加强企业文书档案信息化建设的若干思考及建议

李军

[摘    要] 随着信息化、大数据时代的到来，改变传统的企业文书档案工作机制，利用信息化建设手段，不断提高企业文书档案信息资源的开发、利用和共享，成为完善和创新发展企业文书档案工作的重要内容和目标，针对目前企业文书档案信息化建设工作现状和面临的问题，进行了分析思考并提出了加强和改善的若干措施建议。

[关键词] 企业文书档案;信息化建设;若干思考建议

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 051

[中图分类号] F271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）03- 0127- 02

1      企业文书档案信息化建设的必要性

企业文书档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对企业具有保存价值的各种不同形式和载体的原始文书记录信息[1]。随着计算机网络技术的迅猛发展和大数据时代的到来，企业文书档案管理方式发生了重大变革。过去传统文书档案管理方式，主要是以纸质材料为载体，库存保管，手工传阅和查询，耗时费力，效率低下而且经常出错，档案信息的安全保密性容易受到影响，不利于企业事务办理的顺畅高效。随着现代信息技术的发展和应用，办公自动化成为企业日常管理的主要模式，企业文书档案的运营管理也随之发生了调整转变，主要采用计算机作为信息载体，利用数字技术把纸质文件及声像资料等文书档案信息进行数字化处理，最终以电子档案的形式存储下来，按照规范性、安全性、效益性原则系统地组织成具有有序结构的档案信息库[2]，从而对企业文书档案进行信息化建设，提高了管理的真实性、及时性、完整性和有效性。随着数据处理效率和利用程度不断提升，利用网络技术，对于企业文书档案进行计算机联网处理，实现文书档案的在线阅览、传阅及查询，快速便捷，准确全面，大大提高了文书档案管理工作的便利和效率。同时，因企业发展需要，对于文书档案资源开发与利用的需求日益迫切，进一步提高企业文书档的利用价值，为企业的生产、管理和科研服务[3]，不断加强文书档案的信息化建设已成为企业信息化建设的重要任务和发展必然。

2      企業文书档案信息化建设现状和存在的问题

2.1   基础薄弱，亟待加强

由于传统文书档案工作的影响，许多企业文书档案信息化建设工作起步较晚，各类文书档案信息收集与处理缺乏统一标准，比如纸质文书档案还可统一整理、编排目录以及立卷装订归档，而其他比如声像档案则无法与之一致，而进行信息化建设首先需要解决所有文书档案的一体化处理问题，工作量大，时间紧迫，需要花费时间和精力购置电子计算机、扫描仪、扫描仪等相应的数字化处理设备，开发相应的数据库管理软件，聘请软件开发人员进行企业档案信息化规划与设计，同时需要文书档案人员将既往文书档案统一进行数字化处理，要确保加工处理所形成的电子文档真实准确、完整规范，工作量较大。

2.2   缺乏顶层设计和统一规划

目前虽然很多企业已经逐步开展了文书档案的信息化建设工作，但是由于缺少顶层设计，没有统一的标准和实施细则，往往各自为政。就企业内部而言，其信息化建设工作缺乏计划性和延续性，目的性不强，往往形成文档数据库初具规模后，便停滞不前，平时根据需要，“零打碎敲”，随时调整改动。有的企业文书档案数据库不能与办公自动化系统互通，无法实现数据资源的网络拓展;有的企业没有实现网络数据资源的流通流转;有的企业虽然建立文书档案数据资源，但缺乏安全保密意识和行之有效的维护手段，这些都会造成资源的浪费损耗和安全隐患。企业之间，由于各自开发软件，各成一体，形成的数据难以对接，限制了档案信息资源的合理流动和共享开发，背离了信息化建设的初衷。

2.3   信息化建设人才匮乏

人员是企业发展的最能动的资源，目前各企业进行文书档案信息化建设，多是通过临时委托软件工程开发人员进行设计编程。由于缺乏规划要领，加之企业自身没有这方面的人员储备，软件的设计开发难以贴近需求，重复设计，杂乱无章，很难保持信息化建设的系统性和一致性，也难以保证管理信息系统维护的长期性和有效性。由于企业自身的文书档案工作人员专业背景的限制，以及过去遗留下来的文书档案人员“干与不干一个样，干得好坏无差别”的落后意识，使部分文书档案工作人员满足于工作现状，对信息化建设工作存在“坐、等、靠” 、“怕麻烦”思想，观念上不愿接受信息数字化新技术，操作时相互推诿、固守成规，存在消极畏难情绪，工作进取心不够，很难使信息化建设工作有效落实[4]。

3      加强文书档案信息化建设的建议和措施

3.1   按上级规定，统一标准，建立制度，规范开展

企业文书档案管理部门应积极贯彻党和国家有关信息化建设的方针政策，以《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为指导，以《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的提高“以信息化为核心的档案管理现代化水平”为目标，按照有关档案信息化工作的法规、标准、规章，组织开展文书档案的信息化建设工作，在上级档案主管部门的指导下，结合实际情况，加强文书档案信息化建设标准规范的建设和实施，严格执行档案管理部门的相关技术标准，比如文书档案的数字化标准，文书档案的归档管理标准等。首先要明确管理规范，包括数字档案相关要领定义、收录、移交、整理、价值鉴定、存储、归类、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等方面的规范标准;还要注重业务规范的实施，包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、原数据标准、对象数据格式标准等的运用;要加强技术规范的落实，包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式标准、数字水印标准、电子签章标准、加密算法标准等的制定完善。同时，企业要针对文书档案信息化建设制定并完善相关制度与体系，制定一套科学的档案管理示范标准，引导文书档案信息化建设工作有序规范开展，在执行过程中，有关部门要对文书档案信息化建设业务进行严格的指导和监督，杜绝文书档案工作人员出现不规范的操作[5]。

