关于高校房产档案管理信息化建设的研究

摘 要：房产档案管理是高校管理工作的基本构成。基于此，本文主要针对当前高校房产档案管理现状进行分析；并分别从人员队伍建设方面、信息系统建设方面，细化阐述高校房产档案管理的信息化建设，以期为高校房产档案信息化管理模式的普及提供良好的理论参照。

关键词：高校 房产档案管理 信息化建设

前 言

高校房产档案管理的目的为：参照国家及高校相关政策，以适宜的方法开展管理工作，确保房产档案得到充分利用，并保障高校房产处于良好状态。近年来，由于受到高校房产档案资料大量变更、高校教职工对房产档案管理要求升高等因素的影响，高校房产档案管理中暴露出的问题逐渐增加。而信息化管理则可有效改善上述状况。因此，分析高校房产档案管理信息化建设具有一定的现实意义。

一、高校房产档案管理现状

从目前高校房产档案管理方法来看，部分高校仍采用传统人工档案管理模式进行管理。事实上，随着房产档案资料的不断增加，人员人工方案管理模式面临的压力及负担也逐渐增加[1]。而高校房产档案管理工作的要求却处于不断升高状态，在这种背景中，传统人工档案管理模式与人们对房产档案管理要求的差距逐渐扩大。另管理人员岗位流动频繁，房产档案不健全、不完善也会对今后的管理带来诸多不利且容易造成资产流失。同时如未能及时改善上述状况，房产档案管理与人们管理要求之间的差距变化可能诱发严重的纠纷。

而从高校推行房产档案信息化管理的前提条件来看，我国各大高校已经全面实现了计算机的普及与应用，且计算机在信息检索、查询、安全性等方面具有明显优势，由此可认为，高校基本具备了推行房产档案信息化管理的条件。因此，推动高校房产档案管理信息化建设具有一定的必要性。

二、高校房产档案管理信息化建设分析

这里主要从以下几方面入手，对高校房产档案管理信息化建设进行分析和研究：

（一）人员队伍建设方面

从高校房产档案信息化管理模式的推行条件来看，人员队伍、技术条件均属于不可或缺的构成条件要素。其中，人员队伍作为信息化管理模式的监督者、推动者，其专业水平直接影响高校房产档案信息化管理共组的效率与质量。因此，在房产档案管理信息化建设中，应充分加强对人员队伍建设的重视。

具体而言，高校可结合自身房产方案管理信息化建设的要求，针对房产档案管理人员展开针对性培训。可行的培训方法包含：第一，理论联合实践培训。开展培训的最终目的为：通过完善的培训，提高房产档案管理人员的专业能力。而房产档案管理人员均为在职员工，其可花费于培训中的时间相对有限。为了保障培训效率及效果，可采取理论知识培训及实践操作培训联动方法，于完成相关房产档案信息化管理知识的讲解后，为房产档案管理人员提供实战操作所学理论知识的机会，以便档案管理人员能够及时巩固所学知识。第二，模拟演练培训。在培训过程中，还可参照方案管理中可能出现的典型情景进行模拟，以此锻炼房产档案管理人员的信息化管理水平。例如，可模拟行政人员要求调取某份房产档案资料这一情景，由管理人员对整个演练流程进行模拟。第三，定期参加行业举办的的培训学习，并到兄弟院校的房产部门进行交流学习，借鉴兄弟院校的相关管理经验。这些培训方法均可于较短时间内，快速提高房产档案管理人员的信息化管理水平。

（二）信息系统建设方面

信息系统是高校房产档案管理的基础，也是影响管理效率的关键。高校房产档案管理对信息系统的要求为：信息系统能够根据高校因校舍变更、扩建，住宅产权人及承租人的变更等引发的房产档案变化，及时更新房产档案中的信息内容，进而确保房产档案价值的发挥[2]。此外，由于各高校对房产档案信息化管理的要求存在一定差异，因此，完全借鉴或引入其他高校的房产档案信息系统并不可行。

针对上述状况，应建立一款便于高校结合自身房产档案信息变化、符合高校房产档案管理要求的软件或信息系统具有一定的必要性。高校房产档案管理信息系统的建设要求主要包含： 第一，具备检索优势。可利用计算机的检索功能，整合房产档案管理中可能产生的要素，将其制作为检索点或检索工具。例如，可将房产位置信息转化为检索点，以便管理人员需搜索某一固定位置的高校房产档案资料时，能够快速输入位置信息、人员信息，获取对应的房产档案资料。第二，建立完善的房产数据库。为促进房产档案管理信息系统作用的发挥，可将属性数据、图形数据为划分依据，对高校房产档案资料中的图纸、数据等信息进行分类，借助计算机的组合、调阅以及复制功能，将其整合成完善的房产档案数据库，以此为各项管理操作、要求的实现提供支持。第三，便于维护管理。高校房产档案资料的更新速度较快，房产档案管理的要求也处于不断变化中。因此，所建立高校房产档案管理信息系统，应具备良好的可维护、更新功能。

结 论

综上所述，于高校房产档案管理中推行信息化管理具有一定的现实意义。为了实现上述目的，高校可结合自身状况，利用适宜的措施，逐步开展房产档案信息化建设工作，进而提高房产档案管理效率与质量。此外，推行房产档案信息化管理的优势还包含：这种管理模式可充分保障房产档案的安全性，并满足档案资料内容的更新要求。

參考文献

[1] 金楠.浅析高校房产档案信息化管理[J].黑龙江教育学院学报，2015，31（01）：198-199.

[2] 马卓.高校房产档案管理信息化建设初探[J].黑龙江科技信息，2015（22）：98-101.

作者简介：李晓旭（1972—），性别：女，籍贯：河北，民族：汉，学历：大学，毕业学校：北京语言大学，研究方向：高校房产管理，单位（学校）：北京语言大学。