建筑工程档案资料管理有效策略

刘 鹏

渤海造船厂集团有限公司 辽宁 葫芦岛 125001

在建筑工程立项、审批、招投标、设计、组织、施工、竣工等各环节，都会产生大量的文件资料，如前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工文件等。这些文件资料是建筑工程档案资料的重要内容，是工程建设不可或缺的技术档案。施工单位必须要认识到建筑工程档案管理的重要性，采取有效策略来提高档案管理的效率与质量，为建筑工程建设提供可靠的数据支撑。

一、建筑工程档案管理的重要性分析

建筑工程档案管理主要是对工程各环节形成的文件、图像、视频等资料，进行采集、整理、分析、处理、存储及利用等。在具体管理中，管理人员既要确保工程档案能真实、完整地记录建筑工程相关内容，使工程质量得到真实、系统的体现，也要使档案得到充分的开发利用，为工程设计、建设等工作的开展提供数据依据。建筑工程档案作为工程最原始的资料，准确描述了建筑物特点和环境地基参数等各种特性，详细记录了建筑工程建设中各种流程和问题，是建筑工程建设的证明资料和数据保障，具有非常重要的利用价值，其能为工程建设提供可靠的资料和依据，为建筑工程施工质量控制、竣工验收、改扩建及修复等提供技术支持。同时，从建筑行业发展维度来看，建筑工程档案管理还能积累工程建设经验，为其他建筑工程建设提供科学指导，促进建筑科技与建筑技术创新发展。

二、当前建筑工程档案资料管理存在的问题

（一）对档案管理重视不足

在建筑工程项目建设中，建筑施工企业往往对工程施工、进度、成本和质量控制比较重视，而工程档案管理不直接产生效益，因而常得不到足够的重视。不仅工程档案管理制度、规范等不够健全和完善，在具体管理实践中，也存在档案管理实效低、档案信息资料不全面、档案利用服务水平不高等问题，影响了建筑工程资料的完整性和系统性，导致工程档案归档质量低。工程档案资料非常繁多和复杂，部分档案管理人员责任意识不高，工程档案资料收集和整理不够及时，导致许多隐蔽工程资料缺失；工程档案资料保管不够严格，使得工程资料有时会出现丢失现象。

（二）档案管理方式不够先进

当今社会已经进入信息科技时代，信息技术在各行业、各领域的应用越来越广泛。但建筑施工企业的工程档案管理信息化建设步伐要相对滞后，档案内容中数字档案资料较少，档案管理系统先进性、协同性不强，这种情况不仅影响工程档案的完整性，还影响档案的查阅利用，使得工程档案管理利用效率都不高

（三）档案管理缺乏专业人员

由于建筑施工企业对建筑工程档案管理不是很重视，在人员配置上，就未引进具有档案管理专业素养的优秀专业人才，而是安排工程管理人员兼职进行。但因工程管理人员工作繁重，缺乏档案管理专业知识，自身精力及档案管理专业水平有限，不能去专业学习档案管理相关知识与技能，因而难以高效、高质、专业地开展档案管理工作。

三、建筑工程档案资料管理有效策略

（一）重视档案管理，提高档案管理规范性

建筑施工企业要及时转变理念，充分认识到工程档案管理对工程项目建设的重要性，树立起正确的工作理念，加强对工程档案管理的支持。要设置专门的档案管理部门，引进具有较高素质的专业工程档案管理人员，不断提高工程档案管理水平，确保档案资料能够得到科学分类、采集和严格管理与质量控制。同时，还要结合实际情况，对工程档案管理制度、机制、规范等进行完善和优化，加强对工程档案管理具体执行环节的监管。在制度约束下收集分散在各个部门的资料，并严格按照管理办法进行档案归档、借阅和使用管理，使档案管理各环节的工作能够规范化、高效化进行。

（二）加强信息化建设，提高档案管理有效性

建筑施工企业要结合建筑工程项目实际情况，开发出适用性强的工程档案信息化系统，并与工程相关的各部门进行链接。这样就可借助这一新型化管理系统，来实现快速、快捷、准确地收集各部门信息，并利用系统智能化分类功能，来对档案信息进行分类，然后将分类好的档案资料存入到相应的数据库中。此外，为了保证工程档案资料信息安全，还要根据人员的职位、职别等设置系统访问权限，调用工程档案资料的人，必须要具有访问权限，经过账号和密码验证后才能登录系统。

（三）实时全过程控制，提高档案管理质量

建筑工程档案资料是在工程项目建设过程中形成的，要想提高档案资料管理质量，就要根据建筑工程项目各阶段，采用全过程控制方法。例如，在建筑工程建设初期，相关技术文见比较多，为减少档案内容不完整情况，可利用甘特图来及时、全面地收集工程档案资料，避免资料收集出现遗漏。申报阶段的项目相关建议书、批复文件、可行性报告等重要技术文件数量比较大，设计阶段会形成征地拆迁文件、招投标文件等相关文件，施工和竣工阶段会形成工程施工图、竣工图等文件资料，要紧密配合各阶段工程进度，对该阶段的档案资料进行无缝隙、及时的收集、整理和归档，并对档案资料质量实施跟踪管理。

（四）加强档案管理人才培养，优化档案管理人才队伍

建筑施工企业要根据工程档案管理业务实际情况，明确所需人员数量及专业领域，合理引进和配备人才，尤其是要引进具有工程档案信息化管理技术技能的人才。对现有工程档案管理人员要加强教育培训，提高他们的档案管理技能水平，保证工程档案的合法性以及规范性。档案管理人员自身也要加强工程档案管理知识、相关法律法规的学习，及时更新自己的知识结构，提高档案管理水平。

四、结语

综上所述，建筑工程档案资料管理管理工作，对于工程项目建设和企业效益都有直接的影响。建筑施工企业要重视和加强工程档案资料管理，结合实际情况，有针对性地采取有效策略，以进一步提高建筑工程档案管理工作实效，使之能更好地实现其价值作用。