人事档案归档材料的鉴别探讨

林淑媚

摘 要：人事档案材料的归档鉴别工作具有十分重要的作用，它不仅在档案管理中扮演着关键角色，同时也对人事档案资料使用效率与价值的发挥具有直接影响，本文笔者就针对人事档案归档材料的鉴别进行了分析和探究。

关键词：人事档案；归档材料；鉴别

人事档案归档材料的鉴别是一项政策性较强的工作，只有做好这项工作才能确保人事档案归档材料内容的完整性与真实性。在实际开展此项工作的时候，应当始终坚持对个人和集体负责的原则，采用科学的方法对每份材料进行严格审核，杜绝出现敷衍了事、走过场的现象。然而，从目前的现状来看，我国不少单位在人事档案归档材料鉴别过程中都还存在诸多问题，需要在今后的实践中进一步提高对这项工作的重视度，针对存在的问题采取适当的解决对策，从而提升人事档案归档材料鉴别工作的质量。

1 人事档案归档材料鉴别中存在的问题分析

纵观当前国内大多数事业单位人事档案归档材料管理的现状，不难发现许多单位都在归档材料鉴别中存在以下几个典型问题：第一是归档材料缺乏完整性和系统性，材料前后不一，而且本应当有的材料在数量上非常少。第二是人事档案归档材料的手续有待完善，对一些必要的审批环节不够重视，经常出现缺乏单位盖章、领导签字、个人签名等不规范现象。第三是归档材料中由于姓名相同而导致材料混淆的现象经常发生，这主要是由于归档材料鉴别人员工作不够仔细、态度不严谨造成的。第四是一些干部的档案材料中时常出现重要项目的错误，如文化程度、入伍时间与出生年月出错等。第五是部分人事档案归档材料鉴别人员由于缺乏专业知识，将非人事档案和人事档案混为一谈，明明不属于人事档案的归档材料却纳入到了归档范围之内，而将属于人事档案的归档材料排斥在外。

2 人事档案归档材料鉴别的基本原则

2.1 一致性原则

鉴别人员在对人事档案归档材料进行鉴别的时候，必须坚持一致性的原则，所谓一致性，指的就是在对相同的活动或事件在不同阶段所形成的档案材料进行表述的时候必须做到前后一致。例如比较常见的工作经历、参加工作的年份、出生年月日等项目，工作人员在对每份材料进行鉴别的时候都必须全方位审核把关，一旦发现前后存在矛盾或者明显错误的地方，必须在第一时间按照规范程序加以改正，以保证人事档案材料具备一致性。

2.2 完整性原则

在对人事档案归档材料进行鉴别的时候，应当确保档案资料的完整性，首先要检查归档材料的内容是否完整，鉴别人员应当对材料的基本目录及其下属具体内容进行仔细查看，对于内容不完整的材料应及时退回加以完善。其次，鉴别人员还应当对材料手续的完整性进行全面检查，按照各类人事档案材料在性质、内容与作用上的差异，分别查验其是否完整而正确地履行了各项手续，这样才能为材料的合理取舍提供保障。

2.3 真实性原则

人事档案归档材料的真实性是判断档案水平高低的关键依据。人事档案最为突出的特征就是真实性，它是对一个人实际情况的全面反映，若档案材料缺乏真实性，难免会给人事部门选拔人才带来一定的不良影响，同时也很容易在用人上产生失误，最终导致十分惨重的后果。所以，鉴别人员在对归档材料进行审查的时候必须坚持谨慎负责的态度，严格将虚假材料排斥在外，在鉴别流程上，首先要对材料的形成过程进行仔细查看，尤其要注重对干部任免、职称评定、学历等的真实性进行准确鉴别，因为当今社会上为了牟取暴利而为一些人提供虚假材料的造假分子非常多，而且伴随科学技术的更新与进步，造假的渠道也越来越多，这就要求鉴别人员在鉴别过程中必须对材料的真实性进行全方位考察。其次要对材料的真实来源进行鉴别，准确判断材料是属于个人或团队组织形成的，还是党政机关形成的，只有在保证材料来源真实的前提下，内容真实性的判定才有意义。

