刍议档案管理存在的问题及应对

路艳花

摘 要：档案既是历史的记录者，同时也是未来的指引者，相关人员通过对档案的查阅可以对各項工作未来的发展做出科学的规划，因此档案管理工作是具有重要意义的。随着现代社会的飞速发展，档案管理工作也愈来愈受重视。本文是笔者在管理档案的二十几年的工作当中，对档案管理现状、解决问题的对策、如何档案管理工作进行探析，以期能在今后的工作当中，做好新时期的档案管理工作。

关键词：档案管理；现状；应对措施

随着新时期、新时代的全面发展与进步，档案管理工作也愈来愈受重视。在我管理档案的二十几年工作当中，我个人认为，档案管理存在的一些不容忽视的问题给各项工作的有序发展带来许多的不利影响。下面，是我个人的一些粗浅的认识。

1 目前档案管理工作的现状

1.1 对档案管理的重视程度不够

一直以来，有相当一部分人包括部分单位的领导干部，包括档案员本身对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管文书的事务性工作，不是单位的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行。没有认识到档案管理对各项工作规范管理，提高工作效率，提升各项工作快速发展的重要作用。

1.2 对档案管理的投资力度不大

由于对档案管理的重视程度不够，导致档案管理的一些设施、信息化系统配备不到位，投资力度欠缺。一些单位不愿投资、不想投资，也感觉没必要花“大价钱”来投资；档案管理必备的设备设施配置不够，已有设备也较为落后，一直保留着原始的档案管理模式；档案室面积较小，甚至是其他科室与档案室合并使用；硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件。

1.3 对档案管理的人员要求不高

由于对档案管理重视程度不够，导致对档案管理人员要求也有所降低。个别单位认为，只要能识字会写字就够了，而且档案管理兼顾上就行了。致使现在的档案管理均是兼职，大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，且所有兼职档案人员都是以其他工作为主，档案工作为辅。

2 解决档案管理现状的对策

2.1 不断完善档案管理工作体制

一是建立完善的管理体制。在新形势下对档案管理工作时效性的要求也越来越高，就更需要一套完善的管理体制。二是构建完善的档案管理制度。在管理制度中应当明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度等等，将每一个工作制度进行细化，保证档案管理工作逐步走向规范化、制度化。三是加强监督管理工作。建立相应的监督体系，为档案管理工作趋于合理化、规范化、科学化提供有效的保障。

2.2 不断加快档案管理信息化的进程

首先，加大对档案管理工作信息化相关的硬件设备的投入，如电脑、扫描仪、照相机等，积极推进数字档案室的建设；其次，充分发挥互联网技术的优点，在软件方面，选择起点较高且便于掌握的软件，逐步实现档案数字化管理。第三，完善多媒体档案库，加大电子数据的收集，不断开展影像、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源。

2.3 不断提高档案管理人员的专业水平

一是提高工作人员的业务素质。在现代社会形势变化不断加快的背景下，档案管理工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能，还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。二是确立专职档案管理岗位。配备专业档案管理人员，加强对相关档案管理人员进行专业技术、专业化的培训，加强其对信息化技术的熟悉程度，以适应新形势下档案工作发展的需要。三是提高档案管理人员的待遇。建议出台相关政策，对专业档案管理人员的资格进行国家认证同时，提高专业档案管理人员的政治、经济待遇。四是提高对档案工作认识。档案管理工作人员自身要提高档案管理的认知水平，增强职业责任感；要加强学习，注重自身素质的提高，掌握先进的科学管理方法，强化职业技能的训练，同时要加强责任意识，调动工作积极性。

3 做好新形势下的档案管理工作

面对新时期档案管理工作的需要，如何履行档案管理人员的责任与担当，如何做好新形势下的档案管理工作呢？笔者认为：

3.1 做好档案管理，提高领导重视程度

作为档案管理人员来说，第一要敢于担当，充分发挥自身的主观能动性。以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视，提高关注度。第二要爱岗敬业，使领导认可档案管理工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。第三要积极宣传，使领导增强档案意识。个别领导对档案工作重视不够，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的。第四要努力服务，为使各项工作健康有序发展，及时地提供信息。使档案发挥其不可估量的作用，从而更好地为单位的发展服务。

3.2 做好档案管理，提高专业知识水平

要加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。要掌握管理技能。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。要提升业务素养。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要发挥自身主动性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。其次要接受继续教育，充分认识到档案人员继续提升自身素质在档案事业发展中的重要作用和实际意义。再次，要认识到档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员素质的不断提高。

3.3 做好档案管理，建立完善相关制度

一是要明确档案工作的管理权限。档案管理工作中要想做到“各司其职、各尽其责、人尽其才、才尽其用”，应当对档案工作的职责进行划分，明确档案部门、档案工作领导、档案人员的管理权限。二是要完善档案管理的工作制度。根据档案管理工作的各个环节的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，档案归档环节要有归档范围、归档时间、归档要求、控制归档数量等具体要求；档案利用环节要明确档案利用的方式、方法、规定查阅档案的权限和审批手续等。三是要强化档案执法的监督机制。《档案法》、《档案法实施办法》的颁布给档案管理工作提供了法律依据，也给档案执法监督工作提供了法律保障。档案管理工作在进一步强化档案执法的监督检查机制同时，相应建立一支政治强、业务精、作风好的档案执法队伍，确保有岗、有位、有责，完善激励机制，调动档案管理工作的积极性。

新时期档案工作的地位和作用日益突出，作为众多档案管理工作人员中的一员，只有进一步加强业务学习，提升个人素养，不断增强档案责任意识、创新意识和服务意识，才能全力推进档案事业不断向前发展。