以创建数字化档案室为契机全面推动太仓检察档案工作 再上新台阶

曹春英

近年来，我院档案工作在上级院和市档案局的指导帮助下，坚持高点定位、高效运行、高质体现，在晋升为四星省特一级单位以来，牢固树立和落实科学发展观，解放思想，开拓进取，不断加强档案工作的规范化、现代化建设。以创新的思维、举措、方式来突破传统，超越自我，全面提升档案工作的信息化水平，开创太仓检察档案发展的新局面。日前，我院档案室顺利通过了太仓市档案局“数字化档案室”的认定，我们的主要做法是：

1 贯彻档案法制理念，加强数字档案规范化建设

我院在统筹规划的基础上，不断加快档案的数字化建设，切实作好4个“确保”，加强对电子文件归档和电子档案的规范化管理。

1）确保数字化档案管理有章可循。根据档案信息化建设发展的需要，我院不断完善档案管理制度。按照《人民检察院诉讼档案管理办法》、《江苏省归档文件整理规则实施办法》和《人民检察院音像档案管理办法》等文件，在各环节建立了与档案信息化相对应的制度，确保了数字档案管理有章可循。

2）确保档案数字化建设全员参与。我院认真贯彻执行档案法律法规，通过组织干警理论学习、参加竞赛等方式进一步加强全体人员对档案的意识，克服档案信息化是档案员的事，与己无关的思想；克服只要搞好检察工作，档案信息化好坏无所谓思想。逐步培养干警对数字化文件的归档意识。

3）确保数字化档案质优量精。首先由专职档案员确定数字化转换的对象和范围，重点针对文书，照片、实物、音像、会计、诉讼等所有门类档案制定出周密的计划和严格的实施步骤。其次在科学认证的基础上，由档案领导小组确认出有使用价值，需要数字化的档案。再由专职档案员进行数字化转换，通过引进科学的数据库管理系统，建立必要的全文数据库，扩充文件级目录数据库的信息量，不断提高机读目录的覆盖率，从而完善我院档案图像数据库，构建成一个档案查找信息平台，为检察工作提供优质的现代化档案服务，促进档案信息化建设与检察机关“三位一体”建设的协调发展。

4）确保数字化档案信息的安全与保密。我院坚持贯彻落实保密制度，严格执行档案保密要求。在做好电子文件的归档和接收工作，实现档案信息资源共享的前提下，不断加强档案信息资源保密安全工作。将有密级的文件在数据库备注中注明，确保档案信息在借阅利用时按照保密制度履行手续。在晋升省特一级工作的时候，我院与地方档案局推荐的扫描公司签定保密协议，公司负责人和扫描人员均签下保密责任书。

2 推进信息化建设，加快数字检察档案信息资源的开发利用

1）为检察业务工作服务。我院一方面建立数字档案信息服务网络，发挥网上借档、查阅功能，不断方便干警查阅档案，自建立数字档案查询以来共为475人次提供利用电子档案882卷。另一方面我院还通过编撰具有检察特色、有实用价值的深层次编研资料，服务检察业务工作。在青少年维权岗建设中，我院编撰了《为了祖国的明天》一书，通过感悟篇、探索篇、经验篇、预防篇、矫正篇、警钟长鸣篇、实践篇、思考篇等几个部分，将我院的维权工作建设充分展现，起到了很好的教育作用。

2）为检察宣传工作服务。我院充分利用数字化的文书、照片、实物等“死”档案，制作成电子人物宣传卡片，成功转型成我院对外宣传先进的“活”资料。图文并茂的检察官形象在检察网络中广为传播，在每个人心中留下了鲜明、深刻的印象。

3）为检察信息化工作服务。我院通过编制有价值的电视片、广播剧等，不断适应信息化建设服务检察工作的大局。目前，档案室共拥有数字编研成果8种40份。我院通过与中央台合作拍摄电视片《法治中国——陈良玉案件》，为我院扩大法治宣传积累了宝贵的大要案拍摄的经验，该片还获得了省档案学会编研成果优秀奖。

