信息化在科技档案管理中的应用论述

黄蕙 万逊 张婉侠

摘 要：文章先对应用优势进行了分析，然后对信息化在科技档案管理应用中的不足之处进行了分析，并提出了信息化在科技档案管理中的应用举措。

关键词：信息化；科技档案管理；应用

1 应用优势

1.1 服务当代社会

从性质上来看，科技档案成果为当代社会服务，为经济社会发展服务，为民生福祉服务，以促进社会的可持续发展作为最终目标。在新时期，社会性越来越明显，智慧成果的应用效率越来越高。通过各种应用软件，对科技成果带来了很大的便利，实现了科技档案的共享，提高了科技档案的转化效率。科技档案的利用率越高，其所创造的社会价值越高。因此需要对科技档案的利用途径进行关注，对科技档案内容进行不断改进。时代需要社会化的科技成果，而信息化的管理模式，显然更能迎合时代的发展和需要，网络信息技术打造了开放的平台，可容纳海量科研成果。科研机构只需登录专业平台，就能获取和查看科技档案开放部分的内容，共享数字带来的成果。

1.2 满足多元需求

就目前来看，科技档案的实用功能正在增强，其使用范围已经不再局限于部门内部。国家想要开展某项事业，或者企业想要进行某项工程建设，都需要借鉴科技档案信息，以科技档案数据作为基础。科技档案的需求量不断拓展，面向的使用者也越来越多。每个使用者获取档案的途径不同，对科技档案的传递方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以将纸质的科技档案转换成电子科技档案，并对电子科技档案进行存储和复制。其他人员在借阅科技档案时，无须等待他人阅览完成，这无疑给使用者带来了更多的便利，大大提高了科技档案的使用效率。同时，信息化管理模式精确记录了科技档案的借阅者信息，可以对借阅者进行动态追踪，避免科技档案出现恶意篡改、泄密等问题。

2 信息化在科技档案管理应用中的不足之处

2.1 信息意识淡薄

网络信息技术属于新兴技术的产物，很多部门还没有认识到网络信息技术的重要性，将网络信息技术应用在科技档案管理工作中。事实上，网络信息技术对科技档案管理的重要性和紧迫性已相当明显。如果信息意识淡薄，不引起足够的重视，科技档案管理模式自然难以突破和创新。当然，也有一些部门认识到了网络信息技术的重要性，投入资金引进了信息技术，但是后续的工作没有迅速跟上，没有对信息化的科技档案管理模式进行系统思考，对科技档案的应用缺乏章法，自然不可能达到预期的效果、发挥应有的作用。

2.2 基础建设不力

任何新兴事物的推进，都离不开必要的投入，要推进档案管理的信息化、数字化，同样需不断夯实信息化基础设施建设。由于信息意识淡薄等多种原因，在信息技术的推进方面投入很少，有的连基本的现代信息化设备也没有采购，导致信息系统建设推进缓慢，或停滞不前。科技档案的信息化管理工作是一项系统工程，绝不是轻而易举的小事，除推出一定的管理举措，还必须加大信息化硬件、软件建设的投入，根据实际需要进行实时更新。这些工作当然离不开必要的资金支持，没有一定的资金投入，科技档案信息系统自然无法构建起来，数据更新速度就会滞缓，科技档案的实际应用就得不到保障。需要开展的工作项目比较多，各方面都要费用，但科技档案方面的投入也需想方设法筹集资金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，对信息人才的需求量越来越多。信息化管理模式对工作人员提出了更高的要求，科技档案管理人员不僅要具备专业的档案管理能力，而且还要具备信息操作的能力。我国很多科技信息档案管理人员都身兼多职，由于工作比较繁忙，这些管理人员并不能全身心投入科技档案管理工作中。专业化的档案管理人员非常少，且忽视了档案管理人员的定向培养，阻碍了档案管理人员的后天发展。人才匮乏对科技档案管理产生了不利影响，一方面，信息化管理无法发挥效用，另一方面，科技档案管理效率无法得到提升。由于缺乏必备的档案管理能力，这些档案管理人员仍然采用传统方法对档案数据进行记录、收集等，从而浪费了大量的信息技术资源。一些部门为了构建科技档案管理的信息化系统，引进了现代化的档案管理设备。在信息人才欠缺的情况下，现代化档案管理设备也失去了效用，科技档案管理的信息化举步维艰。

3 信息化在科技档案管理中的应用举措

3.1 深化信息观念

网络信息技术是时代发展的大势所趋，也给各行各业带来了极大的便利。作为档案部门，更应走在时代的前列，深化信息观念，通过加大投入、健全制度、强化管理、培养人才等举措，大力推进科技档案管理信息化。当然，在应用信息技术构建科技档案管理系统时，应该注重保护科技档案，避免数据出现遗漏、恶意篡改、窃取等问题。网络信息技术以互联网为依托，对于科研机构而言，科技档案非常重要，科技档案是工作的基础，也是科研实践的依据。因此，要明确科技档案管理人员的工作责任和任务，建立健全档案管理制度和保密制度，对档案借阅者身份进行核实，追踪档案信息，确保档案安全合理利用。

3.2 加强基础建设

信息化的科技档案管理，显然离不开必要的硬件设备和软件设备，应该根据各自的实际加大投入，不断更新科技档案信息管理系统，对硬件软件进行检查和维护。在构建信息化的科技档案系统时，应该派遣专业的技术人员，和科技公司进行合作，使设计出来的科技档案系统完全符合需要。资金有限所以需要做好资金配置工作，避免出现资金流失、资金链断裂等问题。信息化的科技档案管理系统应该具有兼容性，需要对科技档案技术进行更新，随时记录新的档案数据，确保档案的完整性和科学性。为了简化工作步骤，可以对纸质科技档案进行转换，通过原文输入和扫描方法形成电子档案。

3.3 培养信息人才

管理人员的个人能力直接关系科技档案管理的质量，管理人员的个人能力越强，科技档案管理质量越高。应该认识到科技档案管理人员的重要性，严格管理人员的选拔流程，检验管理人员是否掌握信息技术知识。为了发挥科技档案管理的实效性，应该设立专门的信息科技档案管理部门，并为这个部门配备专业的信息管理人才。为了增强信息科技档案管理部门的号召力，可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的过程中，应该对科技档案管理人员进行定期教育和培训，使管理人员的信息化知识体系与时俱进，不断提升档案管理人员的业务素质。同时，应该邀请信息技术学者召开座谈会等，让科技档案管理人员参与座谈会，积极与信息技术学者进行讨论，以实现科技档案管理的信息化转变。

4 结语

随着我国经济社会的不断发展，网络信息技术水平不断提升，应用范围也越来越广泛，更应给予高度重视，大力推进科技档案管理信息化，优化科技档案管理，提高工作效率。信息化的科技档案管理对管理人员、管理制度、基础设施等提出了更高的要求，为了提升科技档案管理水平，须投入更多的资金，引进现代化的信息技术，不断壮大信息人才队伍，构建科学的科技档案管理系统，使档案工作迈上新台阶。

参考文献

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