大数据下高校毕业生档案管理中存在的问题与对策

庞蕾 耿婉茹

摘 要：高校毕业生档案是大学生个人信息、学习、工作、成绩、年资、思想等方面的记录，与大学生的切身利益密切相关，也是我们人事档案的重要组成部分。在大数据时代，高校毕业生档案管理的特点正在逐步显现。高校毕业生档案的数量和类型不断增加，对档案的处理速度也提出了新的要求。因此，做好高校毕业生档案管理工作，可以充分发挥人事档案的作用，更好地促进大学生就业，实施我国的人才战略，具有十分重要的意义。本文首先阐述了大数据条件下高校毕业生档案管理的相关概念，作为本文的理论基础。其次，阐述了高校毕业生档案管理的意义。最后，针对大数据条件下高校毕业生档案管理中存在的问题，提出了一些改进措施，以促进高校毕业生档案的检索和利用，充分发挥其功能。

关键词：大数据；高校；档案工作；发展对策

在高校教学研究工作和学生管理过程中，会形成大量的档案。这些档案是存储重要材料（如文本、图表和信息资源）的重要载体。在学校的实际工作中有着不可替代的重要地位。在大数据的条件下，高校毕业生档案管理面临着新的挑战和发展机遇。高校档案管理人员应积极探索大数据条件下优化档案工作的措施，完善档案管理模式，提高高校毕业生档案管理的效率和质量，确保高校档案工作发挥应有的作用。本文阐述了在大数据下，高校毕业生档案管理的问题，作为借鉴。

1 大数据下高校毕业生档案管理相关概述

1.1 大数据的概念

随着科学技术的不断进步，人们对大数据的认识也逐渐加深，可分为三个层次：第一级是数据本身，第二级是大数据处理技术。第三级是大数据的概念。三者相互协调，形成完整的大数据概念。由于大数据量的特点和时代的要求，大数据在许多领域得到了广泛的应用。一般来说，大数据的处理过程基本相同，但由于数据来源和分析结果的不同，大数据在不同领域的处理过程中也存在一些特殊性。学生管理中大数据的处理过程可分为：管理数据的收集、管理数据的存储和整理、管理数据的分析和挖掘、结果的解释和应用。

1.2 高校毕业生档案的含义

高校毕业生档案信息是社会人才信息的重要载体，是学生从入学到毕业整个培养过程中真实地反映和记录。我们可以将其分为电子的，纸质的以及声音图像的档案。目前大部分的高校学生档案是纸质档案，内容包括繁多，一切与学生在高校期间学习与生活的相关信息都要一一记录下来，通过学生档案我们可以看出一个学生的成绩、专业水平、身体素质、思想修养以及综合能力。

1.3 高校毕业生档案及管理的现状

高校毕业生档案管理具有以下特点：第一，高校毕业生档案管理的工作量大。随着并购扩张战略的全面实施，高校规模不断扩大，已经毕业的学生如何将贮存在学校的档案进行转移操作等，这些工作使得学校面临的档案管理工作压力非常大。二是档案管理时间相对集中。档案管理部门负责研究过程中收到的奖惩、党员信息和学生身份变更信息。档案管理员必须在毕业前改变学生的档案。这些事情必须在学生完成学业之前转移到他们的工作单位或学校，这样一来工作量更大，时间更紧张。三是随着网络招聘、应聘及经济社会的不断发展，人才资源越来越在比较信息中呈现出来，人才流动的数量和质量以及去向问题会逐渐增强。这些零散的分布于各行业、各地域的人才信息急需在最短的时间内在不同领域、不同机构之间共享。

2 完善高校毕业生档案管理的意义

2.1 从学生角度来看

毕业生档案具有较高的权威性，档案里毕业生的身体状况、心理健康、学业成绩、社会能力、社会实践能力和综合绩效的独特性决定了档案与职业身份证功能的一致性，是企业和事业单位人才培养的标准。档案中所记录的学生的政治观点和职位影响到他们进入公司后的职称、薪水和对海外学习的评估。因此，学校有责任引导学生重视档案的作用。为毕业生提供全面、具体和高质量的档案材料，将使学生具有更大的竞争优势。

