论职能部门管理绩效考评的探索与创新

甘富媛

(马钢集团设计研究院 安徽马鞍山 243000)

为提高职能管理部门的管理质量，切实改进工作作风，推动管理效能提升，笔者以“首问责任制、按期办结制”为核心，探索从工作计划完成情况、管理效率和效果、管理创新三个方面建立绩效考核目标体系，对职能管理部门的员工和组织绩效考核指标进行分解，努力提高绩效考核的效果。

1 创新职能部门绩效考评体系的背景

1.1 职能管理部门的性质及其绩效考核要求

同能够直接创造经济效益的业务部门相比，职能管理部门主要有以下特点：一以承担常规性、事务性工作为主，多为管理性或配合性角色，基本都属于定性工作，定量化工作很少；二是由于在日常工作中，临时、非计划性工作多，多为完成某项工作任务或目标的过程性工作，成果不易显现或者要通过业务部门的成果才能体现；三是各部门之间工作性质差异性较大，且工作成果与企业收入、利润产生没有直接的关联。鉴于职能管理部门的工作性质的特殊性，其绩效考核不能简单的与企业生产经营指标挂钩，多数企业在进行职能管理部门绩效考核时多采用以定性为主的考核方式。近年来，随着马钢集团公司大力推行卓越绩效管理和两级机关改革，对职能管理部门的管控能力和管控水平提出了新的更高要求，而传统的定性考核方式已不能满足精准衡量管理部门绩效的要求，容易造成考核结果难以区分层次，拉不开差距，吃“大锅饭”的现象。

1.2 职能管理部门考核不到位、不合理将直接影响其效能提升

对于一般企业来说，职能管理部门多为企业的窗口部门，承担着经营管理、项目管理、安全管理、技术质量管理等多项核心管理职能，或承担着综合后勤保障等多项服务职能，对职能管理部门绩效进行科学衡量和评价，有助于激发管理人员的工作积极性和主动性，有效提升部门管理质量，进而提高企业整体管理水平和服务水平。

2 职能部门绩效考评制度建设和体系建设

2.1 围绕建立科学、合理、公正的绩效考评体系的要求，首先要在职能管理部门明确两大制度的具体要求，并加强宣传，推动规范执行。

1、首问责任制

“首问责任制”要求第一位接受来访、来电、来信的工作人员要热情接待，优质服务；耐心听讲，服务周到。属首问责任人职责范围的事，要按有关管理制度及时受理：不能及时办理的，要向来访、来电者解释清楚，告知其办理程序、办理所需时间，需补充或携带的材料等。如不属于接受来访、来电的工作人员职责范围的事项，首位接待者要负责将来访者引导到具体承办的部门，并介绍承办部门的领导或工作人员。具体承办人当日不在的，首位接待者要负责代为接收、转交，并及时跟踪办理进度。如遇暂时不明确具体承办部门或需要多部门联合处理的事项，需尽快请示领导或上级管理部门，在合理时间内给予答复，并将办理结果及时告知来访者。对重要来访人员的信息及咨询或办理事项要进行登记备案。

2、按期办结制

“按期办结制”是对职能管理部门工作时间和效率的具体要求，主要包括：公文传阅和审批时间要求、公务邮件回复的时间要求；上级管理部门文件、会议、通知、决定中明确要在规定时间内安排部署的事项；本公司党委会议、董事会、总经理办公会、月度经营工作例会和其他专题会议等各类综合性会议研究决定需要在限定日期内落实的事项；根据本公司管理规定，需要在若干工作日内给予答复或协调解决的事项等。

通过在全公司范围内明确首问责任制和按期办结制，把各项职能管理和后勤服务工作置于全体员工的监督之下，努力体现职能管理部门及时、规范、高效、廉洁的服务准则。

2.2 对职能部门管理人员的绩效考核方法

在建立健全以上两大制度的基础上，将考核对象覆盖至职能管理部门的科级及一般管理人员。考核方式主要包括自我评价、部门领导评价、职工民主测评和领导评议等内容。考核周期分为月度、季度和年度考核。

考核工作由公司绩效考核领导小组统一领导，下设绩效考核管理办公室，办公室具体组织负责绩效考核管理办法的制定、解释和修订，绩效考核指标细化；按月组织对各部门绩效考核的基础工作进行自评、考评、量分，并将考核结果进行汇总统计。

对职能部门的各类管理人员主要围绕“按期完成情况”、“履行岗位职责”和“工作态度”等方面进行定性加定量考核，考核内容主要包括：

1、围绕“按期办结”考核日常工作效率

在实践中，可以通过制定各类管理规定或实施细则明确具体管理事项的办结时间要求，如公文流转、传阅的时间要求需贯彻执行《公文处理办法》；贯彻落实会议决议、决定事项、会议精神的时间要求需贯彻执行《会议督办管理办法》。此外，在《关于加强和改进员工作风建设的实施意见》等文件中明确规定：基层业务部门请示事项，属于本部门职责范围内的，原则上在3个工作日内办结，不能按时办结的，承办部门应主动与请示部门说明情况。需要多部门联合办理的，要明确牵头部门和责任人，原则上在5个工作日内办结。

2、 围绕“履行岗位职责”情况考核完成工作数量及质量，突出重点工作计划完成情况。职能管理部门员工每月要在部门工作计划的基础上制订个人月度工作计划，明确重点工作任务，规范履行岗位职责。在月末对照月度工作计划进行总结，查漏补缺。由部门负责人对个人月度重点工作完成情况进行检查和考核，对于未完成项或不合格项进行扣分，对存在服务投诉或管理疏漏的要及时分析原因，督促改正。

