新时期电力系统技改大修工程项目档案管理的策略研究

王巍 李智威 孙利平

[摘    要] 技改大修工程是新时期电力系统升级转型中重点建设的项目，做好项目工程档案管理不仅是项目建设的重要内容，更是企业档案管理的本质要求。文章论述了技改大修工程项目档案管理的必要性，分析了目前项目档案管理中存在的不足，有针对性地提出改进策略，不断优化电力系统技改大修工程项目档案管理。

[关键词] 电力系统;技改大修;项目工程;档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 050

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）03- 0125- 02

0      前    言

技改大修工作是电力系统及时更新运行设备，实现系统转型升级和适时调整的必然工作。强化电力系统技改大修项目档案管理，是确保系统升级可持续发展的重要保证，是增强系统升级普惠性、科学性的重要手段，最终实现项目建设、企业经营管理边际效益最大化的目标。随着社会的发展与人们电力需求的增加，近几年电力系统技改大修工程存在更新快、需求大和时间紧多方面的特点，加上企业自身在项目档案管理中存在的不足，增强技改大修项目档案管理，充分发挥档案的作用是新时期重要档案管理工作研究的重点。

1      加强技改大修工程项目档案管理的必要性

技改大修工程档案主要是指从电力系统技改大修项目工程筹备到运行中整个过程中所形成并且整理归档的文字材料。这些材料主要包含了技改大修项目的前期筹划、施工建设和运行验收三个阶段的整个流程管理，能够真实、全面地反映工程建设与项目管理的整个流程，是项目工作的重要依据。加强技改大修项目工程档案管理的必要性主要有以下三点。

1.1   是项目档案管理的必然要求

项目建设进程中档案管理是项目建设的本质要求，是活动环节中重要的内容。做好电力系统大修技改项目是新时期间电力系统项目档案管理发展的必然要求。

1.2   能够增强电力系统技改项目建设的科学性

将全流程的大修技改项目结合起来，通过文字材料的形式将项目建设系统进行系统性的把控，将项目建设进程形成历史材料，能够客观、纵向地反映出项目建设中的问题，为大修技改项目的改进提供及时的指向性，增强技改大修项目科学化发展进程。

1.3   是档案服务与档案利用的本质要求

档案管理的最终目的是实现档案有效利用，增强档案的利用效率，保障项目建设的发展方向。一方面通过档案利用能够直接增强同类项目建设的指向性，根据项目发展的实际情况有针对性地开展技改大修工作，实践中能够增强技改项目的运行与发展，强调技改大修项目工作的精准性。另一方面能够将电力系统的工作统筹起来，形成系統性的建设理念。新时期的项目建设工作主要基于更新升级，将系统档案与更新升级进程结合起来，能够有效地增强企业档案的指向性标准，形成科学合理的总体布局。

2      技改大修工程项目档案管理中存在的问题

2.1   项目档案工作重视程度有待加强

目前在电力系统档案建设进程中，主要体现在重视项目工程建设，轻视档案管理的现状。由于企业人员配备的因素，专业的技改大修档案管理人才严重不足，一般的专职管理人员都在地市一级，严重影响到档案归档质量。一般来讲，在电力项目技改大修中，领导重点关注了项目建设本身的质量与发展，将主要的精力与资金都集中在项目建设进程、质量安全中去，对项目实施进程中的材料、质量记录和相关依据性材料等归档性不强[1]。例如：在技改大修项目工程的设计中来往的函件、上级批复记录、设计理念等都没有形成系统性、专业化的整理。另外在现有的档案管理上很多程序不全，尚未严格按照档案管理流程执行，技改大修项目文件资料印章不全、签订日期不准或者没有等资料也纳入了归档管理中去，直接影响了档案的历史真实性。

2.2   档案管理制度与人才双向制约

目前大多数电力企业针对技改大修项目立项的时候，几乎都没有将项目档案管理纳入工作领导小组中。因为企业电力系统的专业性，一般重点关注项目工作的专业技术升级和项目施工现场情况。缺乏专业的项目档案管理人才注重建设发展进程中的档案收集和管理，在长期的项目自我收集中模式中，直接造成了很多资料无人整理、整理不规范的现象。项目实际执行中缺少相应的监督、跟踪工作，直接导致档案搜集措施很难到位，管理工作执行出现困难[2]。加上项目档案自身的专业性，需要懂档案管理、懂电力系统技改项目操作的人员从事档案整理归档工作，但是实践中很多企业的档案管理人员在实践中缺少专业的理论，很多档案管理人员“半路出家”的情形比较普遍，严重影响了档案的科学管理。

2.3   目前归档档案与项目实际情况存在不符

技改大修项目对档案管理的工作要求是比较高的，要求必须系统化、精准化的反映项目建设的全过程，各项文件资料、数据汇总等必须符合实际情况，最终实现档案管理价值的最终目标。但在实际管理进程中，档案归档内容与实际情况中存在很多不符的情形。例如：归档的数据图纸与建设实际情况存在差异;项目变更与更改等未纳入档案归档整理中;招投标流程中投标信息搜集不完善等。直接造成档案归档整理中的可研究报告不规范等问题，很多技改项目因为资料本身归档缺失，档案的可研报告中存在很多项目缺失，无法形成历史档案研读，档案整理的价值不大。

