关于做好档案利用过程中保密工作的思考

孙红艳

摘 要：档案作为人类最重要的宝贵财富，通过对档案信息进行利用，能够更深入的挖掘档案的价值，并从中获得重要的信息，使其更好的服务于社会和经济建设。在庞大数量的档案信息中，存在一部分涉密档案，这类档案在实际管理工作中，需要做到保密的同时还要更好的发挥其利用价值，这就对档案管理工作提出较高的要求。因此要求在档案利用过程中要正确处理好档案保密和利用工作，更好的发挥出档案的重要价值。

关键词：档案利用；档案保密；关系；开放；监督；管理

目前档案发挥着越来越重要的作用，通过对档案进行开发利用，可以更好的发挥出档案的重要价值。但在档案开发利用过程中，需要处理好档案利用与档案保密之间的关系，在保证涉密档案信息安全的同时还要发挥其利用价值，使档案信息能够更好的为社会的发展提供服务。

1 正确处理好档案保密与利用的关系

作为一名档案管理人员，自觉保守国家机密是其重要职责，在日常档案管理工作中，档案管理人员需要加强对档案保密的管理，并在此基础上实现档案信息的充分利用，更深入的挖掘档案潜在价值，处理好档案保密和利用之间的关系。当前大部分档案管理都存在重保轻用的问题，普遍存在档案利用不足的情况，大部分有价值的档案信息得不到利用，导致档案资源浪费。因此要求档案管理部门需要加快转变观念，做到保用相协调，建立完善的档案利用制度，并对各类档案的利用范围、时间和地点等进行严格规定，使档案在合法范围内实现高效利用，更好的发挥出档案的利用价值。

2 增强档案管理人员的保密意识

在当前市场经济环境下，档案管理人员需要认识到保密工作的复杂性和艰巨性，档案管理人员要从政治高度来对档案保密工作的重要性有一个深入的认识。作为档案部门，需要重视保密法纪教育，增强档案管理人员的保密意识，使其在实际工作中做到懂法和守法，覆行好法律、法规及规章制度规定的各项保密义务，并在实际工作中要掌握管理涉密的相关法律知识和技能，以此来保证涉密档案信息的安全。

3 做好档案的密级划分和开放审查工作

1）密级划分。当前保密档案根据法律规定分为三级，即为绝密、机密和秘密。根据档案密级来决定档案的开放范围，依据档案密级来界定档案价值的挖掘和档案利用。而且通过确立档案密级，档案人员能够针对不同密级来采取与其相应的管理措施，有利于档案管理水平的提高。随着时间的变化档案密级也会随之发生改变，部分可以完成解密的档案需要立即进行处理，保证档案保密工作的时效性。

2）开放审查。在档案工作中，档案开放审查是其中最为重要的一个环节，需要对档案开放程度进行科学划分和合理判定，对其使用范围进行有效控制，实现档案的高效利用。对于涉密档案初审工作，要根据国家相关标准要求，对于开放期限内的档案要逐件进行审查，初步判定其开放程度和控制使用范围。然后由具有较高的政治水平和业务能力的人员进行中审，在中审过程中对于初审中没有判定开放与控制使用范围的档案需要重点进行审查，进一步对其使用范围进行确定。终审则是根据初审和中审的情况来进行最后的分析和审查，从而做出最终决定。

4 做好档案利用中的监督工作

1）做好档案利用制度建设。严格的制度是做好档案管理，确保涉密档案管理有法可依、有章可循，减少杜绝泄密漏洞的重要保障。档案和保密部门要依据《档案法》和《保密法》及保密相关规定，在收集、整理、保管、使用、销毁等各环节建立完善、操作性强的管理制度，使其管理制度化、科学化、规范化。

建立涉密人员、涉密档案管理制度，档案利用规章制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在档案利用中，确保不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。对于当前档案信息化、数字化的实际情况，要建立完善的涉密电子档案及涉密信息管理系统管理制度，加强计算机、网络、移动存储介质等设备的管理和使用。建立对重点涉密人员的责任追究制度，签订保密责任书，从领导到涉密档案管理人员，做到层层负责，用制度管人和约束人。

2）做好档案利用监督工作。在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。严格执行提供利用审批制度，不得擅自扩大知悉范围，严禁乱复制、乱摘抄、乱对外提供。对复制国家秘密载体要严格控制，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线等习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要重视档案利用制度和规定的宣传，档案管理人员要与档案利用者勤交流和沟通，掌握利用者的目的和动机。同时还要對每个利用者的动态进行勤观察，积极分析利用者的情况和利用效果，对于被利用的案卷要勤检查，及时发现问题并进行处理，落实好利用登记制度。

5 加强保密技术防范和管理

在档案保密技术发展上，要特别关注对网络信息安全的保密管理。信息安全保密管理可分三个层次：法律管理、行政管理和技术管理。法律管理是根据相关的法律、法规，对信息系统主体及其与外界关联行为的规范和约束。行政管理主要是针对内部，当务之急要做好两项工作：一是涉密网络一定要与互联网实行物理隔离，并建立、完善涉密网络的保密管理制度，加强内部管理，配备必需的防范设备，增强涉密网络的技术防范能力；二是抓好互联网上的防泄密工作，坚持“谁上网谁负责”的原则，严格责任制，定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网。

6 结束语

在新时期档案利用工作中，需要正确认识和处理档案利用和保密之间的关系，档案只有实现合理利用，才能更好的发挥出档案信息的重要价值。因此在实际档案工作中，需要将档案信息安全放在首位，并以此为基础，利用最为便捷的方式和途径来实现档案信息的高效利用，确保档案社会效益和经济效益的实现。

参考文献

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[2]王峰.新时期档案保密管理措施研究[J].办公室业务，2013（11）.

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