3、围绕“工作态度”考核工作积极性和主动性

主要对管理人员的工作责任心、勤奋敬业表现、团结协作意识、廉洁自律和遵章守纪等方面加以考核。建议采用定性方法进行评价。

年终由绩效考核管理办公室组织职工民主测评和部门领导评议打分，并在月度绩效加权平均分的基础上，按事先确定的权重最终计算出个人年度考核分值。考核结果要及时反馈给被考核人，并听取其意见和建议，以更好地制订绩效改进计划。

2.3 规范对职能管理部门的组织绩效考核

在对职能管理部门的员工绩效考核的基础上，要对职能部门的组织绩效进行考核，主要设置以下三个关键绩效指标(部门KPI)：

1.工作计划完成情况

工作计划完成情况要重点围绕“工作计划编制质量”和“工作计划完成质量”两个方面进行考核。其中工作计划编制质量主要包括：是否依据公司整体经营目标分解本部门工作范围内任务和指标；是否包含了本部门年度重点工作和重点项目；计划的全面性和可执行性等。工作计划完成质量主要包括三个层面的内容：一是年度和月度公司级重点工作的分解落实情况；二是本部门月度重点工作的完成情况；三是母公司或上级管理部门交办的临时性工作任务完成情况。

2.管理效率和管理效果

职能管理部门的管理效果主要体现在制度建设、规范履职、相关方满意度、廉洁履职情况等方面。主要考察范围包括：部门制度建设是否完善，是否得到有效推行和贯彻实施；重要事项的决策审批程序是否完备、合规；本部门重点工作、常规工作完成的及时性和有效性；部门作风建设是否过硬，工作办事效率、提供优质高效服务情况、考勤情况、会风会纪情况等；部门内部团结协作情况，有无分工不明或互相推诿的情况，有无外部投诉现象；加强党的建设，落实党风廉政建设责任制，本部门内职工遵纪守法等情况。

3.管理创新水平

设置管理创新绩效考核旨在鼓励职能管理部门从公司整体战略发展规划出发，结合本部门实际，勇于创新，推行具有创新性、创造性的工作理念和工作方法，努力形成具备可持续运用价值的管理创新成果。如围绕行业发展的重点难点问题、困扰公司发展的突出问题和深层次矛盾，特别是在公司提质增效、转型发展和维护稳定方面采取的有效对策和具体措施，以及由此取得的管理创新成果。对于在当年获国家、行业、省委、省政府和市委、市政府表彰奖励和各级政府政策资金支持的，可以在考核中特别加分，并给予表彰和一定的物质奖励。

3 绩效考核结果的反馈与运用

3.1 考核结果在员工薪酬体系中的运用

绩效考核有利于在薪酬制度中将员工薪酬与可量化的工作绩效挂钩，从而有利于将激励机制融入组织目标与个人业绩的联系中。各部门可以将每月经过部门绩效考核后划拨给部门的绩效薪酬总额根据员工月度考核结果在内部进行再次分配。

3.2 考核结果在员工评价体系中的运用

绩效考核的结果可以为人力资源管理和其他管理决策提供丰富的有价值信息，尤其在招聘与选拔、员工培训开发、报酬方案调整、处理员工关系、开发员工潜等方面更要依靠绩效考核的结果。个人年度考核结果确定后，将作为部门评优、个人评优的参考依据。绩效考核的结果要通过面谈等方式全面客观地反馈给员工本人。绩效反馈面谈要遵循认真倾听、说明目的、建立信任、优缺点并重、关注改进和未来等原则，就考核结果的合理性征询意见，同时鼓励员工就考核中反映出的问题提出改进建议，促进工作提升。

4 优化创新职能部门绩效考核的可预期效果

4.1 科学公正地体现绩效考评目标

对于职能部门员工来说，工作价值产出过程比较长，并不能依靠单纯的几个过程控制点进行评价，且职能部门本身又具有工作繁杂、任务量大；临时性、机动性任务多的特点，绩效指标的梳理及确定着实需要系统考虑，全面平衡，总和考虑部门工作的衔接以及岗位重点工作的呈现；全面平衡绩效指标的可行性，确保绩效考核公平公正地落地实施。

4.2 进一步提升职能部门精益化管理水平

精益化管理是通过细化、量化、标准化、精益化、流程化、规范化、协同化，把“精、准、细、严”的要求落实到每个单位的工作流程、每个岗位的职责要求和每个人的行为规范中去，实现任务到岗、责任到人。将企业精细化管理的要求移植到职能管理部门工作上来，是应对新形势、新任务和新要求的有益尝试。通过健全优化职能管理部门绩效考核体系绩效管理格局，科学、公平、公正地衡量和考核职能部门及其人员的业绩，可以确保职能部门目标同向、标准一致、管理规范，效率提升。

4.3 更好地体现集约化、系统化管理的集团管控理念

在现代企业集团中，集约化管理是提高效率与效益的基本取向。集团管控目标是否能顺利得到实现，很大程度上取决于职能管理部门尤其是集团总部职能管理部门的管控界面是否清晰、管理职责是否明确。优化职能管理部门的绩效考核，进而推动职能管理水平的提高，不仅有利于集团人力资源的合理配置和各类资源的集约化管理，最终将更好地实现战略管理、资源整合、风险管控、共享协作等集团管控目标。