2.4 准确性原则

人事档案材料是否具有归档资格，最为首要的一点就是判断其是否具备准确性。所谓准确性，主要有两个层面的含义：第一是检查材料是否属于本人，在鉴别的过程中应当看材料所属人员的姓名，由于同名同姓的人员比较多，这就要求工作人员对材料所属人的工作单位、职务、出生年月日、籍贯等进行全面查验，仔细检查对照，进而准确判断档案资料是否属于本人。第二是鑒别归档材料是否属于人事档案，因为时常会出现人事档案与非人事档案相混淆的情况，如果不对其进行认真检查，就很可能导致档案杂乱无章，最终失去人事档案本应有的严肃性，甚至还会对相关人事工作的顺利有效开展造成一定的影响。

3 人事档案归档材料的鉴别方法

3.1 了解鉴别的主要内容

首先，应当确保所需鉴别的材料属于人事档案，凡是在组织与人事活动中所产生的档案材料大都可划归为人事档案的范畴，但也存在小部分属于其它范畴，在鉴别的过程中应当严格区分人事档案与其它类型的档案，杜绝出现将非人事档案纳入人事档案归档材料中的情况，特别要注意纪律检查档案、奖励档案、考核档案等的区分。其次，应当在管理人事档案的时候把员工的姓名作为材料区分的基本标准，在正式归档之前，应判断材料的正确归属者，避免出现一人多名或者张冠李戴等问题，一旦在归档材料鉴别中出现问题，就很可能把属于一个人的材料装到另一个人的档案袋之内，这不但会导致正常的工作程序被打乱，还会对员工档案的日常使用造成严重的不良影响，要杜绝各种问题的产生，就必须在归档材料鉴别的时候对各重要项目进行严格审查，若发现有同名同姓的档案，应当第一时间将其取出，并进行详细标注，以免再次混淆。

3.2 判断材料是否已经完成处理工作

所有人事档案材料在正式归档之前都必须完成相关处理工作，尚待处理或者还没有得到最终决定的材料都不能划入归档范围之内，针对一些虽然已经提出申请但还没有得到批复的材料，应当及时返回原单位，待所有事项都处理完毕之后，才可再次上交存档。

3.3 判断材料是否存在重复问题

在实际鉴别归档材料的时候，工作人员应当着力避免重复问题的出现，无论是哪种类别的材料，仅需要分别保存一份正文和副本就行了，若遇到不能解释的问题或者并不具备什么利用价值的材料内容，可适当进行删减，这样才能使人事档案使用效率得到有效提升，同时也更便于管理。

3.4 正确处理不归档材料

在人事档案归档材料鉴别过程中难免会发现一些不需要归档的材料，这时就需要鉴别人员对这些材料进行正确处理，一般来说，可采用以下几种方法：第一是转出。若发现材料不属于本人或者不能纳入人事档案的范畴，则应当将其转出到对应的单位进行存储或处理，在转出之前，应当完整填写相关转递材料，以方便查询。第二是退回。在鉴别过程中若发现应当由个人进行保管的材料，应当及时退回给本人。针对一些手续不完整或内容真实性尚待核实的材料，应当提出具体建议，然后再退回相关单位加以处理。第三是销毁，在鉴别过程中如果发现没有保存价值的材料，应及时进行销毁，所需销毁的材料必须详细登记，明确说明销毁理由，待上级领导审批同意后才可进行销毁。

4 结语

总而言之，人事档案归档材料的鉴别对事业单位的发展来说意义重大，只有做好档案的鉴别工作，才能保证人事档案的质量，从而为单位各项人事活动的开展提供科学而准确的参考依据。要做好人事档案归档材料的鉴别工作，就必须在实际开展此项工作的时候坚持一致性、完整性、真实性等基本原则，并了解基本工作内容和流程，采取适当的方法对不归档材料加以处理。

参考文献

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