2.2 从高校和社会角度来看

从高校的角度看，学生档案是反映学生素质的重要窗口，能直观地反映毕业生的素质。学校要获得社会认可，除了要培养高素质、个性鲜明的学生外，还必须建立严格的档案管理制度。此外，从社会的角度来看，档案在一定程度上是学生进入社会的敲门砖。因此，通过查看毕业生的档案，企业可以在最短的时间内选择公司的员工。这就要求我们完善档案管理制度，为一些企业提供便利的条件，最大限度地滿足人民各方面的要求。

3 高校毕业生档案管理中存在的问题

3.1 大学毕业生对档案重要性认识不足

随着就业方式和就业内容的逐步变化，学生毕业后直接进入私营企业或部分企事业单位，档案不保存在工作单位。因此，许多学生不遵守档案，学生和档案是分开的。学校中存储的档案数量逐渐增加，这无疑给学校档案的保存和处理带来了更大的困难。另外许多大学毕业生通过包装自我推荐的简历，以及他们的个人素质和外表来找到工作，档案的作用已被削弱。由于大多数大学毕业生没有意识到档案的重要性，他们对档案的重视不够。即使在毕业很多年后，档案仍在学校里。

3.2 档案管理专业人员的技术水平较低

为了保证档案管理的有效性，必须提高档案管理人员的综合素质和管理水平。目前，一些高校缺乏对档案管理人员的专门培训和专业队伍建设。辅导员和其他兼职毕业生档案员经常受雇于毕业生档案的管理。因为他们有自己的主要工作，很少花时间在档案上。而档案的工作量很大，在档案中必须具备一定的专业知识。因为这些人是兼职的，缺乏经验和能力，不能真正做好档案管理工作，现有的一些技术不能用来促进毕业生档案管理的更好实施。

3.3 档案信息化管理方法落后

近年来，随着高校招生规模的扩大，学生数量迅速增加，毕业生档案数量也在迅速增加，学校也在努力实现更好的毕业生档案管理。档案部门的计算机，不支持档案管理相应的软件。由于计算机的广泛使用，学校没有实现毕业生档案的网络化管理。在这种情况下，工作效率不利于毕业生档案管理的更好发展，不能适应现代高等教育的发展。另外，高校缺乏信息应对能力，大毕业生档案管理不足，很大程度上是由于网络在实际实施过程中信息化水平低所致。随着数据信息技术的飞速发展，利用信息技术管理大毕业生档案已成为必然趋势。在档案管理工作中，高校毕业生档案管理信息准备不足，相关人员也没有对这方面进行深入的研究。要实现毕业生档案管理的信息化，必须保证毕业生档案管理的物质基础、人才基础和制度基础。

3.4 档案转递不够准确高效

部分高校管理人员法律意识淡薄，对高校毕业生档案管理的重视程度较低，这可能导致高校毕业生档案管理过程中存在较大的漏洞。这一漏洞主要体现在以下两个方面。首先，档案传输过程中，相关操作不规范。在传输过程中，如果没有按要求发送，只注意档案的发布，不注意档案的收集，很可能会在传输过程中丢失档案。第二，档案中有更多的错误或遗漏。分发和传输档案的任务相当繁重。将大量的毕业生文献送到各地是一项非常复杂的任务，这对档案工作者的素质提出了更高的要求。在高校毕业生档案流转过程中，难以把握高校毕业生档案流通的实施，影响高校毕业生档案的未来查询和利用。

4 完善大数据下高校毕业生档案管理的对策

4.1 提高学生自身的档案意识

通过开展各种课外实践活动，提高学生的档案意识。只有这样，学生才能对他们的档案负责和认真。此外，学校可以各种方式教导学生尊重档案。通过学习过程中的实践和竞争，提高了学生丰富档案信息的能力，逐步提高了学生的档案意识。毕业生档案管理的内容包括在各种课堂实践活动中。学校要切实负起责任，在大学生毕业离校前，向学生解释人事档案的重要性，并告诉他们离开学校后如何向原籍地的人事部门报告。告知他们在离校后应怎样到生源地人事部门报到的有关事项，并积极协助报到地人才服务机构做好人事档案的转移工作。作为高校毕业生档案管理的人事服务机构，学生在向学生报告时应明确个人档案的重要作用，并按照有关程序做好高校毕业生档案的传递工作。用人单位应当按照有关规定的要求，将大学生人事档案转移到工作场所，解决人事档案的分离问题，便于及时补充档案。