3 加大资金投入，不断加强档案数字化软硬件设施建设

档案基础设施建设是推进档案信息化建设的基础和保障。我院在经费使用上向档案部门倾斜，实现档案工作“两加强一注重”：

1）加强硬件设施建设。我院利用“两房”建设有利时机，积极改善档案保管条件和利用条件，确保档案用房总面积有计划递增，档案库房全部安装了密集架，柜式空调、除湿机等基本设施，档案办公室配置了内外网分开使用的专用液晶电脑，增添了DELL笔记本电脑、彩色照片打印机、数码摄像机、数码照相机、光盘刻录机，复印机等先进的档案专用设备。为加快档案信息化建设，我院还及时更新扫描仪，争取财政拨款引进高速扫描仪，不断提高档案数字化工作效率。我院先后投入专项资金120余万元来提高档案基础设施建设。

2）加强软件设施建设。我院建立了档案信息化管理平台，强化数据库管理功能。在电子档案的档案载体、收集、编目、查找、阅览、统计以及检索等环节开发，增添电子档案门类，明确收藏、管理和借阅形式，把以纸质档案为主，手工方式归档的传统模式，逐步向电子影像和数字化信息为主的自动化系统管理新模式转变。逐步引进最先进的档案管理软件为检察工作大局服务。依托院计算机局域网络，充分利用共享资源，逐步实现了档案信息网上移交、网上归档、网上检索。对室藏永久、长期保管的文书、照片，诉讼档案进行了扫描，完成扫描占全部档案总量的48%，初步建成我院数字化档案室。

3）注重信息化档案人才的培养。我院在档案管理人员选任上向高素质化倾斜。在选任专兼职档案人员上向知识型、复合型、素质型倾斜，每年都会定期派送专职档案员参加苏州大学和苏州市档案局联合举办的档案深化培训，不断提高档案管理人员综合素质，适应数字化管理工作。

4 创新档案工作理念，不断深化业务建设

我院通过创新工作来促进检察档案工作的全面发展，在成果面前不骄不躁，突破传统，继续深化档案业务建设，不断用新的成果巩固达标升级的成果。

1）适应检察业务卷宗的质量新要求。我院通过提高对扫描卷宗质量要求来规范业务卷宗的内在质量。根据检察工作的需要，我院每季度将有用的业务卷宗进行综合扫描，配合省检察院制定的《江苏省检察机关办案工作流程》、《办案质量考评办法》的实施，进一步统一和规范我院业务工作过程，提高办案质量，院档案室对检察诉讼档案的质量提出了更高的要求，要求诉讼档案一律以A4纸大小装订，过大的要予以裁剪，过小的要粘在A4纸上，法律文书骑缝章完整，一经输入不再变化，确保高速扫描仪对文件的质量要求。通过案件质量考评等机制，不断提高业务卷宗的数字化质量，充分保证了在利用过程中的使用效果。

2）开拓档案保管工作的新领域。我院积极开展对同步录音录像保管的研究工作。因为讯问职务犯罪嫌疑人全程同步录音录像是检察机关办案工程中的第一手音像资料，在揭露和证实犯罪、证明讯问活动合法性方面具有重要作用。如何保存好第一手非纸制的证据材料目前还是档案保管学上的一个重大难题，我院办公室主动与技术科配合，共同研究探讨同步录音录像资料保管上存在的问题，通过撰写调研文章，对同步录音录像建设中出现的问题提供档案学上的可行性方案，为检察业务建设提供重要的理论参考。

3）探索数字文书、数码照片、音像资料、实物档案开发利用的新途径。我院档案工作不断在實践中创新，探索数字文书、数码照片、数字音像档案的现有效能，制作成全院工作情况电视介绍片，通过多种途径、方式扩大宣传检察工作。通过试验——在陈列室中滚动播出，受到了来访的领导、同志的一致称赞。数字档案的初步整合充分展示了我院三个文明建设的伟大成果。