基于大数据的档案管理工作的创新思考

丁宇欣

摘 要：当前我们处于大数据时代，数据信息呈现出迅猛增长态势。档案作为信息资源的重要来源，将大数据技术与档案管理工作相结合，可以有效的提高档案管理工作的效率和质量，全面提高档案服务水平。因此在大数据环境下，需要加快对档案管理工作进行创新，更好的发挥档案信息资源的重要价值。

关键词：大数据；档案管理；机遇；挑战；观念；档案大数据；利用；共享

大数据的到来对社会各个领域都带来了深刻的影响，特别是给档案工作带来了颠覆式的改变。这也对档案管理工作提出了更高的挑战。在当前大数据背景下，档案管理工作需要加快创新的步伐，通过合理运用大数据技术来提高档案管理工作的效率和服务水平，并通过树立大数据理念，加快推动档案信息的共享。

1 大数据对档案管理工作带来的机遇和挑战

1.1 大数据为档案管理工作带来的机遇

运用大数据来进行档案管理，可以有效的提高檔案管理和服务的高效化和高质量化，促进档案管理工作的完善。在档案管理工作中运用大数据，可以增强管理工作的交互性和即时性，可以保证档案信息的真实性，提高档案管理工作的效率，降低管理人员工作强度。同时大数据的应用，有效的为档案信息共享提供了技术支撑，档案信息可以实现实现异地查询，档案利用者不再受空间和时间的制约，而且能够在对用户需求和使用历史信息分析的基础上，主动为档案利用者提供个性化和社群化的服务，为档案利用者带来良好的使用体验。另外，大数据具有较强的分析能力，其能够从庞大的档案信息资源中挖掘出有价值的档案信息，从而将其更好的提供给社会公众利用，有利于档案服务质量和水平的提升。

1.2 大数据对档案管理工作带来的挑战

作为全新的管理方法，大数据不能用传统方式代替，对管好档案也带来了前所未有的难题：一是技术上有很大瓶颈。高速增长的海量档案数据，其存储、保管本身对我们就是一个挑战，其安全性也尤为需要关注，数据的丢失、泄露、篡改远比纸质容易。另外，大数据和传统数据资料的衔接也是个问题。二是对管理队伍带来挑战：首先是现有档案管理者多数达不到大数据的技术水平要求，特别是基层人员，而专业人才培养很难短期完成。其次是社会上大数据人才还不多，能吸引到档案行业的就更少。三是法制不够完善。大数据档案还是新生事物，其管理与传统档案的法律法规不同，也没有新的法规可供遵循，这将不可避免地在档案的稳定性、安全性与监督、准入等方面产生问题。

2 基于大数据的档案管理工作的创新策略

2.1 转变档案管理工作观念

随着当前科学技术的快速发展，各种先进技术在档案管理工作中进行应用，更好的凸显出了档案信息的重要作用。这也对档案工作提出了更高的要求，因此需要树立大数据服务理念，加快档案管理观念的转变。即在日常档案管理工作中，需要利用计算机技术来对档案信息进行收集和整理，做好档案信息归档处理工作。同时还要全面提升档案信息处理加工能力，实现档案信息资源的主效利用。特别是在大数据背景下，要求档案管理人员需要加快思想观念的创新，要充分的认识到大数据技术对档案管理工作的重要性，并在实际工作中充分应用，全面提高档案管理的质量和效率。另外，档案管理人员还要重视自身专业技能和管理能力的提升，以此来提升档案利用率，更好的为社会公众提供优势、便捷的档案信息服务。

2.2 构建档案大数据

在当前档案管理工作中，通过树立档案大数据思想，通过构建档案大数据。通过在实际工作中推进传统档案的数字化进程，制定科学的规范，循序渐进的实现档案数字化建设。并做好电子材料接收和归档管理工作，将档案信息管理系统与办公自动化进行有效衔接，实现对电子文档的及时接收和保存，集中进行归档，有效的保证档案信息资源的完整性，为后续档案使用者对档案信息的查询和利用提供更多的便利条件。

2.3 创新档案管理方法

在当前大数据背景下，档案管理工作加快了数字化发展进程，传统档案管理模式逐渐被信息化管理模式 所取代。在这种情况下，需要加快推动档案管理模式 的创新，充分的运用大数据技术来提高档案管理信息化水平。在实际工作中要创新声像档案、文书档案等的整理办法和规则，针对档案信息化建设要求，制定与其相符的规则和方法。基于网络管理特点，重视档案利用服务，通过对档案整理流程进行优化，对具有一定关联性的文件进行归档。当前大数据环境下，档案重审工作更重视对数据的分析和挖掘，更好的发挥出档案信息的利用价值。因此要加快推动档案管理信息化建设，重视复合型档案管理人才的培养，使档案管理工作能够更好的满足大数据时代发展的要求。

2.4 利用大数据满足多元化的利用需求

档案资料既是我国社会、经济发展全过程的真实写照，也是相关行业发展中不可或缺的重要媒体资源。档案管理应该深度挖掘档案资料信息资源，开展大范围、多渠道、多形式的利用服务。首先，挖掘档案信息资源手段要多形式，对内在价值的开发要结合各种手段，结合数字技术和多媒体技术的方式。其次，档案资源的服务要大范围。档案资料除了服务于本部门、本单位外，还应为同行业利用、学者研究以及社会文化产业发展通过便捷、有效地服务。另外，档案资料的服务应走多渠道。通过档案资料的方式有直接通过和间接通过等多种，除了传统通过利用的方式外，还应借助于新媒体技术快速发展的机会，多渠道扩宽档案资料的利用。在知识经济时代，让档案资源迅速转化为知识资源，将是今后档案资料管理工作的发展方向。

2.5 构建数字网络为基础的档案资源共享系统

当前数字技术和网络技术的发展为档案信息资源的共享奠定了良好的基础。通过利用大数据技术来对档案内容进行编目，为档案信息的查找和利用提供便利。同时通过构建档案资源共享系统，基于当前各单位建立的档案管理系统和开展的信息资源网络化建设工作，加快推动档案信息资源的整合。具体还需要制定统一的档案数据库标准，为档案资源共享网络的建设提供良好的条件。在当前档案资源建设工作中，要遵循共享性和互通互联的原则，建立统一的档案资源整合规范，将不同类型及不同载体的档案信息集中起来，构建档案管理系统，以此来推进档案信息资源共享的实现。

3 结束语

在互联网技术不断发展的时代背景下，人们所用到的数据信息也在不断的增加。因此在档案管理工作中充分的应用大数据技术，实际上就是要求档案管理者改变传统的管理方式以及管理理念，应用创新及先进的方式和理念。充分的挖掘档案信息中的有用价值，促进档案管理工作的顺利开展。

参考文献

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