精细化管理在医院档案管理中的应用分析

刘洁

摘 要：档案管理是医院整体管理工作的重要组成部分，包括病人档案管理、员工档案管理、设备档案管理等，做好档案管理工作是提高医院工作效率的重要保障，将精细化管理应用于医院档案管理工作，可以促使管理结构向细致化发展。本文重点分析精细化管理在医院档案管理中的应用，希望能促进医院良好稳定发展。

关键词：精细化管理；医院；档案管理

精细化管理是一种可以对企业或单位的运营结构、管理方式、运行环节进行细致化管理的模式。为了满足各种医疗服务需求，医院必须要加强档案管理质量与水平，将精细化管理应用于医院档案管理中，有利于帮助管理人员全面掌握和控制工作程序，对医院增强档案管理能力、提高整体工作效率具有积极影响。

1 精细化管理模式概述

精细化管理是一种新型管理模式，利用精细化管理模式对医院档案信息进行管理，它可以根据医院档案管理工作的运行程序、管理内容，对各部门工作职责进行细致化分配，促使医院档案管理更加科学化、专业化和系统化。医院在利用精细化管理模式对档案信息进行管理时，要重新制定档案管理规则，结合现代科学技术收集、分析、整合数据信息，将开放式管理与集约化管理有机融合，弥补传统管理模式的不足与缺陷，在提高档案管理工作效率的同时，保证医院整体管理工作能够高效、稳定、准确、连续运行[1]。

2 医院档案管理存在问题

2.1 专业化程度低

医院是一个特殊的部门，无论什么工作都要求细致、专业，尤其是对医院运营与发展关系十分紧密的档案管理工作，它对专业化程度要求较高，所以必须保证档案管理效率与质量。目前，部分医院档案管理专业化程度低主要表现为：第一，档案管理具体内容不明确，许多应被记录在案的档案数据被管理人员忽视、遗失，导致后续管理工作无法正常开展；第二，档案数据分类、存储方式不科学，管理人员在对医院档案进行分类、储存时，没有按照标准细分，导致档案资料过于分散，管理人员查阅档案和调取档案的难度增大。

2.2 基礎环境薄弱

目前，我国多数医院的档案管理存在基础环境薄弱的问题。尽管医院档案管理工作不具备生产功能，无法给医院带来直接经济效益且收益时间长，而且档案管理前期所需资金数量大，医疗设备、药物针剂以及医护薪资都属于前期投资，但是档案管理工作却对医院运营情况、行业竞争力具有直接影响。医院想要在激烈的行业竞争中脱颖而出，并有效提高经济效益、社会效益与综合竞争力，就必须加强基础环境建设，强化档案管理能力，利用先进科学技术更新相关设备，努力提高档案管理的高效性。

2.3 相关制度不完善

我国古语有言“无规矩不成方圆”，档案管理制度是医院开展管理工作的重要基础，也是管理人员解决问题的主要依据。如果医院没有建立档案管理相关制度或制度不健全，就会导致档案数据破损、丢失、重复归档等问题，限制了档案管理工作效率与质量，甚至会对整个医院的管理工作产生不利影响。另外，不健全的管理制度会增加管理人员的工作负担，管理人员在处理档案资料时，没有可以参考的章程，其他工作人员未经过管理人员同意便随意调取档案，严重影响档案管理工作的质量。

2.4 管理人员能力有待提升

管理人员是医院档案管理工作的重要组成部分，其管理能力、职业素养对管理工作的质量与效率具有决定影响。目前，档案管理人员存在缺乏管理经验和基本职业素养，管理方法并不具备前瞻性，对医院档案管理工作的效率、质量以及医院的未来发展皆会造成不良后果[2]。

3 精细化管理在医院档案管理中的应用

3.1 提高档案管理专业化程度

医院档案管理注重整体性与系统性，将精细化管理模式应用于医院档案管理工作中，它会根据档案管理内容、环节对内部管理结构进行细致化划分。在细致化管理环境下，管理人员会降低忽视应录档案的可能性，对于已收录档案要按照行业规范、档案所属进行分类和保存，对后续管理人员查阅、调取档案资料具有积极影响。精细化管理能够有效节省医院档案管理时间，有利于提高档案管理的整体性、科学性和系统性，对医院制定档案管理制度、标准都具有一定的正面作用，可以保证医院正常运营发展。

对此，医院应努力提高档案管理的专业程度。首先，医院可以将国家有关卫生部门所颁布的法律法规、档案管理经验结合起来，制定档案管理行为标准，并构建档案管理质量监督部门、控制部门，保证标准真正贯彻落实。其次，医院要对各科室、诊疗室的档案收集标准进行重新修订，要求管理人员对档案管理工作的各环节质量进行控制和考核，及时发现并调整管理工作中出现的问题。除此之外，管理人员要做好档案记录工作，从而有效提高医院档案管理专业化水平。

3.2 强化档案管理基础环境

对于医院档案管理基础环境薄弱的问题，医院可以通过明确档案管理目标的方式进行缓解，利用精细化管理强化基础环境。医院档案管理部门应当将精细化管理作为开展工作的主要目标，要求管理人员以该目标为基准进行档案管理，根据精细化管理要求制定针对性管理方案与规划，在为医院档案管理有序开展奠定基础的同时，提高档案管理水平。