3.2   加强对于信息化建设工作的领导，打好文书档案信息化建设的基础

企业文书档案承载着企业生产经营管理过程中的重要工作内容和信息，企业文书档案信息化建设刻不容缓，此项工作的开展离不开企业领导的支持，企业文书档案管理部门要结合自身工作特点和信息化建设的重要性，勤于向领导汇报沟通，阐明此项工作对企业未来发展的长远意义，使企业领导给以足够重视和关注，加强对文书档案信息化建设工作的支持力度，加强企业其他部门对此项工作的协调配合，保证经费的充足配给，制定企业文书档案信息化建设工作的发展计划和建设目标蓝图，对于此项工作科学规划设计，协调调配资源，分布稳妥进行，使企业文书档案信息化建设工作顺利有效开展。

将不同介质来源、不同类型的原始文书档案，经过数字化处理，使之成为一体化电子文档，从而形成有序结构的电子档案数据库，这是文书档案信息化建设的重要前提和基础。因此原始文书档案的数字加工处理和电子文档的及时准确传输及保存至关重要，这是确保企业文书档案信息化建设质量水平的重要基础，从事数字化工作的文书档案人员的工作水平和责任心直接影响到信息化工作的根基，在对企业过去留存的纸质档案进行数字化处理时，要对其进行适当整理，梳理规范目录内容;对由于年代久远及保存不当造成破损严重的文书档案材料，要抓紧进行修复，修复完成后再进行扫描处理。纸质档案扫描完成后要进行编号立卷，与原版纸质档案要同步对应，经核对无误后需企业主管领导签批通过，因此需要企业本身对此项工作给以足够的重视，夯实文书档案信息化建设的基础。

3.3   加强文书档案信息化建设的技术开发和装备保障能力

计算机文书档案信息管理及应用系统的建成、维护和发展，需要稳定的软件开发队伍，需要可靠的设备保障。要充分调研并明确需求，界定软件技术开发人员的职责业务，保证系统的实用性和拓展性。在企业文书档案信息化建设的科学规划下，加大资金投入，引进维持管理系统安全有效运营的软硬件设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、扫描仪、刻录机、打印机、复印机、存储器、防火墙以及各类应用软件，定期维护，及时升级。为加强文书档案数据库的安全保密，在设置防火墙及相关必备组件的同时，要建立档案数据备份、恢复机制及措施手段，健全文书档案数据信息安全保障体系。

3. 4   不断加强文书档案从业人员职业素质

加强企业文书档案信息化建设工作，离不开工作人员的付出和努力。目前企业文书档案工作人员因忙于日常工作，囿于专业背景对企业文书档案信息化开发提出的需求有限，而反复的软件测试又占用花费其大量精力。从长远发展考虑，企业要着力培养自身既懂业务又懂计算机信息技术的复合型人才，将文书档案工作实际和信息化建设的发展需求更好地结合起来，同时要严格对现有从业人员的管理和考核，对其进行办公自动化、网络操作等计算机技术的讲授，经常组织文书档案工作人员参加各类学习培训和重要的档案会议，积极组织文书档案工作人员参加档案信息数字化建设分析研究、服务咨询等方面技术交流，使其不断提高业务技术水平和工作本领，还要加强从业人员的经验沟通交流，提高其对于信息化建设工作重要性和必要性的认识，及时转变过时的档案管理观念，不断加强其工作责任心和业务能力，同时根据员工的责任心、进取心、工作时效和实绩来真实、客观地评定员工的业绩，激发员工的工作积极性，从而打造出一支既精通档案管理专业知识，又熟悉现代信息技术，专业化、高素质的企业文书档案信息化管理队伍[6]，为企业文书档案信息化建设工作提供可靠的人力资源保障。

4      结    语

信息化、大數据时代的到来，使企业文书档案的信息化建设加速发展，文书档案管理模式从过去单一传统的封闭局面走向开放应用，从以往纸质档案的保管和利用走向数字化的管理和利用，基于企业文书档案数据信息的采集、开发、管理、服务和共享已成为现实需要和发展趋势。充分利用信息化建设手段，对企业文书档案信息资源进行优化配置和管理利用，创新性地丰富和完善企业文书档案工作机制，提高文书档案信息资源的开发效率和服务水平，必将为企业发展提供更有力的支撑和保障。

主要参考文献

[1]张曼琴. 城建企业加强档案信息化管理[J].档案管理，2011 （5）：92.

[2]窦苡，张晓娥，张昕媛，等. 加快当前兵器工业系统档案信息化建设的思考与建议 [J].机电兵船档案 ，2017 （1 ）：46.

[3]库俊平. 大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013 （9）：50.

[4]郭萍. 加强党校档案信息数字化建设的思考 [J].办公室业务， 2016 （17）：49.

[5]李宏霞. 对机关档案管理信息化建设分析 [J].办公室业务，2016 （17）：48-49.

[6]孙刚. 如何做好机关档案信息化建设[J].黑龙江科技信息，2016（11）：164.