域下的档案管理制度，以适应档案多元业务和复杂的信息化管理环境。

3.2   推动信息化建设协调发展

针对高校内部各管理主体协调性不佳的问题，高校信息管理部门应着力推动各部门信息化建设的协调发展。首先，在档案资源的收集和整理上，要保持各管理主体格式、形式上的统一。其次，在信息化硬件购置和软件开发时，要注重各部门之间的设备、功能实现同步，让每个部门都参与档案的协同化管理。同时，针对各部门管理人员管理水平参差不齐的问题，要在制度建设的基础上注重提升各部门人员的综合素质。在信息化管理的背景下，培训内容要囊括管理人员的业务知识、信息素养、项目化管理思维等。培训的主体要层次分明，主管部门对各部门人员进行集中化培训，各管理部门对内部人员进行长期化培训，从而保证在规范化、标准化的基础上结合部门工作的要求和特点开展培训工作。最后，加强高校档案管理部门与政府、企业和社会机构的沟通与合作，通过档案资源共享与开发不断推进高校档案管理工作的社会化和大众化。

3.3   优化管理系统功能建设

管理系统功能建设要把握“功能不足”和“功能过多”的平衡性问题。第一，把需求调查和分析贯穿管理系统的开发、更新和维护的全过程。在管理系统建设的初期，要根据学校档案管理工作的整体规划设计功能框架，即从系统设计的角度搭建需要实现基础功能的系统框架，之后结合各阶段的需求分析结果进行阶段性的功能开发，进而在后续开发中提高开发效率、降低开发成本，如档案共享系统需要同步各管理主体数据库接口的数据。第二，注重管理系统功能的全面性，在基础档案业务功能建设的基础上，逐步拓展档案利用、档案服务方面的功能。其中，要重点完善档案服务功能，在需求分析、各部门信息化建设情况的基础上进行资源统筹，着重开发档案资源共享、个性化、智慧档案等服务。同时，要加强管理系统功能的维护和更新，定期对各系统模块的使用情况进行全面的数据分析，并根据结果对系统功能进行优化和调整，从而不断适应工作要求。

主要参考文献

[1]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）.

[2]王玉玲.高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯，2013（2）.