第一，档案管理人员要全面了解、掌握医院档案管理工作的实际情况、短期发展目标、长期发展目标与医院整体发展规划，并以此为理论基础制定具备科学性、合理性的档案管理对策；将社会发展与行业现状作为背景，制定档案管理战略性目标，对奠定坚实基础与提高管理质量具有积极影响。第二，医院要明确档案管理人员的权力与职责，加强各科室之间的交流沟通，对管理责任进行细分，明确每科室管理人员的基本职责、权限；要求管理人员正视自己的工作，并加强对档案管理的重视，及时解决档案管理工作中的各种问题[3]。明确的管理目标有利于促使所有医院工作人员“万众一心”，这对强化基础环境、提高档案管理效率具有促进作用。

3.3 建立完善的档案管理制度

建立完善的档案管理制度是医院提高档案管理水平的重要保障，利用精细化管理建立健全档案管理制度，有利于提高管理制度的科学合理性、系统性和完整性，对提高医院档案管理质量产生了良好影响。

首先，医院要结合国家有关卫生条例和管理制度完善已有的“档案工作保密制度”、“档案保管制度”、“档案材料归档制度”等相关制度，并将精细化管理的核心理念与管理制度相融合，以此提高档案管理制度、标准的权威性与现代性。

其次，医院可以结合精细化管理开展模式制定完善的“岗位责任制”。对医院档案管理人员、医护人员以及其他工作人员的工作职责、权限和义务进行明确，帮助管理人员树立正确的管理意识，提高其责任意识，为管理人员开展工作提供有力依據。

再则，医院要制定有关档案管理流程的制度。规范并明晰各项档案信息的收集、分类、整理、存档、查阅、调取、复印、归档等工作环节要求，管理人员应根据行业标准、时间、类型、特征对档案信息进行科学分类，通过建立管理评估制度对档案价值和真实性进行评估，避免出现“滥竽充数”现象。

最后，医院要健全奖惩制度，始终坚持时效观与动态观。利用精细化管理对档案管理的各个环节步骤进行细分，要求管理人员利用PDCA分析法持续改进管理方式和手段，对表现良好的管理人员给予奖励，对工作表现较差的管理人员进行再培训，力求彻底改善不良习惯、端正工作态度，从而促进医院档案管理工作正常开展。

3.4 提高管理人员的管理能力

档案管理人员的管理能力与职业素质决定着医院档案管理的质量和效率，在一定程度上还会对医院的未来发展产生影响。目前，我国受信息技术的影响，全面进入信息化时代，在当前行业发展背景下，医院只有将精细化管理科学应用于档案管理中，并保证该管理模式切实落实，才能有效提高档案管理人员的管理能力，增强其职业素质。

第一，医院要提高档案管理人员的聘用标准和选拔标准。坚持选拔业务知识充足、管理经验丰富、管理能力与职业素质高且掌握了一定信息技术的复合型管理人才；在上岗之前应对其进行系统培训，保证管理人员符合岗位要求，在实际工作后能够快速进入工作状态，从而提高医院档案管理水平。

第二，医院要对现任档案管理人员进行专业培训。先对管理人员的管理能力进行考核、分析，将实在不适合该岗位的管理人员淘汰，对管理能力相对较低的管理人员进行“按需培训”和“专项培训”，以此保障医院档案管理工作顺利进行[4]。主要培训项目大致包括信息技术教导、档案管理能力提升、档案资料收集、网络数据安全管理、硬件监督与检查能力等；或者根据管理人员的工作偏好和个性特点，开展针对性档案管理技能培训，促使管理人员在实际管理工作中能够最大化发挥自身能力，从而有效提升医院档案管理质量。

第三，医院需要完善绩效考评系统。将精细化管理内容贯穿于档案管理全过程，对每一个管理环节进行考核，根据管理人员的管理能力、服务水平、责任意识等因素，制定相应处罚措施，将档案管理水平与绩效薪资挂钩，以此激发管理人员的工作主动性与积极性。

4 结束语

综上所述，精细化管理是提高医院档案管理工作效率、促进医院整体发展进步的重要举措，不仅能够防范医患纠纷、提高医疗质量，还能有效提升医院的服务水平。因此，管理人员应当遵循精细化管理标准，应用先进管理经验对档案管理的各环节进行全面了解、分析、协调和掌控，从而促进医院健康稳定发展。

参考文献

[1]张胜素.分析精细化管理在医院病案管理中的应用策略[J].世界最新医学信息文摘，2018，18（84）：176.

[2]李虹.精细化管理模式在医院病案管理中的应用效果研究[J].临床医药文献电子杂志，2018，5（79）：194.

[3]陆艳霞.精细化管理在医院门诊药房管理中的应用价值观察[J].临床医药文献电子杂志，2018，5（56）：188+190.

[4]张宁宁，王黎梅.多部门联合精细化管理在提高医院危险化学品管理中的应用[J].现代实用医学，2017，29（09）：1252-1253.