浅析基层事业单位人事档案管理

刘赫然

摘 要：为了进一步提高基层事业单位档案管理能力，需要相关研究人员充分深入管理实际，不断总结更加有效的工作经验，从而才能进一步提高事业单位人事档案管理水平。本文通过进一步分析，明确了如何有效开展事业单位人事档案管理，结合实践进一步提高工作认识，作为相关工作人员更要提高自我专业素养，从而才能促使事业单位健康发展。

关键词：基层；事业单位；人事档案管理

随着事业单位人事管理工作的进一步开展，在新时期，为保证人事管理工作质量，需要重视人事档案管理工作的重要性，相关档案管理人员，要积极提高工作效率，从而不断促使基层事业单位人事档案管理工作能够发挥最大利用价值。

1 加强档案内容建设，提升档案利用价值

基层事业单位传统的人事档案内容单一，缺乏个性化，难以对其加以有效利用。因此，在事业单位人事档案管理工作中，摆在档案管理人员面前的一个重要课题就是如何使人事档案的内容更加充实，更能体现个人的个性化特点，从而提高人事档案的利用价值。在基层事业单位的人事档案管理工作中，可以在不违反档案管理规定的基础上，增加能够反映个人个性化特色，如政治素养、道德品质、性格特点、健康状况、专业能力等方面的内容。例如可以在档案中增加权威人才测评机构出具的测评报告。在对档案材料进行归档时，不仅要对单位内部的材料进行收集，还要对个人在社会上的活动表现材料进行收集，以充实档案内容。随着当前社会信用体系的不断完善，个人征信记录在日常生活中的重要作用逐渐凸显。如果能够及时采集到个人信用信息，将其记录到个人人事档案中，使人事档案与信用信息的有机结合，就可以更加全面地反映个人的道德品质，提升个人人事档案的利用价值。

2 加强技能培训，锻炼培养专业人才

随着科技的不断发展，人事档案信息化管理成为档案管理发展的必然趋势。因此，一名合格的事业单位档案管理人才必须具备相应的信息化管理技能。档案管理人员的素质高低，决定了单位人事档案管理的信息化水平。一名高素质的档案管理人员所扮演的角色要完成在信息管理员、信息发布员以及管理负责人之间的转换，要系统地进行计算机应用能力、信息化数字化管理手段等方面的技能学习。档案管理人员的培训包括业务技能培训和信息技术培训。一名合格的档案管理人员不仅要熟练掌握档案学的基础知识，还要熟悉不同档案类型的管理原则，同时要明确单位所采用的档案分类方法和分类规律。这就要求档案管理人员必须经过专业的档案管理基础理论知识的学习以及档案管理基本业务技能的培训。同时，档案管理人员还要进行信息技术的学习。培训的内容包括常用的档案管理软件的操作方法、互联网应用的相关知识、信息化数据采集的方法等。通过专业系统的培训，档案管理人员能够在掌握档案管理相关信息技术的同时，熟练运用档案管理软件的各种功能，充分发挥信息化技术在档案管理中的重要作用，使单位的信息化人事档案管理系统安全平稳高效地运行。通过加强对档案管理人才的技能培训，为单位培养出一批高素质的档案管理人才，在圆满完成单位档案管理工作的同时，积极探索人事档案管理信息化发展。

3 加强档案收集，全面建立资料收集网络

在事业单位的档案管理中，有些单位随着人员更迭和机构的改革，加之档案管理工作不到位，常常存在档案材料丢失等问题，为了使事业单位人事档案更加完善，必须要加强档案的收集整理与审核筛查工作，对于人事档案中的个人材料、转接手续、审核文件、鉴定意见等重要的档案内容和环节必须要进行严格的审查。事业单位人事档案管理人员要集中一段时间，在将普通材料和特殊材料的收集相结合的基础上，对同一节点、同一类别的档案资料进行补充收集。普通收集是指人员的考核、鉴定、任免等相关材料，以及人员的履历表、考评表、调度表等资料，这些都是可以反映出个人的品德、技能、业绩等信息。特殊收集包括干部审查记录、表彰材料、惩处材料、政策落实等材料，这些资料通常不列入档案管理范畴。在经过专业的鉴别后，可以对此类材料进行不同方式的处理。在建立资料收集网络时，对于不纳入档案管理的材料要进行统一处理，要填写材料清单，并报请相关领导审批，之后在有专人监督的情况下，对这些材料集中销毁处理。资料收集网络的建立工作要在建立档案、清收档案、完善材料、清收材料、办理手续等一系列工作中逐步推进，从而建立起全面的资料信息收集网络，强化事业单位档案的收集能力。

4 创新管理机制，提高档案管理工作效率

事业单位档案管理工作要随着时代的发展和技术的进步不断更新观念，创新管理手段，进而不断提升管理水平。事业单位人事档案管理部门要加强对档案管理人员进行现代档案管理知识的培训，提高信息化技术在档案管理工作中的使用率。可以通过引进先进的人事档案管理计算机软件，运用信息技术建立数字档案和多媒体档案，建立集动态收集、信息反馈、跟踪查询于一体的人事档案信息管理系统，实现对人事档案的科学有效管理，提升档案管理的效率和水平。同时，要建立人才激励机制，激励人事档案管理人员在管理工作中，积极探索，善于发现问题解决问题，不断在工作方式、工作制度、技术手段等方面进行创新与改进，提升档案管理工作的科学性。

5 健全制度，规范档案管理

事业单位人事档案管理工作的有序开展离不开的规范化的档案管理制度。为此，事业单位人事档案管理部门要不断规范单位的档案管理工作，提高档案管理的科学性。一方面，要建立完善的档案管理制度，要严格落实《干部档案工作条例》的要求，在管理制度中明确人事档案管理工作职责以及人事档案管理人员职责，详细规定人事档案的采集、归档、整理、保管、借阅、保密、转递、销毁等内容和相关程序。只有建立完善的档案管理制度，才能使档案管理工作有章可循，提升档案管理工作的效率，提高档案管理工作的水平。另一方面，要规范档案内容的收集工作，使人事档案信息更加完善。随着我国政治经济体制改革的深化以及人事制度的不断变革，事业单位人员的聘用合同、录用材料、解聘材料、考核材料、学历信息、奖惩材料、培训证明、鉴定意见、职务晋升材料等各类档案材料十分丰富，这就提高了对人事档案材料收集的难度。在档案材料收集工作中，要时刻遵循“真实、全面、准确”的基本原则，进一步规范收集行为。对各类能够反映事业单位人员表现的材料要做到及时收集，以完善档案内容。

6 结束语

总之，人事档案的管理工作是事业单位管理部门的一项重要环节，人事档案的管理效率能够在很大程度上影响到单位职工的调动和评价，因此，事业单位必须要将人事檔案管理工作重视起来，处理好各项档案可能面临的问题，各基层单位要根据实际情况不断改善自身管理制度，人事档案管理部门要积极探索，为单位做好服务工作。

参考文献

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[2]杨书彩.基层单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（10）：163.