2.4   视听化档案不全

视听档案主要是保留技改大修项目中对应的影响材料，主要以声像为主，并辅助相应的文字材料加以说明，是档案管理和项目管理的重要内容。但是目前技改大修项目专项任务中更加重视项目建设进程或者质量，没有专门的人员落实好声像资料录制。或者是对应的人员专业技能方面的制约，把握不准录制时间，严重影响了视听资料的科学性。源于这种形式建立的视听档案数据库，视听化资料残缺不全，可通性比较低。

3      新时期做好电力系统技改大修工程项目档案管理的策略

3.1   增强档案管理全员理念重视

理念重视是各项工作顺利实施的有力保障，是保障新时期电力企业技改大修项目档案管理科学化发展的前提。首先必须不断深化企业领导档案管理的重视程度，确保单位内部形成项目档案管理制度、体系，从企业层面保障档案管理的顺利实施。其次，增强相关人员专业化培训力度。一方面重视技改大修专责人员对档案管理的重视程度，强化档案的重要性。同时增强档案业务能力培养，不断强化工程档案管理专业化发展，积极引导其学习档案管理理念和制度，在夯实项目建设工作的基础上增强现代化档案管理基本方法。另一方面将企业档案管理专业人才纳入到技改大修项目工程档案管理中，增强技改专业化培训，增强项目工程档案收集归档，并且帮助专责人员整理归档，确保档案全流程管理。最后，将项目系统的发展与档案归档系统统筹起来，形成档案归档项目才能竣工验收的理念，增强技改项目档案工作的强制性，确保档案能科学、及时归档。

3.2   建立健全专项档案工作制度与组织架构

企业内部建立专项档案管理制度，维护档案管理人员的权责，确保归档部门最终的审核关口。归档审核不通过不能进行下一步的项目实施工作。将档案管理部门纳入项目建设的组织架构中，形成系统性的工作机制与系统，将档案的建設工作与项目程序纳入实际的档案交接体系中，将档案归档审核与企业项目管理深度融合，让档案管理参与到项目建设实际中去。

3.3   协同项目进程与档案归集进程

企业内部必须不断增强技改大修项目进程与工程档案归档工程建设一致，形成步调一致的项目建设进程。档案在技改大修项目中通常分为三个阶段：立项准备阶段、项目施工阶段和项目验收阶段[3]。三个阶段的档案具备前后顺延性，是层层推进、环环相扣的延伸。所以，必须同时做好每个阶段的项目文字材料，例如项目批复、可行性报告、勘测报告、环评报告、竣工图纸和质量控制等各环节的文件资料。这些资料一旦丢失或者失真，将严重影响到后期档案在项目运行效果分析、日常养护管理等方面的佐证作用。因此，企业在技改大修项目中应该建立相应的档案管理机构并配备专门的责任人，夯实项目质效活动专项发展，形成系统的搜集、整理与档案归档审核工作，确保项目资料建设本身的系统性和完整性，为技改大修项目工程实施进程质量与验收后的养护工作奠定基础。

同时，基于电力系统技改大修项目本身的动态性很强，工程在具体的实施进程中往往存在设计、修改、实施同时进程，技改项目工程的动态性很强。所以，必须及时做好项目修改部分的档案管理，及时标注修改部分和修改后的结果，配上相应的文字材料，从而有效地避免项目施工进程中项目修改造成档案失真的情形发生。

3.4   不断增强电子档案管理规范

针对项目建设进程中的可视化档案提前介入，实现前期控制的方式增强视听档案的收集。从大修技改项目筹备的时候入手，将档案管理人员统筹到项目的前期准备工作进程中，熟悉项目流程，把握档案工作的细节和视听化资料的搜集，规划好档案搜模式并制定相应的实施制度与章程，全面做好档案的规范化发展。坚持制度化、流程化做好视听档案的完整性和精准性控制，提前介入工程项目资料的可视化收集，减少视听档案在流程运转中的遗失或者不规范的情形发生，直接将一手资料纳入企业项目档案库。同时，针对视听化档案的保管、使用等做出明确的规定，确保档案保存和使用可持续发展。针对技改大修项目现代化发展的现状，企业应该立足电力工程与企业自身的信息化发展程度出发，积极运用现代化的档案管理软件，规范档案的传播、保存和使用程序，建立内部电子档案数据库，增强视听化档案的实际管理效率。

4      结    语

总的来讲，电力系统技改大修工程项目档案是记录项目建设全过程的有效记录，在系统转型升级、技术扩改方面有着重要的参考作用。新形势下，电力企业技改大修项目不断增多，必须不断加强项目工程档案管理，增强管理实效，完善管理薄弱环节，不仅可以保证项目工程质量还能有力的保证档案利用。将档案利用统筹到企业系统化升级中去，是补齐企业项目建设短板实现企业均衡发展的重要保障。

主要参考文献

[1]王蕾，李明星.浅析电力系统技改大修工程项目档案管理[J].现代经济信息，2017（15）：47-48.

[2]郝源.简论电力工程的技改大修工程管理[J].现代经济信息，2017（8）：344.

[3]赵丽华.浅谈电力企业生产技改大修档案管理[J].兰台世界，2017（S2）：78-79.