4.2 建立强有力的管理队伍

为了实现毕业生档案的高质量管理，学校必须为档案管理部门配备专门的人才，培养相应的理论知识，提高学生的管理水平和能力。为了满足毕业生档案管理岗位的要求。学校应从以下几个方面入手，提高档案工作者的综合素质和能力：一是提高档案工作者的综合素质和意识，严格限制档案工作者在今后工作中的思维和行为。二是吸收校外专业人员，管理学校档案。这不仅加深了学生对档案的认识和理解，而且加强了档案工作者的责任，使他们能够享受与其他档案工作者同等的待遇和义务。提高员工的积极性和效率，提高员工的能力，有利于内部稳定。第三，在档案管理领域，引进一批专业能力强、信息处理能力强、计算机操作能力强的综合性人才，为现代档案管理的实现做好准备。

4.3 提升毕业生档案管理技术，实现就业促进作用

信息共享是大数据时代对信息资源的战略规划，而这一规划是高校毕业生档案信息适应这一时代，完成共享战略远景和目标的过程。这些毕业生档案信息资源跨机构、跨地区、跨行业的应用，必须进行全局化的统筹管理，学习数据时代信息资源共享时带来的机遇和风险。

高校应提高档案管理的技术能力和网络水平，以适应信息时代的发展趋势和大学生就业服务的需要。与纸质档案相比，电子档案具有检索速度快、检索简单、可靠性高、存储容量大、成本低、易丢失等优点。将电子技术引入毕业生档案管理，可以减轻管理人员的负担，提高工作效率。通过检查，基本上可以避免纸质档案和错误的丢失。通过建立招生机制，合格的用人单位可以使用档案管理平台账户，及时、快速地查找应聘者的档案信息，增加毕业生的就业机会。通过建立档案管理平台，高校可以跟踪毕业生的就业情况，毕业生和用人单位可以及时反馈就业信息。通过对高校的分析，可以充分了解人才的市场需求，完善人才培养模式，为大学生就业提供更好的帮助。

4.4 严格执行档案转递制度，创新工作方式方法

首先，要区分毕业生派遣单位的性质和档案管理资格。根据现行的国家档案管理制度，明确毕业生提供的就业单位是否具备人事档案管理权限。如私营企业和外商投资企业，应通知畢业生查询其原籍的人才交流中心或人力资源和社会保障局的地址，并与他们联系，确认是否可以保存人事档案。管理人员应当及时更新档案转递状态，并在专门的档案管理平台以供毕业生登陆查询，账号注册时核实学生的学号及身份证号信息，以确保学生档案信息的安全性。

5 结束语

高校毕业生档案管理不仅是人事管理的重要组成部分，也是学生、企业和社会的一项工作。在大数据时代，高校应利用信息技术的手段，以现有技术为支撑，通过对高校毕业生档案的开发和应用，对大学生进行综合管理。对高校毕业生档案管理系统进行了总体规划和设计，初步形成了大毕业生档案管理系统的框架。加强档案部门管理体制建设，明确工作标准，优化资源配置，全面培养和吸收大毕业生档案管理人才，提高档案服务质量和水平。我相信，在严格的控制和密切的合作下，高校毕业生的档案管理将实现科学、合理、实质性的发展，并在社会生活的各个方面发挥应有的作用。

参考文献

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[5]袁晓波.浅析高校学生档案管理中的问题及建议[J].办公室业务.2016（01）

作者简介

庞蕾，山东理工大学档案馆，副研究馆员，主要从事档案管理与史志编研工作。

耿婉茹，济南大学数学科学学院，助教，主要从事辅导员工作。