新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策

刘 洋

（济宁市第一人民医院，山东 济宁 272000）

一、引言

公共卫生系统的关键部分就是医院，其档案管理主要是保存、归类、整理一些治疗手段、疾病的病情状态以及药品使用等相关资料，档案管理工作与医院其他部门相比，经常得不到足够重视，相对而言较为简单。但是，有效的档案管理可以将档案的作用最大化发挥出来，提高档案内容的质量，对我国疾病防护与医疗行业的稳定发展有着不可忽视的现实意义与作用。

二、新形势下档案管理现代化的重要性

汇总、整理、收集医院档案资料的过程就是医院档案管理。在医院中，档案资料是最为宝贵的，它涉及诸多内容，包括医院的整体运作、科研实践、对患者的临床服务等。目前，传统的管理模式已经落后，无法满足社会的发展需求，亟须进行现代化改革，只有这样，才能顺应社会的发展趋势，提高档案管理的整体水平。

三、医院档案管理在新形势下存在的现代化问题

（一）医院档案管理缺少信息化

由于很多病人的重要信息都记录在档案中，查找起来较为费力，即使整理分类过也是一样。随着档案管理模式的不断进步，档案的科学化管理也迫切需要档案管理进入现代化、信息化时代。因此，应在现有档案管理工作基础上，充分利用现代化信息管理技术，对其进行创新，开创出更加人性化、快捷、方便的新管理模式，进而提高档案管理效率，使该项工作更加轻松。但医院档案管理工作就目前发展形势而言，并没有落到实处，在医院档案管理上，一些信息管理软件并没有得到有效开发与利用，导致工作效率依然缓慢，信息化管理不强。

（二）对档案管理工作不重视

对于档案管理的重要性，当前大多数医院都没能引起足够的重视，由此导致难以有效提高档案管理工作效率与工作质量。特别是在档案管理收集信息方面，缺乏相关人员监管，多数医院投入的精力远远不够。长期下去，医院管理人员认为此项工作不需要投入过多时间与精力，只属于一项整理工作，导致管理工作与档案收集一直停留在低水平。同时，医院忽略了档案管理，只重视经济效益，最终很可能在一定程度上降低了医院的整体工作效率，取得的结果适得其反。

（三）管理工作人员文化素质低

大多数人的意识里，都认为档案管理工作只是一项普通工作，没有较强的专业性和标准性。所以，在选择工作人员时，认为很多人都能够胜任档案管理的工作，缺乏对专业知识的重视。同时，在经济的发展下，随着科学信息技术的不断进步与提升，在档案管理中逐渐应用了很多新开发的软件。这一方面可以使档案管理更加高效与规范化，另一方面也对档案管理工作人员的要求越来越高。在实际工作中，一些医院档案管理人员的来源主要是由医院内部其他部门借调，人员流动性、专业差异性较大，对档案管理工作没能足够重视，思想认识不足，缺乏积极性与热情。

（四）缺乏健全的医院档案管理工作体制

档案管理部门管理水平的评价标准，就指的是档案管理工作的好坏，但现阶段仍然有管理及相关部门分工不明确以及协调不一致的现象存在于医院的档案管理工作中，由此导致管理时，经常造成资料浪费、内容重复、消耗精力。另外，在各个部门中档案管理都有各自的一套方法，形式上属于各部门管各部门的状态，这就不仅导致档案管理标准不规范且较为陈旧，还可能造成查找资料困难、部分内容缺失。所以，医院应制定有效的档案管理体制，研究制定相应的规章制度，有效改善医院档案管理工作现状。

四、在新形势下加强医院档案管理有效对策

（一）在档案管理中融入信息化技术

传统的档案管理，由于是纸质文档，记载的信息混乱、内容繁杂、数量众多等，需要消耗大量的人力、物力、财力来查找这些纸质文档，属于一项大工程，只有对这些文档进行整理、挑拣、分类，才能找出有效信息，进行交流，通常最终整理出的文件较厚。但是在科学技术水平快速发展下的当今时代，应用计算机互联网，可以直接在网络上实现信息的共享与交流。而且信息原本就分类好存盘，在查找信息的时候较为轻松，使交流过程在现代化设备与数字化管理下更加畅通无阻。

大量的数据可以轻松存储到小小的U盘中，携带更加的方便快捷。现阶段，在各个领域已经广泛应用了电子技术与互联网技术，所以，医院应制定一套电子档案管理体系，不仅保证了档案信息的时效性，还可以保证信息的真实性，并且还可以保证信息不易丢失。

（二）加强档案管理人员对档案管理的重视

医院档案管理人员应明确档案管理的价值与意义，加强对档案管理工作的重视，以此来提高医院档案管理工作的效率与质量。在档案管理工作开展过程中，工作人员必须对本职工作热爱，这是一门要求认真、有耐心的工作，在面对工作中出现的问题时，还应秉承忠于职守的优秀品质、高度的责任感、认真负责的做事风格以及有耐心解决问题的态度，并具有快速学习的能力以及较强的专业知识，进而满足档案管理工作的需求。

除此之外，医院应定期抽查档案内容，建立档案管理监督制度，实行奖惩制度，检查档案管理人员的工作质量，让档案管理人员全身心投入工作当中，对档案管理的整体与收集工作更加重视，从而提供有力的支持，促进档案收集管理的信息化发展。

（三）做好档案的信息保护工作

在档案管理工作中，信息化技术给其带来使得的同时，也会埋下一些隐患。在数据库中保存档案信息时，若数据丢失、错误或程序出错，就会无法改变。同时，在互联网的普及下，档案也会受到网络病毒、漏洞等诸多因素的威胁，并会造成一定损失。

因此，对于档案信息的保护工作，医院也应加强重视，一方面，为了让档案信息保存的更加可靠、安全，医院应加大开发防火墙技术的力度；另一方面，电子档案管理者应对自身的职责进行明确，加强对档案的保护，将档案管理工作尽最大能力做好。

（四）实现档案管理现代化

1.档案查询管理子系统

在工作人员查询档案过程中，档案查询管理子系统可以为工作人员提供档案的出库指令和档案目录，从而交给工作人员更加准确的档案信息。

2.档案储存管理子系统

其不仅能对出入档案库的资料进行精准定位，还可以对所存档案进行自动管理、分配、编号，既实现了档案的动态化管理，又提高了档案管理的工作效率。

3.档案安全管理子系统

保证档案的安全性就是此项工作的主要作用，在保管档案时，通过现代化电子安全技术，可以保证档案的安全性，这一系统中存在监控系统，系统在察觉工作人员违法操作档案时，就会自动报警，从而实现对档案的安全管理。

4.档案销毁管理子系统

对失去价值的档案进行销毁，就是档案销毁管理子系统的主要工作。档案在入库时，都会设有管理时间，当到达这个时间时，档案销毁管理子系统就会自动运行销毁或提醒工作人员对档案进行及时销毁。

五、结束语

综上所述，随着新一轮医改政策的不断推进，医院管理人员应加强重视档案管理工作，加大对档案管理工作的创新力度，充分利用现代化管理技术，提高工作人员的专业素质，做好档案的信息保护工作，从而使医院档案的作用与价值可以最大化发挥出来。